银行运营档案管理系统业务管理规定.docx

银行运营档案管理系统业务管理规定第一章总则第一条为切实做好运营档案管理系统（以下简称ADMS） 的应用管理工作，保证ADMS安全、稳定、高效运行，确保 运营档案数据的真实、完整，根据银行运营档案管理规定 以及ADMS的设置要求，制定本规定。第二条ADMS是指以电子化模式，实现运营档案的归档、 存储、查询、调阅、移交、销毁、出入库全流程的电子化管 理，是规范运营档案管理的支持系统。第三条本规定适用于使用ADMS的各级经营管理机构。第二章基本规定第四条ADMS保管的运营档案包括临柜业务生成的电子 报表、影像资料和纸质档案。按档案类型划分，分为凭证类、 账簿类、报表类、清单流水类和其他档案资料五类。第五条电子报表指生产作业完成后，由ABIS等生产系 统及部分分行特色业务系统生成的报表、清单、流水等。第六条影像资料指由运营监管平台、集中作业平台等借 助影像作业的生产系统采集的业务资料的影像信息，如记账 凭证、原始凭证及附件、开销户资料等影像。第七条纸质档案指临柜业务产生的各类纸质档案，经装 订登记后形成的档案记录，如记账凭证、原始凭证及相关附 件，票据、合同、各类客户协议等具有法律效力的档案资料， 以及开销户资料，对账资料，各类手工登记簿等。按照保管 方式不同，纸质档案分为塑封档案和未塑封档案两类。塑封 档案指经过塑封真空保管的纸质档案，一般有影像资料对应。 未塑封档案指装订成册的纸质档案，一般无影像资料对应。第八条ADMS按机构级别、用户角色赋予用户不同权限。 运营部档案管理员、档案负责人、主管总经理可查询和管理 本级及辖属行的运营档案，其余用户只能查询或管理本级行 或指定行的运营档案。各级行应对系统应用进行严格管理， 加强权限控制，确保ADMS的安全性，各级用户应对所查运 营档案负有保密责任，严禁违规拷贝、传播档案信息。第九条ADMS档案种类的新增、修改及格式文件变更严 格按照总行相关规定执行。第三章部门职责第十条总行运营管理部负责ADMS的需求编写，操作指 导，业务推广和日常管理。第十一条 总行科技部门（信息技术管理部、软件开发 中心、数据中心）负责ADMS的系统开发、资源配备、运行 维护、电子档案数据的存储和备份，保证数据安全与完整。第十二条 总行相关业务部门负责相关系统建设中与 运营档案管理系统的衔接。第十三条 一级分行运营管理部负责组织辖内分行 ADMS的推广应用、操作指导、业务维护，检查各机构系统使 用情况。第十四条 一级分行科技部门负责ADMS运行技术保障, 确保系统正常运行。第四章机构管理第十五条机构设置ADMS机构包括所有应用ABIS的机构以及未应用ABIS的 境内外机构。分为汇总机构和非汇总机构两类，汇总机构为 虚拟机构，非汇总机构为实体机构。各级行运营管理部门设 置在各级汇总机构，其他无机构号的管理部门，可依据实际 情况，挂靠在同级机构。运营监控中心和档案库房建立虚拟 机构号，设置在隶属机构下。第十六条机构类型ADMS的机构按照运营档案的所属关系分为生成机构、归 属机构和保管机构三种类型。生成机构：指生成运营档案的机构。归属机构：指运营档案所属机构。当未发生机构撤并时, 档案归属机构即为生成机构。当发生机构撤并，档案的归属 关系发生变化时，档案归属机构即为新的所属机构。保管机构：指运营档案实物所在的机构。第十七条机构编号规则ADMS机构编号规则如下：汇总机构为“2位省市代码+H+3 位数字”，非汇总机构为“2位省市代码+4位机构号”。运 营监控中心为“2位省市代码+S0+2位后督机构号”，实物 档案库房为“2位省市代码+D+3位省内顺序号”。第十八条 机构新增/修改/撤并及隶属关系维护（一）申报。ADMS机构与IFAR机构同步新增或变更。