如何进行印章管理审计.docx

如何进行印章管理审计？印章的保管与盘点是否进行有效控制如何做第一步制度、流程文件的熟悉与梳理，关注印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等。第二步访谈询问行政人员，关注以下问题：1、公司有哪些印章，都是如何保管的，是集中在行政部门保管，还是根据用途或授权在相关部门保管；2、各部门是否有印章3、印章是否需要在集团行政部门进行集中备案4、印章备案表或台账是否由专人管理，会记录哪些信息5、是否定期对印章进行盘点，多久盘点一次，是否有记录第三步测试获取印章备案记录，检查一下信息：1、记录的信息是否完整，印章留样、保管人信息是否齐全；2、印章台账信息是否及时更新1）可以优先选择台账中记录的时间较早，保管地点非本部的样本。例如，2015年10月对印章台账进行检查，其中显示印章的保管时间是2007年5月，保管地点为公司外部的办事点。这就需要引起重点关注。2）记录的印章保管人已变更但台账未更新。可以询问台账管理人台账中所记录的印章保管人的信息，另外也可以通过离职人员信息表进行核对。后一种方法的工作量较大，建议注重询问。如何询问呢？例如，这个人还在公司吗？在哪个部门？通过设置开放性的问题，同时获取两个信息。一是是否离职，二是人虽然在公司，但是部门可能发生变化。印章的保管很多是与部门相关的，如果部门发生变化，就意味着可能这个章的保管人也发生了变更。3）印章在使用中发生损坏，是否会进行重刻，重刻后的印章是否在台账上留印。4）记录的保管地是否发生变化。5）如果被审计单位的组织架构发生变化，这些变化可能也会对印章的保管产生影响，追查至台账看其是否进行及时的更新。6）对印章实物进行盘点，盘点时一般进行全盘，建议先查实物，再与台账核对，对于实物盘点结果与台账不一致的要询问原因，注意实物是否发生丢失,记录是否准确。7）审计时，在检查业务资料的过程中要留心其中的印章信息，有时会有意外收获。例如：审计人员在检查公司的档案资料时，将档案上出现的印章与企业提供的备案记录进行比对，发现该印章没有记录在案。据对方解释，该印章是公司成立前为了前期外联工作方便刻制的，后来就不用了，当时负责的人员也早已离职,所以未记录在案。需要资料1、印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等相关制度2、印章台账3、盘点表（对方的盘点记录、审计人员检查时的盘点记录）审计中常见问题1、印章台账未及时更新2、未定期进行印章盘点3、印章未及时进行备案印章的刻制、销毁是否进行有效管理如何做第一步制度流程文件的熟悉与梳理，关注如印章刻制的条件、申请、审批、印章更换的流程，印章作废与销毁相关控制的规定等。第二步访谈询问行政相关人员，关注以下问题：1、印章的刻制是如何执行的，是否需要申请、审批、谁负责去实际执行。不同类型的印章在管理上有什么区别，如部门章、公章等；2、印章的更换与作废是如何操作的，是否需要申请、审批，不再用的印章是否要求收回等；3、印章的销毁是如何执行的，是否需要申请、审批，谁负责销毁，是否有记录；4、目前是否发生过印章的刻制、更换、作废和销毁；5、实际执行与公司的制度、流程是否有差异。第三步测试获取审计期间刻制、作废、销毁的记录及相关支持性资料，主要是合规性审计，关注以下项目：1、印章刻制的流程如刻制前的申请、审批、刻制后的备案是否符合规定；2、印章更换的流程如更换的申请、审批、刻制后的备案以及旧章的回收和处理是否符合规定；例如：审计人员在对印章进行盘点时，发现公司有两个内容相同的印章，经询问，对方表示，其中一个是旧章，因发生磨损不再使用，但因为没有相应的规定也不知道如何处理。简析：这里需要考虑几个问题，一是刻章的控制是否存在问题，二是废弃印章的管理可能存在漏洞，三是类似的情况有多少，四是是否存在旧章乱用的情况。3、对于不再使用的印章应及时收回，审计中如果发现一个部门有多个印章，且用途不明确的情况,应引起注意，并建议被审计单位将不用的收回或进行销毁。4、印章的作废处理是否符合规定，关注点如作废的申请、审批、后续的处理；5、印章的销毁是如何处理的，处理是否符合相关规定。例如：审计人员对工程部门进行审计时，发现资料上盖有：“XX公司工程部”的印章，然后询问了相关人员，对话如下：审计人员：你们这个印章是什么时候刻的，谁去办的？工程部人员：这个是开工后不久为了发文方便刻制的，是让我们的内勤去刻的。审计人员：这个章公司知道吗？有没有申请？工程部人员：我们先找一下。随后，审计人员询问了行政相关人员，对方表示不知情，且在行政部提供的印章备案表里未发现该印章的信息。而后审计人员再次与工程部人员核实，对方承认是私自刻的，因为对公司的相关制度流程不熟悉，问了好多人都不知道该如何操作，所以就自己刻了。需要资料1、印章刻制的条件、申请、审批、印章更换的流程，印章作废与销毁相关控制等的规定。2、审计期间新增、作废、销毁的印章记录及支持性资料。审计中常见问题1、无相关制度或有制度，但制度规定不完善。2、印章刻制、销毁未按规定执行3、作废的印章未按规定进行处理用印管理是否符合规定如何做第一步制度流程文件的熟悉与梳理,关注用印的申请、审批、用印的记录等。第二步访谈询问行政管理人员，关注以下问题：1、是否有明确的用印管理规定；2、是否有用印记录相关的审批3、如发生印章外借的情况，如何处理，与常规的用印有何区别第三步测试获取审计期间用印记录及相关的资料，随机抽样，可以优先关注外借的印章,检查时关注以下项目：1、用印记录登记的信息是否完整，印章名称、用途、份数、时间、用印人等；2、用印的相关支持性资料是否齐全，如用印审批；3、发生外借的印章是否在规定时间内归还，除了测试样本外，建议留心观察实际被审计单位在用印时是如何执行的。需要资料1、用印的申请、审批、用印的记录等相关制度2、审计期间用印记录及相关的支持性资料审计中常见问题1、无相关制度或有制度，但制度规定不完善。2、用印未按规定执行相应的申请审批3、用印申请单未妥善保管4、用印记录未及时更新5、外借印章未及时归还