科技档案号的特征和种类.docx

科技档案号的特征和种类(-)科技档案号及其特征科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。科技档案号具有以下特征。11.科技档案号是以科技档案案卷为单位编制的科技档案的案卷不是自然形成的，而是人们根据科技档案形成规律和组卷要求，由若干有保存价值的科技文件组成的。作为案卷的编号或代号，实际上是一组科技文件共有的编号或代号。这是科技档案号的基本特征，也是它与科技文件号以及档案的其他标记符号的主要区别。2.科技档案号是反映科技档案内容特征和管理特征的编号案卷是科技档案管理的基本单位，无论是接收科技档案保管科技档案还是提供科技档案，基本上都是以案卷的形式进行的。为了方便案卷的管理，科技档案号应着重反映科技档案的管理特征和内容特征，如库藏的状况、分类层次，特别是案卷排列的顺序或存放位置等。(二)科技档案号的种类与作1 .科技档案号的种类科技档案号所反映的内容主要有两个方面，一方面是科技档案分类管理的情况，另一方面是科技档案的积累情况，因而科技档案号主要有两种基本形式。(1)分类式科技档案号。分类式科技档案号是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的科技档案号。分类式科技档案号反映了科技档案的内容特征，便于科技档案的分类排列和按内容性质调卷。这种编号适用于对科技档案实行分类排架管理的单位。(2)累积式科技档案号。累积式科技档案号是反映科技档案总量与接收顺序的科技档案号，也称为总号或流水号。它是在对科技档案进行登记时，按其接收顺序编注的。这种编号简单易行，适用于对科技档案实行流水排架管理的单位。在科技档案管理工作实践中，科技档案业务部根据自己的需要，有的选择其中一种作为科技档案号；有的则是两种形式的科技档案号兼收并蓄，合二为一，形成一种既反映库藏情况又反映分类情况的综合号。但是，从编注科技档案号的目的出发，科技档案号应该简洁、易记、便于识别和使用。2 .科技档案号的作用分类式科技档案号在日常管理中的作用主要是：(1)指导科技档案卷排列，固定排架的位置：(2)指示科技档案案卷在科技档案目录中的位置：（3）反映科技档案的内容特征和分类层次，提供调卷的依据。累积式科技档案号在日常管理中的作用是；（1）指示科技档案案卷排列，固定排架的位置；（2）反映科技档案接收总数量与人库顺序；（3）随时反映科技档案当前的数量，便于进行总量统计。