IFAR机构新增 或变更时，由总行或一级分行财务会计部在机构新增或变更 启用前向运营管理部申请同步维护ADMS机构信息。作业中 心、运营监控中心、档案库房机构新增或变更，由新增或变 更机构向运营管理部申请同步维护ADMS机构信息。申请机 构应填写运营档案管理系统机构信息变更表（附件2-1）, 加盖机构公章后，报总行或一级分行运营管理部。（二）审核。总行本级机构、一级分行及海外分行、直属机构信息变 更，由总行运营管理部档案负责人审核。一级分行辖内所有 机构信息变更，由一级分行运营管理部档案负责人审核。（S）维护。总行本级机构、一级分行及海外分行、直属机构信息变 更，由总行系统管理员负责维护。一级分行以下机构信息变 更，由一级分行系统管理员负责维护。机构撤并时，应将机 构状态修改为“撤并”。维护完毕后，及时通知申请机构。第十九条运营档案管理系统机构信息变更表由维 护部门留存，按年装订。第五章用户管理第二十条用户编号规则ADMS用户编号由“2位省市代码+4位用户码”组成。若 ADMS用户同时是ABIS柜员，则4位用户码应为ABlS柜员号； 若不是ABlS柜员，则4位用户码应为与ABIS柜员号不重复 的4位编码。密码为6位“字母+数字”组合。用户码和密 码只限本人使用，严禁转借他人。第二十一条 用户分类、职责及人员配备ADMS用户分为系统管理员、运营部档案管理员、档案主 管总经理、档案负责人、档案管理员、档案操作员、档案库 管理员、档案库操作员、公共用户、查询用户共十类。（一）系统管理员。总行系统管理员负责维护总行本级机构、一级分行及海 外分行、直属机构信息，维护总行档案类型属性，管理一级 分行系统管理员。分行系统管理员负责维护辖内所有机构信 息，维护分行特色业务档案类型属性。系统管理员设置在总行和一级分行运营管理部，总行系统管理员由系统初始化时设置，一级分行系统管理员由总行 系统管理员设置，设1人。（二）运营部档案管理员。运营部档案管理员负责管理本级行档案管理员、档案库 管理员、查询用户和下一级行运营部档案管理员、档案负责 人、档案主管总经理；有权查看和下载本级和辖属行的运营 档案。运营部档案管理员设置在总行及以下各级行运营管理 部门，由上级行运营部档案管理员维护，设厂2人。（S）档案负责人。档案负责人负责审核档案销毁和档案系统外移交申请; 审批用户新增、变更申请；有权查看本级行和辖属行运营档 案。档案负责人原则上设置在支行及以上各级行，由上级行 运营部档案管理员维护，一般由支行部门负责人、二级分行 以上科室负责人担任。（四）档案主管总经理。档案主管总经理负责审批档案销毁和档案系统外移交 申请；有权查看本级行和辖属行运营档案。档案主管总经理原则上设置在支行及以上各级行，由上 级行运营部档案管理员维护，一般由支行主管行长、二级分 行以上部门主管负责人担任。（五）档案管理员。档案管理员负责管理本级行档案操作员；有权查看本级 行的运营档案；负责对档案操作员的一些重要操作进行授权。档案管理员设置在总行及以下行的作业中心、运营监控 中心和营业网点，由本级行或上一级行运营部档案管理员维 护，设1-2人，由运营主管或负责管理运营档案的人员担任。 业务量大的分行，可酌情增加档案管理员人数。档案管理员 不得兼任档案操作员。（六）档案操作员。档案操作员负责在档案管理员的授权下进行纸质档案 登记、档案调阅、移交、销毁、档案入库申请操作；可以查 看本级行的运营档案。档案操作员设置在总行及以下行的作业中心、运营监控 中心和营业网点，由本级行档案管理员维护，可根据自身情 况设置1-3人。业务量大的分行，可酌情增加档案操作员人 数。（七）档案库管理员。档案库管理员负责管理本库房档案操作员；维护库位信 息；对档案库操作员重要操作进行授权。档案库管理员设置在各级行档案库房虚拟机构，由本级 行运营部档案管理员维护，设1人。档案库管理员不得兼任 档案库操作员。