数电票保存的格式纸质打印件归档的方法.docx

数电票保存的格式，纸质打印件归档的方法会计实务国家税务总局建设了全国统一的电子发票服务平台,24小时在线免费为纳税人提供全面数字化的电子发票（以下简称全电发票）开具、交付、查验等服务，实现发票全领域、全环节、全要素电子化。那么，全电发票应当保存哪种格式，纸质打印件如何归档呢？一、建议保存XM1格式根据财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知（财会便函（2023）18号）附件2.电子凭证会计数据标准全面数字化的电子发票（试行版）相关要求：接收方取得数电票报销入账归档的，应按照财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会20236号，以下称通知）和会计档案管理办法（财政部、国家档案局令第79号）的相关规定执行。第一，接收方可以根据通知第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XM1文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据通知第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XM1格式电子文件。二、若以纸质打印件报销、入账、归档，必须同时保存打印该纸质件的电子发票根据关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会20236号）第三条、第四条相关规定，除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：（-）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账;（四）电子会计凭证的归档及管理符合会计档案管理办法（财政部国家档案局令第79号）等要求。单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。也就是说，如果公司符合上述各项条件，即可"仅使用电子会计凭证（因为这本身就是原件，当然不再需要复制件）进行报销入账归档"。若不符合上述条件、而以"电子会计凭证的纸质打印件、扫描件、照片之类"（这就不是原件了）作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证（这才是原件I即：对于电子发票而言，没有纸质原件"这个概念。因为电子发票的“原件"，乃是"电子数据"；任何纸质件，都不是原件。