档案管理制度(模板).docx

档案管理制度为加强本公司档案管理，规范档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。一、档案定义：是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案的具体范畴：1、管理文件：公司内部制定、颁布的规章制度，重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。公司下发的各种通知、决定等。2、政府文件：各级政府下发的对公司在经营活动中具有重要依据作用的各类文件，包括各类公文。3、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。4、证照文件：经营活动中产生的种类证、照文件等。5、资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等。6、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等。7、征地建设文件（含图纸）。8、规划报建文件（含图纸）。9、竣工验收文件（含图纸）。10、技术设备文件：设备技术资料等。11、声像信息类：公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。12、公司对外的正式发文、与有关单位的来往书信等。三、管理部门公司在行政部设立档案室并制定专人负责档案管理工作。四、管理要求1、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。2、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集整理编号并编制文件管理记录目录。3、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，编制文件移交目录，每年XX月XX日前向行政部移交。4、电子类合同或其他需要存档的电子文件，应当及时存放在行政部指定的硬盘中，并作好编号登记工作。5、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，每盒文件要有卷内目录，以供方便查阅。6、因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。7、凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时交与档案管理部门归档，不得私自留存。8、工程项目文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向档案管理部门移交归档。9、为避免归档案的遗漏和混乱，档案管理人员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，雷鸣档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。五、档案分类和编号1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行。2、档案管理部门应根据编号方法考虑档案目录的编制，以方便查阅为原则。六、档案保存1、档案室必须做好防火、防潮、防蛀、放到工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向公司行政第一负责人报告；2、严禁物管人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。3、资料档案发生损毁丢失时，根据公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。七、档案借阅1、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。2、档案借阅一般只借阅复印件。确须借出原件的，借阅者须经部门负责人签批后报行政部负责人以上人员审批。3、办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，产权所需项目资料，未经公司行政部门负责人批准不得借出。4、借阅机密性文件和绝密性文件（复印件），须经总经理批准。5、下列文件资料（含复印件）未经行政部门负责人批准不得借出：（1）国有土地使用权出让合同（含土地证）（2）建设用地批准书（3）建设用地规划许可证（4）规划设计要点、方案批复；（5）建设工程规划许可证；（6）固定资产投资许可证；（7）报建图；（8）报建审核书；（9）建设工程施工许可证；（10）商品房预售许可证（11）产权证。6、外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司总经理批准，方可查阅。7.任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制,须经行政部门负责人批准。8、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行直至追究其法律责任。八、档案借阅期限短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天。如确需延期应提前办理续借手续。九、档案销毁对已失去利用价值的档案销毁时，必须填写申请销毁报告报部门负责人和副经理鉴定，最后报总经理签批方可销毁。销毁时需由档案管理员及行政部门负责人同时在场。十、工程技术资料、人事、财务、营销等档案专业管理必须遵照本规定基本原则，同时可根据其特点增加其他要求，由各职能部门各自负责。H一*、附表：收文登记表 文件借阅登记表 卷内目录档案移交清单部门文件销毁申请表XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX年XX月XX日序号文件编号发文部门文件名称份数收文签字收文时间备注123456789101112131415161718192021222324252627282930收文登记表文件借阅登记表序号文件名称文件编号借阅份数借阅日期借阅人归还日期备注12345678910111213141516171819202122232425262728卷内目录序号文件编号责任者文件名称日期页次备注12345678910111213141516171819202122档案移交清单序号资料名称数量备注12345678910111213141516移交人：年 月日接收人：年 月日部门文件销毁申请表文件名称文件编码所在部门份数销毁原因：申请人：年 月 日文件所在部门意见:签字：年 月 日行政部意见:签字：年月日副经理意见:签字：年月日总经理意见:签字：年 月 日