（A）档案库操作员。档案库操作员负责在档案库管理员的授权下进行出入 库管理、库房档案调阅和库房自身纸质档案登记。档案库操作员设置在各级行档案库房虚拟机构，由本级 行档案库管理员维护，设1人。（九）公共用户。公共用户是为系统内非本机构人员（审计、监管人员等） 调阅档案时建立的临时用户，由本级行档案操作员设置，公 共用户有效时间最长为15天。调阅人员可凭公共用户代码 及用户密码进入ADMS,查询权限范围内的档案。（十）查询用户。查询用户是为行内人员建立的长期用户，可依据需要设 置相应的查询权限；在其权限范围内进行档案查询交易；查 询用户可按需设置在总行及以下行，由本级行运营部档案管 理员设置，人数依据需要而定。第二十二条 用户新增/修改/删除（一）申报。用户新增/修改/删除，应由申请人所在机构填写运营 档案管理系统用户信息变更表（附件2-2）,加盖机构或 部门公章后，报至管辖行运营管理部门。（二）审批与维护。管辖行运营管理部门档案负责人负责审批，由相应权限 用户进行维护，维护完毕，维护人员签署处理情况并及时通 知申请机构。（三）若为本级机构维护的用户，也应填写运营档案 管理系统用户信息变更表，经网点主任或部门档案负责人 审批后，由本级有权维护人员进行维护，并签署处理情况。（四）运营档案管理系统用户信息变更表由维护机 构留存，按年装订。第二十三条 各级行ADMS用户短期离岗或轮休，应按 现行规定对经管事项进行交接，做好交接登记，并由管理员 在系统中将用户状态设置为“停用”；用户调动或离职应从 系统中删除用户信息。第六章日常业务管理第一节纸质档案登记第二十四条纸质档案登记是将已完成复核及装订工 作的纸质档案的名称、册数、启用日、止用日、保管地点等 相关要素准确录入ADMS中，由系统自动分配纸质档案编号 形成档案记录。该操作适用于未塑封打包的纸质档案的管理, 按登记方式不同，分为在线登记和离线批量登记。各级行应 定期进行纸质档案登记，同时在纸质档案装订封面上抄录系 统产生的纸质档案编号，保证纸质档案实物与系统记录一一 对应。第二十五条 档案操作员在登记过程中如发现系统未 定义的纸质档案类型，应上报至一级分行运营管理部。如为 总行统一业务的档案类型，则由一级分行报总行运营管理部, 由总行系统管理员统一编制运营档案属性定义表（附件 2-3）,并负责在系统中进行维护；如为分行特色业务的档 案类型，则由一级分行系统管理员编制运营档案属性定义 表，并负责在系统中进行维护。第二十六条 已开展集中监控的机构，其集中监督的纸 质档案无需进行登记，由事后监督系统自动将档案信息导入 ADMSo第二节档案保管第二十七条档案保管ADMS电子报表、纸质档案保管年限分为3年、5年、15 年、永久四类，影像资料保管年限为1年、5年。保管期限 从档案所属年度终了后第一天算起。具体保管期限参见银 行运营档案管理规定。保管期满后，由科技部门从系统中 清除。分行可根据实际需要自行刻录光盘存放，延长保管期 限。第二十八条下载管理ADMS提供电子报表的下载功能，各级行运营部档案管理 员可下载其管辖范围内的电子报表。运营部档案管理员应严 格限制电子报表的下载，并对下载后的电子报表数据负有保 密责任。第二十九条报表加载情况监控ADMS提供电子报表加载情况监控功能，一级分行运营部 档案管理员可通过此功能监控每日电子报表的加载情况。对 于未正常加载的报表，运营部档案管理员应及时查找原因， 确认为漏发报表的，应及时上报总行科技部门申请补发，并 做好补发报表后的核对确认工作。第三节档案查询与调阅第三十条 档案查询。ADMS提供一定条件下的在线检索 查询功能，适用于本级行及管辖行因经营管理需要对ADMS 档案的日常查询。第三十一条 档案调阅。指行内外人员因监管检查、业 务查询或执行公务需要，对ADMS档案进行的临时查