谈谈行政公文标题的撰写.docx

谈谈行政公文标题的撰写标题是公文的“眉目”，是公文的重要组成部分。它的作用主要在于揭示公文的来源、中心内容以及发文的性质和要求，帮助读者阅读和理解公文。准确把握国家行政机关公文处理办法的有关要求，认真撰制公文标题，是提高行政公文质量和规范化水平的客观要求。目前行政公文标题存在的问题是比较多的，应该引起我们的重视。那么，怎样才能撰写出高质量的公文标题呢？下面,笔者从四个方面谈谈自己的体会：一、标题的成分要全大家知道，一个完整的行政公文标题通常应包括三项内容，即：制发机关名称（作者）、公文主题内容（事由）和文种。一般情况下，行政公文都应该标注有完整结构的标题。当然，也有特殊情况，例如公告、通告这两种文件的题目有时可以省略作者和事由，有固定版头的文件（如：内蒙古自治区人民政府主席办公会议纪要）可以省略作者和文种。标题成分不全的现象在实际应用中较为普遍，出现最多的情况是没有制发机关和文种。这些不规范的作法在一定程度上影响了公文的严肃性。二、事由的表述要准确简炼标题中的事由是帮助读者了解文件的内容的，表述上应力求准确、简炼，让人一目了然。要做到这一点，关键是要弄清行文目的，搞准吃透所掌握材料的内容，对文件的主题进行认真的提炼和抽象。没有这个基础，就很容易跑题，导致标题与内容不符，准确当然也就无从谈起。从一些地区和部门的文件看，在这方面存在着三个比较突出的问题。一是文字过于冗长。如：XX市人民政府关于认真贯彻中央卫生工作会议精神切实加强对卫生工作的领导妥善解决当前卫生工作中几个突出问题的通知，这个标题显然是太罗嗦了。二是主题不明确。如XX市XX局关于商请解决落实国发（1997）21号文件精神会议所需经费的函，会议内容没有交待明白。三是用词重复累赘。如：XX市人民政府关于对XXXX条例提出修改意见的报告，XX市人民政府关于进行清理核实新增粮食挂帐的通知，XX人民政府关于同意XX国道XX段设立收费站事宜的批复。上述几个标题中，提出、进行、同意几个词都是多余的。三、文种的选择要准确标题中的文种既反映文件内容的性质，也反映公文往来机关之间的隶属关系，因此在文种的选择和使用上必须慎重。在文种的选择和使用上有两点需要特别注意：第一，要避免混用。从实际情况看，经常发生的是请示、报告、函的使用较为混乱。比如，在一些地区或部门的文件中，请示和报告不分，不是把请示搞成报告，就是把报告搞成请示。再比如，在平行的不相隶属机关之间行文也用请示或报告，而不按规定使用函。再就是决定和通知这两个文种在使用上分寸把握不当，有时把本来应该用通知的文件搞成了决定。解决和克服文种混用的问题必须准确把握每个文种的涵义，搞清各个文种在使用上的区别。第二，要避免重复。除了转发或批转的文件以外，一般情况下，公文标题中只能使用一个文种，如转发或批转件的文种与主件相同，要省略主体文种。比如：XX厅转发XX部关于进一步加强健康教育工作的通知的通知。这个标题就犯了重复使用文种的错误。应改为“XX厅转发XX部关于进一步加强健康教育工作的通知”,这样的题既准确，又简炼。再比如：XX市人民政府关于XXXXX问题的请示报告，这个标题中请示和报告的使用就重复了。四、标点符号的使用要规范国家行政机关公文处理办法规定，公文“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。需要指出的是，在实际工作中要注意不能将一般的文件混同于法规、规章，随意使用书名号。比如：XX市人民政府批转XX市审计局关于全市粮食收购资金使用情况的审计报告的通知、XX市工商局关于发放市场收费许可证的请示，这两个文件标题中使用书名号都是错误的。当然，强调除书名号外一般不用标点符号，并不是一律不用标点符号，对于行文时遇到的特殊情况，也应视情况做出特殊处理。如：XX盟行政公署关于加快拍卖“四荒”的决定，XX市人民政府关于进一步落实抗震救灾“四个加快,四个确保”有关要求的通知，考虑到“四荒”和“四个加快,四个确保”都是人们所不熟悉的简称和缩略语，这里用引号是必要的。再如：内蒙古自治区人民政府关于将我区呼和浩特、包头、赤峰、乌海四城市列入国家优化资本结构试点城市的请示，这个标题中连续出现了几个地名。笔者认为，为防止给读者造成误解，用顿号把连续出现的地名隔开是必要的。