物业空置房屋管理制度.docx

物业空置房屋管理制度1 .目的明确空置房的管理责任，进行有效的管理和检查，防止出现私自占用，杜绝发生安全隐患。2 .适用范围适用于集团各城市物业公司所辖项目已接管的空置房管理。3 .职责3.1 客服管家：对空置房进行巡检，对检查发现的问题进行报单、跟进。3.2 客服主管：在信息化系统设置检查参数；监督客服管家巡检；收集统计巡查问题及其相关数据，并上报项目负责人。3.3 客户档案管理员：管理空置房钥匙、对空置房屋档案资料的管理，设置空置房检查巡逻任务。3.4 项目负责人：与售后、营销等开发各部门进行对接空置房的相关事项。3.5 项目其它专业模块：根据派工单要求对空置房进行维护。4 .定义1 .1.1空置房：指物业管理区域内开发商未销售或具备交付条件但尚未交付给业主的房屋。4 .12档案管理员：一般由客服人员承担，通常由客服前台承担，可专职或兼任。5 .方法与过程控制5.1 空置房的登记建档5.1.1 客服主管每月5日前（或根据开发公司要求）与开发公司营销部核对截止上月末未售未交付空置房清单，档案管理员填报上月空置房统计表，服务中心项目经理与开发营销部签字确认。5.1.2 空置房后续已销售、已办理入住手续的，应建立完整的业主档案，并将房屋验收清单等相关资料一并转入业主档案，存入档案室保存。5.2空置房钥匙管理5.2.1空置房钥匙由档案管理员进行保管。5.2.2 如因空置房巡查或看房需借用钥匙，应由借用人填写钥匙借用登记表,由档案管理员借出，如钥匙借出时间超过当天的需得到客服主管的授权，并在备注中写明归还时间，客服主管在备注中进行签字。5.2.3 客服主管每月检查钥匙借用登记表并签字，检查内容为： 填写是否完整； 核对空置房检查记录是否与借用台账相一致； 钥匙当天未归还是否得到授权。5.2.4 密码钥匙作为门禁开启的备用手段，密码钥匙由专人管理，如涉及房屋维修返修、销售人员看房、保洁人员打扫卫生等领用密码钥匙后，需不定期变更原始密码，以防止随意进出。5.3空置房的检查维护5.3.1 客服主管根据项目实际情况设置检查项，包含但不限于以下内容： 入户门完好无破损、未有小广告； 水电关闭，水管、阀门无渗漏，开关、插座无脱落； 门窗是否完好且关闭上锁； 墙面、地面、天花无积尘、蜘蛛丝、无垃圾、破损、开裂、渗水； 阳台、空调机会无存水、地漏无堵塞； 灯具、五金配件、家电及其他交付设施是否齐全，无破损。5.3.2档案管理员根据空置房统计表设置巡逻计划，巡检频次和标准根据物业服务等级标准进行设置，特殊天气或根据项目需求可另外增加检查频次，通过信息化系统设置并生成二维码，并张贴至相应的空置房门背面；如空置房统计表有更新应及时更新。5.3.3 客服管家每月扫码完成巡逻工单，并如实记录，检查发现的问题能现场处理的进行处理，不能处理的报工单处理，并跟进；5.3.4 巡查人员在检查结束后，完成以下工作方可离开： 关闭照明总开关和自来水总阀门； 反锁入户门； 关闭门窗，反锁月牙锁。5.3.5 客服主管每月根据系统生成派工单，抽查全部空置房的10%,抽查以下内容： 检查记录是否完整； 现场无法处理的问题是否有报工单； 检查记录是否实际结果一致，如不一致，报工单处理； 复验问题完成情况，验证不符合，应重新激活工单。5.3.6 空置房原则上不得产生水电费，如因销售需要开启，月末由项目负责人将相关费用上报开发公司结算。5.4秩序部巡检5.4. 1前台应及时将空置房清单及空置房变化情况反馈给秩序主管和监控室及相关岗位。巡逻岗每天须对空置房进行巡视，将巡视情况记录在巡查记录表中，每月不少于2次对空置房进行开门检查，记录在空置房检查记录表中，异常情况须及时上报秩序主管。5.4.2巡逻岗在巡查时应注意空置房屋的门窗是否关闭，照明是否关闭，房屋内有无异味、异常声响，是否存在房屋渗漏水等异常现象。5.4.3巡逻岗在大风暴雨天气来临前应确保空置房屋门窗关闭，大风暴雨期间安排专人对排水系统及渗漏情况进行检查，并做好记录。5.4.4如遇空置房屋内有可疑人员活动，巡逻岗应立即通知监控室，请求支援，同时密切注视空置房情况，支援人员到场后，对可疑人员进行包抄控制。5.5工程部巡检5.5.1巡检内容 检查插座、开关是否有漏电现象或其它异常情况； 检查房屋的电器，装饰物（如有）是否正常、完好； 检查房屋内是否有水浸现象，天花（给排水管道）、墙面是否有滴、漏、掉灰、渗水现象；5 .5.2巡检频次：根据物业服务等级标准的要求执行。6 .相关文件客户钥匙管理规范7 .记录表单空置房统计表钥匙借用登记表