员工出差管理制度.docx
会计实务员工出差管理制度1、总则1.1 为了统一、规范管理员工因公奉派出差事项，严格控制费用开支，根据公司有关规定及具体情况特制订本制度;XXX本制度适用于本公司因公出差的各级员工，出差涉及事项均须按照本制度规定执行;XXX本制度涉及审核批准的事项中，权责部门因故无法实施的，其指定代理人或指定授权人可代理实施，未经明确指定的人员确认无效；2、出差规定：1.2 出差期间城市交通费给予交通补贴不在另行支付，若因时间紧急或其他原因须乘坐出租车的需权责部门核准可乘坐出租车。（副总经理以上除外）。1.3 当日出差人员不得在外住宿;23出差需要公司派公务车或自备车出行，出差前须由办公室审核批准并做好车辆出入记录，司机做好油耗登记。2.4 出差必须在外住宿者,视出差行程、事情进展情况，应每天向直接领导汇报一次，接收汇报领导需做好相应记录备查。2.5 出差往返交通费凭乘车发票2.6出差人员之交通工具以火车、公共汽车为原则，需利用公司及本人车辆、航空交通工具出差的需经公司总经理批准。2.7 经同意使用自备车辆出差者，按差旅费标准予以补贴油费，过路费按实报销；3、出差审核程序3.1 出差人员应提前办理出差申请,填写出差审批单,（驻外销售人员需以短信或网络社交工具申请）。并按核准权限逐级核准后方可执行：3.2 副总出差，报请公司总经理审批（可通过电话、邮件报请核准）；XXX部门主管出差，报请分管总经理审核;超XXX日由总经理批准。3.4 其他人员出差，报请部门主管审批、超过XXX日则分管总经理批准,超过XXX日以上则总经理批准（安装员工除外）。3.5 公司权责部门主管根据业务及其他工作需要，指派部门涉及岗位人员出差;3.6员工出差时限由审批权责部门主管或指派人员视情况需要事先予以核定。3.7 因公务紧急，未能履行出差前审批手续的，可以通讯方式请示并经批准，出差后补办手续。3.8 出差员工（副总以下）在出差前须到办公室备案（特除情况须以通讯或网络等社交工具报办公室备案）。3.9 出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请其所属权责部门审核批准;因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知权责部门并在出差结束后提供相关证明;经调查确实后批准给付出差旅费。4、出差时间核算:4.1 出差往返乘车时间满XXX小时以上的按XXX天计算;4.2 出差往返乘车时间不满XXX小时的按半天计算；4.3 此处涉及的时间以飞机、车船票等起、至时间提前XXX小时为准。4.4 出差费用标准：依差旅费用标准、日常费用报销管理规定执行。5、出差费用预支、核销程序5.1 出差费用预支方式5.1.1 出差人员借支备用金程序，填写借款单T经办人签字T部门审核T财务审核T财务主管审核一公司总经理批准T出纳付款。公司备用金的借支，一律实行"前账不清后账不借的原则。5.1.2 出差人员亦可先行垫付出差费用，出差完毕后凭相关票据进行核销;5.2出差费用核销程序5.2.1根据出差路途的远近，部门经理及以上级别者且乘坐火车或轮船时间超XXX小时的可乘坐火车硬卧、轮船二等舱。5.2.2 住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补;由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。5.2.3 招待费用额度一律由总经理核准，未经核准费用自理。按日常费用报销管理规定执行。XXX所有报销项目均需凭发票等有效票据报销;不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。5.2.5 出差当日往返的不得报销住宿费（特殊情况需请示）。XXX本制度中涉及报销的费用，如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审核批准后方可报销;5.2.7员工出差期间原则上不得报支加班费;节假日出差的，经其所属权责单位批准并由办公室复核后，可酌情安排补休或计加班。5.3核销程序5.3.1出差人员应保管好所有支出凭证,并在出差返回五日内办理报销手续。所有支出凭证必须真实合法有效。5.3.2 出差人员差旅费报销程序，填写出差报销单及出差审批表一经办人签字T部门审核一办公室审核实际出差天数T财务审核T分管总经理审核一总经理批准一出纳付款。5.3.3 出差人员报销依财务规定的标准粘贴相应的正式发票（补贴部份不需发票）。填好报销单的所有明细，出差人员签字后，呈报核决权限逐级核准；534各部门主管对本部出差人员差旅费报销进行审核时，必须对出差路线、乘坐的交通工具和出差地点、出差时间计算是否符合本规定进行严格审核。5.3.5 财务部门按照本制度规定复核单据的规范情况，包括出差申请单、票据的张贴、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等;财务部门对不符合本规定支付标准和有关违背财务管理规定的费用应拒绝给予报销（总经理批准除外）；。5.3.6 涉及超出规定时间且未获得延期批准进行费用报销的，超出规定时间部分的费用按照标准的5折支付;XXX多人出差须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作,其他人员仍须签字证明;5.3.8报销单中的补贴金额由报销人根据出差费用标准中的标准分发补贴金额；5.3.9 出差按事情的缓急，路程的远近，出行的方便等因素，选择合适的出行方式，遵守公司出差财务报销制度，超标准需经上级领导批准。如有订票费应索取正式发票。5.3.10 借取备用金的出差人员返回后既不办理报销手续又不归还备用金的，财务部门可以从其工资收入中扣回，并不得再次借取备用金。备用金的借取，一律实行"前账不清后账不借”的原则。6、客户现场的安全6.1 遵守所到处的安全规程，不要擅自操作对方的设备；6.2 检修设备尽可能断电再操作，特殊情况需带电检修的一定要注意安全，严格按操作规程进行;6.3检修完成应让客户签字确认。7、其它注意事项7.1 应确保手机始终处于畅通状态，特殊情况除外（如：乘飞机，进入地下室检修设备等）。但收到讯息应立即回电。7.2 出差途中尽量不与陌生人交谈，不要将行李物品交给陌生人看管，也不替陌生人看管行李物品。7.3 加强自我保护意识。在公共场合要保持安定，不要大声说话、突出自己，不要参与别人的争吵;加强钱物保管。不要随身带大量现款，也不要在旅馆等住处存放大量现金。文件、钱包、身份证不要同时放在一起，要分开放;贵重背包做到包不离身，置于视线可及之处;贵重钱物不要放在易被刀子划开的塑料袋中。7.4 谨防上当受骗。不要贪小便宜，捡到东西要交警察处理，以防被敲诈、陷害。出差途中时刻谨记：便宜莫贪,热闹不看，任何与已无关的事不参与。7.5 遵守交通法规，注意交通安全;7.6 无论乘座何种交通工具出差，请随身携带身份证。8、附则XXX本制度由公司办公室负责解释。XXX本制度的拟定、修改由办公室负责，报公司总经理批准后执行。XXX本制度自颁布之日起实施。
