物业公司钥匙委托管理标准作业规程.docx

11.钥匙委托管理标准作业规程1.0目的规范钥匙委托管理工作确保妥善保管号托管的钥匙。2.0适用范围适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。3.0职责3.1公共事务部主管负责组织、安排钥匙的管理工作。3. 2公共事务部管理员负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。4. 0程序要点4.1管理处可以进行钥匙保管的范围4.1.1发展商交接后，业主未入住时由发展商托管的钥匙。4. 1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需托管，又不至于给管理处工作带来额外事端的情况。4.1 发展商托管的钥匙4.2.1物业接管验收工作结束后，管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙，详见物业接管验收标准作业规程。4.2.2接管过来的钥匙由公共事务部管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。4.2.3钥匙的发放工作详见入住管理标准作业规程4.3业主在特定情况下托管的钥匙4.3.1业主委托保管钥匙时，管理员应按业主托管钥匙委托书（一式两联）要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。4.3.2管理员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同意后，请业主在业主托管钥匙委托书的“业主签名”栏签名确认。4.3.3管理员将业主托管钥匙委托书第二联交业主保管。4. 3.4管理员将业主托管钥匙委托书上的有关内容登记在业主托管钥匙登记表内，并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。4.4 托管钥匙的管理4. 4.1管理处由维修或空置房管理需要是与那个托管的钥匙时，由公共事务部管理员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为：借用人在借用钥匙登记表中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借用钥匙原因、借用人联系电话等内容，然后签名确认。5. 4.2办理钥匙退还手续时，管理员应在核对钥匙数量后，在借用钥匙叠记表中标准钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。6. 4.3公共事务部主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。7. 4.4当接到丢失损坏钥匙报告时，管理员应按钥匙管理备忘录要求记录事件经过并报告公共事务部主管；公共事务部主管与房地产开发商/业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全，管理员将处理结果记录在钥匙管理备忘录中。8. 4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，管理员凭业主证/领钥匙人身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在业主托管钥匙量记表中标注移交日期，请业主/领钥匙人签名确认。在无任何整洁证明索要者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时，管理员不得将钥匙转交。4.5 所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年4.6 本规程执行情况作为相关人员绩效考评的依据之一。5.1 记录5.1 业主托管钥匙委托书5.2 业主托管钥匙登记表5.3 借用钥匙登记表5.4 钥匙管理备忘录5.2 相关支持文件6.1物业接管脸收标准作业规程6.2入住管理标准作业规程业主托管钥匙委托书物业管理处：本人因原因，须将楼房的要素交管理处托管，并请管理处于月日交给,取钥匙人须提供证件，否则管理学会不得将钥匙转交。本人同意管理处不承担为业主保管家庭财产责任的声明。备注：业主签名:托管日期:业主托管钥匙登记表日期单位数量托管原因移交日期取钥匙人签名管理员签名借用钥匙登记表NO：日期钥匙编号数量借匙原因预借期借匙人归还日期接收入备注钥匙管理备忘录NO：日期钥匙编号数量事件记录记录人/日期：处理结果记录人/日期：