【精选】费用申请及报销制度四篇.docx

费用申请及报销制度四篇费用申请及报销制度（一）一、目的加强公司财务管理，清晰员工费用报销手续。二、范围适用于公司各部门人员费用申请及报销。三、文件执行者1、行政管理部：负责制定与修正本制度及费用报销审核部门。2、财务部：为费用报销的监控部门。四、正文（一）费用申请1、费用申请是因业务需要支付的费用，包括出差备用、日常采购、固定资产采购及各种临时性费用（如电费、电话费等）；2、申请原则：当月申请当月报销，报销后尽快将发票补交到财务部；3、借款人规定：（1）职能部门人员需对外支付非商品采购款项时，未取得原始发票而要先付款时，可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。（2）其他部门的临时借款只允许部门负责人产生，部门其他人员均不得借款。4、期限规定：申请费用报销，原则上不得跨月，跨月报销的，必须于次月2日前至财务部冲账，冲账日期以交单至财务部日期为准。5、任何人不得私借私用公款，公司不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款的，需要总经理审批同意或授权审批同意。6、费用申请时须按“申请单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采购、其他等，并按规定审批权限审批后，由财务部付款。7、出差借款，需注明出差目的地及出差期间；按出差申请单审批金额申请借款。8、费用申请须提前10天申请，电子版发送至行政部，尽快将纸质档上交。9、费用申请签批流程见流程。(二)报销1、报销时限：所有报销应于业务员到公司后五天内提交。超过报销期限按约束办法中的规定给予相应处罚，节假日顺延。2、报销单签批原则：任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程执行。3、报销票证要求：(1)所有费用单据原则上是税务局统一负责印制的正式发票且须加盖开出单位的“发票专用章”方为有效；(2)发票必须是发票报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据；(3)凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单位，否则不予以报销；(4)内容要齐全抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效；(5)发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。4、下列票据不得报销:(1)无正规的发票或收据；(2)审批手续不全的票据；(3)内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；(4)无公章、无私人签章(字)的白条收据；(5)数量、单价、金额不符的票据；(6)标有“礼品”字样的发票。5、费用报销的其他注意事项(1)报销凭证必须注明本人所在部门、工作地、费用归属、产品名称、事由、发票张数；(2)各种凭证、单据一律要求用签字笔、钢邕、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用“0”补齐；(3)报销明细单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整；报销单据下面的签字栏不能打印，须手签；如在外埠发生的报销明细，需报销人发传真件到公司，经核实后予以报销，口头或白条未经总经理批准，任何人不得以任何理由报销；(4)报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质(如招待费、办公费用)分类、分次、粘贴填制；按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴(除特小的发票之外)；(5)费用报销单上的摘要及原始发票上不能随便填写，不得将说明原因写于发票上，详情说明写在用户访问工作记录单、支出证明单上，如替客户办什么事或因什么原因无票，用什么发票代替等，同时注意编号要对应；(6)公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件；(7)个别报销项目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替,但填写费用报销单时，须根据实际支出项目在单摘要栏如实填写，并在备注栏中注明发票与支出项目不符的原因。6、报销流程：流程附后。(三)约束1、报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，对当事人处报销金额3倍罚款，并对其部门负责人处50元/次罚款并通报;2、借款超出时限，无正当理由不报销又不还款的，按超出时限的天数处借款人20元/天的罚款；3、越权批准用款的，处以批准人当月工资3%的罚款，并承担由此造成的损失。相关会计不抵制，不汇报，或流程未完即出凭证要求出纳付款的，同时处50元/笔罚款；4、超过报销期限在三天内的，对当事人处20元/笔罚款，超一个星期的，处40元/笔罚款，超过两个星期的不予以报销，借支款项从借支人工资抵扣。五、差旅借款金额明细及报销细则：六、流程费用申请流程填写费用申请部门主管签字发送电子版，上交纸质档行政管理部审核、签字财务部审核付款领款报销流程七、该规定经公司领导批准发文之日起实施，解释权归公司财务部。XXXX（XX市）教育科技有限公司费用申请20XX年月日用款部门：制单人:支出内容支出项目金额预算部门预算情况大写人民币：走收款人名称：开户银行：账号:付款方式：口现金口支票口网支口其他.公司领导：主管领导：用款部门：财务主管：单据审核:XXXX（XX市）教育科技有限公司费用报销用款部门:20XX年月日支出项目金额预算部门日期制单人:支出内容大写人民币：±收款人名称：开户银行：账号：付款方式：现金支票网支其他.公司领导：主管领导：用款部门:财务主管：单据审核:交通费报销清单部门：报销人：20XX年月日月日出行地点到达地点单据名称单据张数金额办理事项同行人员报销金额（大写）¥.部门经理员工费用报销制度（二）一、报销规定：1 .任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。2 .报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单位名称必须是正确无误（合富生化/合益信息/合康生物）,由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。3 .报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。4 .对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除：针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。5 .签名的规定： 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。6 .财务复核结果视情况做下列处置：退回报销单（注明退回原因）。剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款（附剔除原因）。要求报销人员补充说明或补必要单证。交出纳付（汇）款。7 .每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。8 .每周汇员工报销款后，差异表会E-aiI给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。9 .在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程：事先核准及事后报销表单流程如下：实物报销：报销条件为发票、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可，特另U情况为采购单带支票提货，请先填写公洽借款单，经核准入账后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。出差：“出差（预算）申请书”T“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”（附已经核准之“出差（预算）申请书”）；销售人员须另附行动周报及时间分配表。交际费：“出差（预算）申请书（交际栏）”“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”（附已经核准之“出差预算申请书（交际栏）”）。 车费：“合富用车申请书”T“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单“（出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”）。 验收单据：公司自用物品采购脸收，请填写事务用品验收单，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写入库单。“采购单”（如有借款，应附“公洽借款单”）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借款，应附“公洽借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表”）部门主管财务复核财务长总经理签准出纳报销。三、途中交通费标准和说明：标准： 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；68小时可乘坐硬卧；816小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。 外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过10小时以上，可报销火车硬卧车票：如10小时以下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需事先经总经理核可预算申请。员工因公出差（到常驻工作地之外地区工作），应事先填写“出差预算申请书”（各地人员应传真或电子邮件送至上海），详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。说明： 火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、结账，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。 出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。 已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。四、市内交通费用标准和说明：标准： 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：a）据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3点规定限额报销出租车票。b）定额报销：在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准