集团公司归档文件整理标准.docx

集团公司归档文件整理标准第一条为加强*（集团）有限公司（以下简称集团公司）档案工作的业务建设，逐步实现集团公司档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为集团公司积累档案史料，根据中华人民共和国档案法归档文件整理细则（DA/T22-2000）*（集团）有限公司档案管理办法和集团公司实际情况，特制定整理标准。第二条文件材料是指集团公司各职能部门在各种社会活动中形成的对集团具有保存价值的各种文字形式的历史记录。第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。第四条集团公司党委办公室对集团档案工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。第五条本办法采用下列定义（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（二）归档文件整理：归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（三）件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制为一件、转发文与被转发文为一件、来文与复文为一件（请示与批复为一件）、报表、名册、图册为一件、简报（周报）等参阅材料一期为一件。第六条整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第七条质量要求（一）归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌。从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺。已破损的文件予以托裱、修复，易于褪变材料书写的文件予以复制，复制件附于原件后一并归档。（二）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。第八条整理方法（一）分类：归档文件的分类按照保管期限、年度、机构进行分类，并保持分类体系的稳定。一个全宗内采用统一分类方案。1 .按年度分类将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对的年度；请示与批复等来往文件，归入文件批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。2 .按保管期限分类将文件按规定的不同保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表，对文件进行分类。3 .按机构分类将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。（二）排列归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中，正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。（三）装订归档文件按件装订。永久和定期保管的要去掉金属物，用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订，不得压字。（四）编号归档文件要逐件编号。1 .全宗号档案部门给立档单位编制的代号，用多位阿拉伯数字标注。如:00130o2 .年度文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：1978o3 .保管期限归档文件保管期限的符号。永久用“Y”，定期用“D30”或“D10”。4件号文件排列顺序号。件号包括移交编号和档号，分别在归档文件整理和档案移交档案部门时编制。移交编号由归档部门编制，档号由档案部门编制。移交编号的编制方法为：在同一部门内按归档文件的年度、保管期限、时间、事由编制顺序号。档号的编制方法为：在同一年度内，按归档文件的保管期限分别编制顺序号。5 .机构归档部门的名称。6 .盒号档案盒的排列顺序号。（五）编目归档文件应依据分类方案和移交编号、档号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录，盒内文件目录采用归档文件目录的格式。1归档文件应逐件编目来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录及盒内文件目录设置移交编号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、归档单位、盒号、备注等项。多机关联合发文的只对本机关编目，无本机关发文的只对第一责任者编目。两份以上文件组为一件时，要编制件内文件目录。件内文件目录分首页与次页，设置年度、单位、档号、期限、起止日期、件内页数、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页次等项。(1)责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。写全称或通用简称，不能写本公司。全称或通用简称应按照规定，规范使用全称或通用简称。(2)文号文件的发文字号。多机关联合发文的只登记本机关文号，无本机关发文的只登记第一责任者文号。(3)题名文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的要自拟标题，标题字数不得超过48个字，自拟标题外加“”号。(4)日期文件的成文日期，以八位阿拉伯数字标注，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”，如19990909o(5)页数登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。页码编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。(6)备注注释文件需要说明的情况。2 .盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。3 .归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长X宽297mmX210mm),横向使用。4 .归档文件目录依据保管期限、立档单位分别装订成册(每年四册)，归档文件目录夹封面及脊背，设置全宗名称、年度、保管期限、全宗号、目录号等项。填写全宗名称应使用全称。目录号按保管期限分别编制顺序号。归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：年度、机构、起止件号、所在页数等项。(六)装盒将归档文件按档号装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表。1 .备考表备考表置于盒内文件之后。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期、全宗号、保管期限、年度、档号、件数等项。(I)盒内文件情况说明说明盒内文件缺损、修改、补充、移走、销毁等情况。(2)整理人：负责整理归档文件人员的姓名。(3)检查人：归档文件整理部门相关负责人员的姓名。(4)日期：归档文件整理完毕的日期。2 .归档盒格式及监制(1)归档盒外型尺寸为310mmX220mm(长X宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm>40mm、50mmo(2)档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、档号、室编盒号馆编件号、馆编盒号等。起止件号应填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接。档号的填写方法：用号码章在相应栏内从左至右打号。3 .档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作第九条附则本制度自2023年8月起执行。