TLPM-WI723-KF01-01社区文化活动管理作业指导书.docx

1o目的规范社区文化活动组织实施工作，在大厦（社区）内开展健康向上的群众文化活动，加强大厦（社区）精神文明建设、和睦邻里关系，增进公司与业户的有效沟通，提高社区的物业管理水平。2.0范围适用于公司所辖各管理处社区文化活动的组织实施工作。3.0职责3.1 公司管理者代表负责审核活动计划，整体方案和费用预算由总经理审批。3.2 品质管理部负责指导管理处对社区文化实施统筹规划，监督管理，指导协助及验收评估。3.3 管理处负责具体实施社区文化活动计划的制定、组织以及实施。4.0内容4.1 社区文化活动策划4.1.1 各管理处根据每年的社区文化工作方向及目标负责年度社区文化活动安排以及顾客访谈记录和顾客的意见、建议，于每年1月份初制定管理处年度社区活动计划表,通常情况下，每年活动不少于6次（包括元旦春节、国庆节、圣诞节等重要节日场景布置和每年两次大型主题活动）。4.1.2 年度社区活动计划应包括以下几方面内容：举办文化活动的大概目的、时间、地点；开展文化活动的项目与活动方式；需要配置的文化活动设施装备及经费预算等。4.1.3 年度社区活动计划应由管理处主任和品质管理部经理确认，经管理者代表审核后报总经理批准。4.1.4 14各管理处根据管理处年度社区活动计划表制定出一个详细活动组织方案并填写社区文化活动申请表，呈报管理处主任，转品质管理部经理审核，不涉及费用报管理者代表审批后可直接实施；涉及费用的，则需报公司总经理批准后方可按计划组织实施。4.2 社区文化活动的实施4 .2.1品质管理部协助管理处召开有关组织人员的筹备会议，落实社区活动组织的具体事宜，如各类比赛的裁判工作会议、文艺演出活动的主持人会议等，品质部经理负责提供咨询、建议、意见或支持等。5 .2.2管理处应提前一个星期将举办文化活动通知以海报形式张贴在公共区域，对于重要的社区活动应做到每户均发出书面通知，并做好签收存档工作。4.2.3管理处需提前一个星期做好以下准备工作：文化活动场地准备、奖品及所需物品准备、组织人员分工准备、活动场地所需设施设备的准备等工作。4.2.4管理处主任于每次活动举办前23天召集相关组织人员做一次模拟组织安排或相关演练工作，确保社区活动组织工作无漏项，并负责抽查。4.2.5社区活动举办当天，管理处人员应全部调整好班次，相关组织人员均应进入活动场地进行现场布置及相关工作安排。4. 2.6在整个文化活动组织及实施过程中，管理处主任负责全面协调好各项工作，确保社区活动的质量达到要求。4.3 社区文化活动注意事项4. 3.1举办各类社区活动需选定有经验、活动能力强的主持人。5. 3.2社区活动举办时间一般安排在周六、周日或重大节日前。6. 3.3管理处安管队长应制定详细的人流组织与疏散方案，并现场具体落实。7. 3.4管理处工程组主管应确保活动场地的设施、设备良好，并做好应急方案与处理措施。8. 3.5开展社区活动时应注意防火、防盗、防打架斗殴或其他治安防范工作。9. 3.6区活动开展时间以不影响业户正常工作和休息为原则。10. 3.7社区内举办的各项文化活动应确保内容健康、积极、合法，有益于业户身心健康。4.4 社区文化活动总结4. 4.1管理处在社区文化活动结束后，应向顾客发出社区文化活动满意调查表，数量不少于10份，并在三个工作日内收回统计。并将其统计结果反馈至品质管理部，由其填写社区活动整体评估表并报总经理审核。5. 4.2管理处应自身从本次活动的过程中，找出存在的缺点与不足之处，并填写社区文化活动记录表。并将每次社区文化活动的相关资料及记录分类归档，由管理处主任审核后在本部门保存3年。6. 0质量记录5. 1T1PM-QR723-KF01-01-01管理处年度社区活动计划表5.3 T1PM-QR723-KF01-01-02社区文化活动申请表5.4 T1PM-QR723-KF01-01-03社区文化活动记录表5.5 T1PM-QR723-KF01-01-04社区文化活动满意调查表5.5T1PM-QR723-KF01-01-05社区活动整体评估表