文件控制程序.docx
XXX有限公司文件编号QT-0P-AD-7-05版本号1.0文件名称文件控制程序生效日期2018/03/01页码第1页共4页1目的通过对质量和有害物质过程管理体系有关的文件进行有效的控制，确保各部门使用的文件为有效版本，防止使用失效、作废文件。2范围所有与质量和有害物质过程管理体系的有关文件如程序、工作指引等。3职责3.1本程序由管理者代表编写，相关部门配合实施。3.2图纸由工程部负责发放、回收、变更和日常管理。3.3其它文件由行政部负责发放、回收和日常管理。4作业内容4.1根据手册的要求建立各部门所需的作业程序。4.1.1文件类型包括：4.1.1.1受控文件公司受控文件分两部分：a.内部受控文件（主要有手册、程序文件、工作指引、质量计划、记录表格、生产及检验资料）Ob.外来受控文件（国家或国际标准、相关的法律法规、设备手册/技术数据、客户提供图样和样品或电子文件）：4.11.2非受控文件公司规章等行政制度，采用统一的通知格式（公司1Ogo+正文内容）。4.1.2程序内容须包括以下各项：目的、范围、职责、作业内容、相关文件和记录。4.1. 3引用文件名称除全写外,亦可仅用编号或仅用名称表示。4.1.4 公司ISO程序文件统一格式：页眉页脚设置边距为:上2cm,下0.5cm；页眉内容包括公司名称及1og。文件名称、文件编号（见4.2）、页码（页码/总页数：X/X）、生效日期（年-月-日：XXXX-XX-XX）版本号。4.1.5 公司ISO程序文件正文统一采用简体格式的中文宋体10号字，需要时标题可加粗字体；段落设置为“1倍行距”。XXX有限公司文件编号QT-0P-AD-7-05版本号1.0文件名称文件控制程序生效日期2018/03/01页码第2页共4页4.2体系文件的编号如下:4.2.1质量手册的编号：如QT-MM10（公司代号-体系简称版本号）。4.2.2程序文件的编号：如QT-OP-XX-4-011.0（公司代号-0P-部门-章节号-文件序号版本号）。4.2.3作业指导书的编号：如QT-WI-XXY-O110（公司代号-Wb部门-章节号-文件序号版本号）。4.2.4标准表格的编号：如QT-RE-XX-0011.0（公司代号-RE-部门-表格序号版本号）1.1.1 2.5文件的版本号用“1.0”表示,如：1O为修订版次，用阿拉伯数字1.0、2.0、3.0来依次表示初版、第一、二、版；再如：0表示修订次数，用0、1、2、3来区分，并分别表示该版次未经修订过的初始文件、第1、2、3次修改；修改次数超过9次后，该份文件应进行换版，旧版次文件作废。1.2.6 外来文件本公司不负责版本修订，仅做版本状态的登记及新版本取得后之更新，以确认口期作为修订状态。1.2.7 部门代号如下：部门别代号部门别代号部门别代号管理代表MR业务部MS工程部1:1)生产制造部PR采购PU品质部QC行政部AD财务部FI4 .3受控标识受控文件的副本每页须盖上红色的“受控文件”印章。所有受控文件，任何部门人员不得复印使用，如需增加份数，应到原发文部门索取。受控的图纸由工程部盖上蓝色的“文件发行章”印章。5 .4文件的修改与批准4.4.1体系文件如需修改时，由文件相关部门填写文件修改申请表提出修改意见，行政部负责修改，按4.4.2批准后才可执行。XXX有限公司文件编号QT-0P-AD-7-05版本号1.0文件名称文件控制程序生效日期2018/03/01页码第3页共4页4.4.2ISO体系质量手册、程序文件由总经理批准，工作指引及表单格式由管理者代表批准。4.4.3其它文件由相关部门视实际情况进行修改，按本文件修改前的审批方法执行。4.5文件的分发4.5.1根据文件的实际需要确定分发范围，体系文件由行政部负责发放；生产相关文件由生产制造部发放到各生产单位。4.5.2体系文件纸张分发时，由行政部按受控文件清单填写文件分发和回收记录，文件接受部门在文件分发和回收记录上签收；文件发放时在副本正面加盖蓝色“受控文件”章。a.手册、程序、工作指引、表单等按需求进行分发；b.其它文件的分发在文件原稿的适当的位置记录分发情况。4.5.3文件需扩大使用范围进行增补时，严禁自行复印，应由原发文部门统一复印，加盖“受控文件”印章，按4.5.1处理。4.5.4模具图纸、零件图和“组立图”盖蓝色的“文件发行章”印章，发放到生产制造部。4.6文件的回收4 .6.1在发放改版纸张文件时，应收回旧版本文件，确保文件使用处得到最新版本；任何部门不得私自保留旧版文件（特殊情况需保留时，应区分存放并由发文部门加盖红色“仅供参考”印章，以免文件误用）。5 .6.2生产资料（含生产工作单、检验记录等）使用完毕时（原则上为出货后），生产制造部督促使用部门负责人将相关资料予以退还由品质部/生产制造部统一回收。4.7 作废文件的处理1. 7.1作废文件由行政部/工程部收回，并在副本上加盖红色“作废”印章，统一处理（集中每月销毁一次）。需保留的作废文件，加盖红色“作废”印章，隔离保存于规定的地方。4. 7.2各部门应将文件放入文件夹，并放于安全显眼处，标识清楚，便于文件的检索及保存。4.8 外来文件的控制XXX有限公司文件编号QT-0P-AD-7-05版本号1.0文件名称文件控制程序生效日期2018/03/01页码第4页共4页4.8.1ISO国际标准由行政部负责确认、审批、采纳，加盖“外来文件”章，其发放参照本程序4.5节进行，国家或国际标准应每年到质量技术监督局查询。1 .8.2法律法规、客户提供的验货标准在分发时，须在文件副本每页上加盖“外来文件”章，如有修改，需把相应的文件旧版本回收，并确保文件使用处得到最新版本。4 .8.3客户提供的生产技术数据由工程部确认，加盖“外来文件”章作标识，并根据需要进行分发、回收及保存，且作好相关记录。4.9 电子文件的控制参照计算机管理程序。5相关文件或记录计算机管理程序受控文件清单文件分发和回收记录文件修改申请表外来文件清单修改履历批准审核编写
