【财务】采购管理制度.docx

采购管理制度为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为物品）。一、职责权限1、需求部门提出物品采购申请，填写请购单；2、审批参照审批权限执行；3、物品采购由公司采购部统一实施。二、采购原则1、原则上所有采购均实行招标采购的原则。采购必须有三家以上供应商提供报价、招标，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、咨信、客户群的基础上进行综合评估，拟定中标单位；价格较低（单价金额IOOO元以下，批次金额3000元以下）、临时性应急采购的必须实行三家以上供应商比价，询价并形成文字审签依据方可采购；2、一致性原则。采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。特殊情况要报批。3低价搜索原则。采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态和最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则：（1）自觉维护公司利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本；（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手；（3）严格按照采购制度和程序办事，自觉接受监督；（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息；（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则。凡大宗或经常使用的物品，都应通过询价划招标的形式，由采购部、财务部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率（具体参照招标管理制度）。6、审计监督原则。采购人员要自觉接受财务部和公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中违反廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。三、采购流程1、采购申请。物品（物资）需求部门根据生产或经营实际需要，每月25日前提出采购申请，填写请购单，并注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程及审批权限审批O2、询价、比价、议价：（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上供应商进行报价。（2）采购员拿到报价单后，需进行比价、议价，并填写定询价记录表，按低价原则进行采购。（3）凡属“独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品”的，无须进行、议价，但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认。若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门予以确认。需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。4、供应商选择：具有合法经营主体者；品质、交货期、服务等良好条件者；信誉良好者；客户认可的供应商。采购人员应建立供应商信息台账。5、合同签定：供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签定合同，合同由公司相关部门审核盖章；交易发生争执时，依据合同核定的进行处理（具体参照合同管理制度）。6、进度跟催：（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。（2）若采购物品（物资）无法以在预定时间交货的，采购人员应提前通知需求部门，寻求解决办法，并须与供应商重新确定新的交货日期，并知会需求部门。7、验收入库：采购物品（物资）到公司后，采购部和需求部门共同对物品（物资）进行验收，库管员开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由采购部2日内办理换（退）货手续。8、对账付款：采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款手续。9、采购流程：采购申请一接收请购单一招标询价比价议价一样品提供确认一供应商选择f签订采购合同一进度跟催一验收入库f对账/整理付款材料（送货单、发票、支付凭证）