某公司印鉴管理制度.docx
印鉴管理制度1.0目的：为了统一公司印鉴管理，规范印鉴的申力保管、使用，确保使用便捷的同时符合法律法规的要求，确保管控完善的同时防范法律风险,特制定本制度。2.0适用范围：本制度适用于公司全范围。3.0职责：3.1 行政管理部：负责总部范围印鉴的办理及外区印鉴力,理的指导；负责统筹印鉴的管理、保管及使用。3.2 相关业务部门：负责印鉴刻制的申请，负责印鉴的保管和使用；负责印鉴所需的相关资料的提供。3.3 证照、印章保管人：3.3.1 对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予借出或用印。对违反规定擅自使用、私刻、遗失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担相关经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。3.3.2 应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、技术、客户信息，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。3.3.3 发现印章被伪造的情况，应及时向公司相关领导和相关政府部门报告。4.0定义：4.1 印章：指公司经营管理所需的各类印章，如公司公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、文控专用章、带有流行美字样的业务专用章、法定代表人名章、各类事务章、私章等。4.2 印章使用范围：4.2.1 公司公章主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件；对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其它需以公司名义证明其权威作用的文件；4.2.2 合同专用章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件；4.2.3 法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人名章的文件资料；4.2.4 财务专用章是指处理会计业务的财务专用章、处理结算业务的结算财务专用章。会计业务专用章主要用于财务、税务报表的填报，财务决算等；结算业务专用章主要用于结算业务票据、凭证及相关报表资料；4.2.5 发票专用章：用于普通发票和增值税专用发票签章；4.2.6 文控专用章：仅限于公司文件或资料的有效控制，内部使用；4.2.7 各类事务章：用于内部工作需要，对外使用无法律效力；4.2.8 其它工作印章：用于在相应业务工作中对内使用。5.0工作程序1.1.1 印章申力、：由业务需求及使用方提出申力',依具体办理程序办理。公司印章的刻制应首先提出申请，填写印章刻制申请表（见附件一，另特别注明：财务印鉴刻制填写财务印鉴刻制申请表），结合公司实际拟出印章模式，经逐层审批后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安机关出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。申请获批后，按照相关法律规定携带所需文件在国家公安管理部门指定的印章公司刻制。1.1.2 新印章的启用。新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写印章交接单（见附件五），到行政管理部办理印章领用手续，行政管理部留存印模标样、登记备案。印章启用应依据使用性质报相关业务管理人员批准，并发布启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。5.2 保管5.2.1 公司各类印章必须有专人保管，原则上由使用部门保管。公司性质印章由总经理秘书保管，业务专用章由各业务部门接口人或指定专人专柜保管，并将保管公司印章人员名单报行政管理部备案。522印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样寄言息。5.2.3 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将公司印章带出使用，需提交申请报告，逐层批准后方可带出。公司印章外出期间，借用人只可将公司印章用于申请事由，并对公司印章的使用后果承担一切责任。5.2.4 公司印章保管人因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。5.2.5 公司印章保管必须安全可靠，须加锁保存，公司印章不可私自委托他人代管。5.2.6 公司印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。5.2.7 公司印章移交须办理手续，填写印章交接单（见附件五），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样寄言息。5.3 使用5.3.1 所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写用印申请表（见附件二），由业务部门负责人审核，必要时经总经理签批后方可用印。公司印章使用申请表的填写应遵循一事一批的原则，同一事项不重复审批。5.3.2 印章的授权使用：53.2.1 因特殊工作需要，经总经理批准，印章可授权使用。被授权人与印章管理人员填写授权书；按授权时间、范围使用印章，并在用印登记簿（见附件八）中作好登记；53.2.2 被授权人必须在授权时间结束后把印章交回印章管理人员，并做好交接手续。53.2.3 司印章管理人员用印注意事项：1.1.1 1公司印章保管人应明确所保管公司印章的用途及使用权限，盖章前要了解文本内容，根据部门负责人和主管领导批示意见使用印章,建立用印登记簿（见附件八）；1.1.2 2凡超过2页以上（含）的文本必须加盖骑缝章；1.1.3 3使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖；1.1.4 4不得在空白页上加盖公司印章；1.1.5 5携带整套公司性质印鉴或重要财务印鉴外出必须分存于2人以上使用。1.1.6 印章的借用：印章借用须填写借印申请表（见附件三），获批后到保管人处做好登记后方可借出。5.4 备案5.4.1 公司性质印鉴必须到注册所在地公安机关备案，备案资料存于行政管理部。5.4.2 各业务部门印鉴必须在行政管理部备案。5.4.3 各业务部门保管的证照必须在行政管理部备案登记并保留复本。5.5 印鉴作废印鉴废止必须经由使用和保管部门提出申请，逐层申请获批后依据相关法律法规办理，办理完毕后在行政管理部备案并按规定销毁。5.5.1 有下列情况，公司印章须停用：5.5.2 1机构撤销、更名或业务变动；5.5.3 .2公司印章使用损坏；5.5.4 .3公司印章遗失或被窃，在规定的媒体声明作废，如有必要函告相关单位或个人。5.5.5 特殊需要留存的，经总经理秘书向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本制度规定的印章刻制要求办理。5.5.6 印章毁损或无法正常使用时，按本制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部门将原印章交总经理秘书按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告，销毁印章报告由总经理秘书长期保存。注：各专项印鉴（如财务印鉴、业务专用印章等）管理除遵循本制度外，可依据具体业务操作或专项需求，拟定专项管理办法（如财务印鉴管理办法）。6.0相关文件：组织与分层负责管理规定7.0附件7.1 印章刻制申请表见附件一7.2 用印申请表见附件二7.3 借印申请表见附件三7.4 印章废止申请表见附件四7.5 印章移交表见附件五7.6 印章保管汇总表见附件六7.7 用印登记薄见附件七7.8 借印登记薄见附件八7.9 公司印鉴审批权限一览表见附件九
