物业公司合同管理标准作业规程.docx

19.合同管理标准作业规程1.0目的规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序确保公司利益、信誉得到保障。2.0适用范围适用于物业管理公司所有合同的管理工作。3.0职责1.1 总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。1.2 行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档（员工劳动合同除外）。1.3 人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。3. 3部门负责人负责合同的履约执行。4. 0程序要点4.1 合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。4.1.1对外提供服务的合同，包括以下几类：a）开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同；b）投标书；c）对外租赁合同；d）公司承诺提供的常规服务和管理，e）顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同；f）公司车库、车棚、车位使用或泊车合同；g）其他对外提供服务的合同。4.1.2对外委托服务的合同，包括以下几类：a）采购合同；b）招标合同；c）劳动合同；d）公司委托顾客（供应商或其他受委托单位）进行采购、安装、修膳、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同；e）其他须进行对外委托服务的合同。4.2合同的形式包括以下几种形式4. 2.1书面的和非书面的。5. 2.2协议或其他法规性文件的规定和要求。6. 2.3规范合同和格式合同。4.2.4口头承诺。4.2.5招、投标书。4.3合同的制定4.3.1一般情况下由合同的执行部门负责制定，其内容包括以下条款：a）标的；b）数量和质量（或工作内容）。C）价款或酬金；d）履约期限、地点方式及其他展的条件；e）合同终止条件；f）违约责任；g）专用合同约定的其他必要条款。4.3.2各种合同若有合同范本，可依照合同范本填写或修改各项条款。4.4合同的评审4.4.1评审权限：a）标的在10万元以下的合同，由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及行政部经理进行评卧b）标的在10-50万元的合同，由总经理组织有关人员进行评审.c）标的在50万元以上的合同，由董事会进行评审。4. 4.2评审内容：a）对外提供服务合同的评审内容：一公司的履约能力；一顾客提供的价格；一合同的风险；一合同的条款是否明确；一合同是否合法；一合同的社会效益；一其他需要评审的内容。b）对外委托服务合同的评审内容：一分供方的履约能力；一分供方提供的价格；一分供方的信誉；一分供方提供服务的售后服务；一合同的条款是否明确；一合同是否违法；一合同的风险；一合同履约监控能力；一其他需要评审的内容。4.5合同的签署与生效4. 5.1合同经评审合格，由总经理签署。非书面的合同除外。5. 5.2经总经理签署的合同按（印章管理标准作业规程）办理盖章审批手续。6. 5.3所有书面合同均须加盖公司印章，合同页数在一页以上的必须加盖骑缝章。7. 5.4经签署并加盖公司印章的合同正式生效，须公证的合同，经公证后生效。8. 5.5公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条款的限制。9. 5.6生效的合同原则上一式肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的须报公证机关一份备案。4.6合同的编号与归档4.6.1书面合同统一进行编号，编号的方法按档案管理标准作业规程办理。4.6.2一般情况下书面合同由公司行政部统一归档（经总经理审批同意，由其他部门保管的除外），归档方法按档案管理标准作业规程办理。4.6.3行政部归档合同原件，合同履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档一份，部门需按合同条款监督顾客履约的，按档案管理标准作业规程办理复印审批程序后，由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后，须将合同返还行政部归档。4. 6.4合同条款涉及保密事项的，有关部门均承担保密责任。4.7 合同的履约4. 7.1对外提供服务的合同，由提供合同服务的部门负责履约，重要的合同由总经理或行政部监督履约。5. 7.2对外委托服务的合同，由合同执行部门监督分供方履约，重要的合同由总经理或行政部监督履约。6. 7.3合同执行部门须将合同履约阶段性情况向总经理汇报，重要合同须以书面形式汇报。7. 7.4行政部监控所有书面合同（员工劳动合同除外）的履约进度，对违反合同进度的及时向总经理汇报。8. 7.5合同履约完毕，对重要合同的执行效果再次进行评审。4.8 合同的变更与废止合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时，由合同执行部门向行政部提出合同变更申请，行政部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同，重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。4.9 合同的续约合同期满且需办理续约的，由合同执行部门按合同要求提前通知行政部，由行政部经理按合同评审程序跟进评审，重要合同由总经理直接组织合同评审。4. 10合同的统计每年12月31前，由行政部对书面合同进行清查统计，写出专题报告。专题报告内容包括：合同清单，履约完成情况。存在或需跟进的问题等报总经理审阅。总经理给出批示意见，由行政部按总经理批示意见办理。4.11记录：书面合同必须有书面的评审记录，与合同一起归档保管。5.1 记录5.2 合同评审记录5.3 合同更改通知单6.0相关支持文件6.1 档案管理标准作业规程6.2对外委托服务标准作业规程6.3有偿便民服务标准作业规程6.4对外投资管理标准作业规程合同评审记录评审时间地点主持人参加人员合同名称编号顾客名称要求提供服务（管理）和要求评审记录评审人签字合同要求是否明确、合理：设备、设施资源：有无对合同理解不一致处，是否解决：人力、财力资源：规范条件：结论口具备履行合同能力口采取措施后果具备能力口不具备能力批准签名日期合同更改通知单合同名称编号顾客名称地址合同更改内容：更改开始执行日期下达更改通知日期通知下达部门负责人（签名）批准签名：日期：