国际物流企业海运进出口操作管理制度（AEO认证文件）.docx

文件变更记录版本生效日期变更内容变更人1.02020-1-12.02021-3-1完善文件的结构2. 12021-4-27文件签收记录序号签收日期签收人签字1234567891011际物流企业海运进出口操作管理制度（AEO认证文件）1 .目的通过规范公司海运进出口货代操作流程，规范各岗位工作人员的工作职责，提高公司进出口操作效率及货代服务质量，确保进出口货物的交付安全，特制定此制度。2 .适用范围2.1 适用于公司海运进出口操作。2.2 涉及海运进出口操作的作业流程的各岗位人员。3 .职责和权限3.1 国际物流部进出口货代操作人员负责进出口货物活动中的物流规范处理。3.2 国际物流部进出口报关人员的工作职责参见公司进出口报关作业管理程序。3.3 国际物流部进出口对账人员负责与客户对账、开票、应收款跟催工作。3.4 4国际物流部单证保管员的工作职责参见公司进出口单证管理制度。3.5 车队驾驶员负责进出口货物的提箱和运输。3 . 6车辆调度人员负责安排运输车辆，联系车队驾驶员与客户，保证货物及时运输。4 .工作程序4.1 海运进口货代工作程序4.1.1 公司货代操作人员主动联络客户，了解其业务需求，为客户设计进口方案。当客户有海运进口业务时，需要其提供下列有关进口单证：采购合同（contract）.发票（invoice）、装箱单（packing list）、提单（B/L）、电子报关委托书，以及特殊单证：加工手册、海关免税证明、无木质包装证明（或熏蒸证明）、电放保函（电放提单必须）、进口许可证、有关批文、进口机电证、进口配额证明等。4.1.2 报关单接单制单、报关单审单及复核流程参见单证复核纠错工作流程。4.1.3 通关放行后，报关员将提货单与报关放行通知书交予公司货代操作人员，填写进口送货签收单（货主版本）给收货人，货代操作人员线上预约提箱，将提箱二维码发送给车队提箱。4.1.4 公司货代操作人员须和车辆调度人员及客户时刻保持联络，实时掌握物流进度，确保集装箱能按时到达客户指定地点卸货并及时归还堆场。4.1.5 进口货物交付安全相关要求，参见客户货物安全监控管理制度。4.1.6 进口对账岗位与客户对账、结算费用后，单证保管员整理相关单据归档存查，并做好单证移交的签收工作，详细相关要求参见进出口单证管理制度。4.2 海运出口货代工作程序4. 2.1公司货代操作人员主动联络客户，了解业务需求，当客户有海运出口业务时，请其提供发票(invoice) > 装箱单(packing list) > 出 口订舱委托书(shipping order) > 出口报关单(Export declaration) >报关委托书、手册等全套出口单据。4.2.2公司货代操作人员根据客户出口订舱委托书上的要求，以出口订舱委托书形式向船公司或代理订舱，并立即将订舱信息(船名、航次、开船日、航行周期等)通知客户，并在开船后实时与船公司联系确保货物安全交付。4. 2.3公司货代操作人员须及时将装箱信息(地址、联系人、联系方式、船名、航次、提单号码、开船日、箱型等)以出口装柜派车单(货主版本)的书面形式通知车队及出口客户，以便客户在装货时对驾驶员及运输工具、集装箱进行核查。1.1.1 4其他货物交付贸易安全，参见客户货物安全监控管理制度。4.2.5 集装箱运输贸易安全，参见客户集装箱安全监控管理制度。4.2.6 承运车辆贸易安全，参见客户运输工具安全监控管理制度。4.2.7 公司货代操作人员须主动和车队及客户保持联络，实时掌握装箱进度，确保装箱按时完成。要求车辆调度人员通过手机微信、QQ、短信等传输媒介发送提单号、箱号、铅封号等信息,防止口头报错。4.2.8 装箱进港后(如果条件不允许进港前提前报关)，公司货代操作人员需及时将发票、装箱单、报关单、报关委托书、商检单(或通关单)、三联单、手册等单据交给报关人员进行报关。4.2.9 公司货代操作人员须主动和报关人员联络，实时掌握报检、报关进度状况，直至通关放行，并立即将通关结果通知客户。报关作业规范参见公司进出口报关作业管理程序的相关规定执行，报关单审单及复核纠错要求参见单证复核纠错工作流程相关规定执行。4.2.10 2.10公司货代操作人员应在开船前仔细与客户、船公司核对提单信息，确保无误以便船公司及时签发提单。若客户需要，操作人员应在开船前或至少开船当日向国外收货人发出装船申请(SHIPPING ADVICE),以供国外客户购买保险。4. 2.11公司货代操作人员须主动联络船公司了解提单(bill of lading)签发状况，船公司签发提单后，公司货代操作人员需持三联单中的黄联和提单申领单向船公司领取提单，领取提单后，公司货代操作人员须立即将提单提供给客户。4.2. 12公司货代操作人员与客户确认并结算所有费用，费用结算完后，整理相关单据，将报关单中的出口放行单及报关单交给客户，其他单据归档存查，单证保管规定，参见进出口单证管理制度。4.2.13公司货代操作人员须通过船公司的官网或船讯网实时掌握开船动态，直至船舶到目的港，并将到港信息及时反馈给客户。4. 2. 14如客户要求，应协助客户办理货运保险，填写并确认保险单内容。4 . 3对账作业4.1.1 每票进出口业务操作结束后（进、出口分别以报关结关、船舶离港签发提单后为时间结点），由进出口操作人员从报关现场业务人员处收集放行后的完整单证及其他操作单证，交给进出口对账人员。4.1.2 进出口对账人员根据合约及操作单证与客户对账，等客户核对无误后，再开票给客户。4.1.3 3进出口对账人员登记发票信息，并按合约付款时间（月结或双月结算）收款核销，如超期没有付款则按以下规定执行：a）超过付款期限的2周之内，每周催客户付款一次。b）超过付款期限的3-4周之内，每周催客户付款两次。c）超过1个月没有仍没有付款的，汇报给项目主管或项目客服，由下一个流程部门负责跟催收款。5 .流程图6 .参见文件/关联文件6. 1进出口单证管理制度6.2 客户集装箱安全监控管理制度6.3 客户运输工具安全监控管理制度6.4 客户货物安全监控管理制度6.5 进出口报关作业管理程序6.6 单证复核纠错工作流程7.附件/表单7. 1出口订舱委托书7.2 出口装柜派车单（货主版本）7.3 进口送货签收单（货主版本）