RBA-SP-066 记录管理程序.docx
管理状态I受控J修订记录表发放范围NOYES发放分数版本/修订状态生效日期修改内容总经办A/02023.5.19新版编制行政部生产部采购部销售部物流部质保部工程部财务部1签署栏制定部门审核批准执行范围，本公司各部门1.T实施RBA行为守则,证明管理体系运行达到规定的要求,便于追溯和验证管理体系运行的有效性。目I的I为2.适用范围适用于公司管理体系运行有关记录的控制。3 .职责3.1 行政部是管理体系记录的归口管理部门,负责建立公司的记录清单；3.2 各部门负责本部门体系活动产生的有关记录的归档保存。4 .工作程序4.1 记录的产生4.1.1 记录由各部门根据管理体系运行的需要,确定记录的格式,由行政部统一编码,管理者代表审定。4.1.2对于顾客、供方或专业管理部门所要求的运行记录,其记录表格及编码执行顾客、供方和专业管理部门的规定。4.2 记录的产生和分类4.2.1 用来证明公司合规性及标准要求的记录。4.2.2 用来证明管理体系有效运行的记录。4.2.3 来自供方、顾客和相关方要求的记录。4.3 记录的编号规定AA/RD-d#1序列号01.02记录类型（见（RBA文件管理程序4.4.5）记录代号公司名称缩写4.4记录样式的管理4.4.1公司各部门依据管理体系运行的需要,规定或修订记录的内容和样式,为了实现运行记录的有效管理,每项运行记录的样式应有唯一的编号,无需标注版本、修订码和受控标识。4.4.2行政部须保留并登录管理体系运行记录的最新样式。4.5记录的收集、归档和保存4.5.1行政部体系专员建立与管理体系有关记录的记录一览表，规定记录保存部门和保存期限。4.5.2公司保存记录的期限应考虑产品和体系运作的需要,一般不少于3年,如有特殊要求,可按相关规定执行。4.5.3各部门应随时做好日常工作记录的收集和保管工作,工作完成后按主管业务部门归档要求进行编目、归档保存。公司应为保管的记录提供适宜的贮存环境,要求防潮、防火、防盗、防丢失,便于存取。4.6记录的填写要求4.6.1记录由从事本工作或负责本工作的人员填写。1.1.2 记录应做到字迹清晰,内容完整,数据真实,量值准确,正确反映OHS&SA管理体系运行状况。4.6.3无特殊要求时,记录的书写一般不得使用铅笔。4.7记录的借阅和访问权限471管理部依据隐私与保密管理程序的相关规定,规定记录的访问权限如下:类别内容访问权限A公司级机密经营计划、营业、购买、贸易、财务、人事等信息总经理主管部门或总经理授权的管理层B部门级秘密主管部门专有信息主管部门担当以上管理职总经理或主管部门经理授权的管理人员C一般信息公司内部信息与信息相关的员工，如员工档案等未经公司经理级以上授权不得由公司以外人员访问1.1.3 记录访问应经相应级别经理批准后允许在制定公司制定地点查阅,记录主管部门应,做好查阅登记。1.1.4 未经总经理批准公司所有记录不得带出公司。4.8 记录的处置4.8.1 记录保存期满,需要销毁处理时,由文件管理人员列出记录销毁明细,管理者代表批准后方可销毁。4.9 资质执照的更新4.9.1 行政部负责建立公司许可证/执照/证书证照一览表，将公司业务相关的许可证/执照/证书归档管理。4.9.2 公司应管理的许可证/执照/证书包括：4.9.2.1 环境评价和环境影响验收报告；4.9.2.2 职业卫生评价和备案资料；4.9.2.3 职业伤害和疾病资料；4.9.2.4 安全生产评价和备案资料；4.9.2.5 消防验收资料；4.9.2.6 废弃物运输/处理相关资料；4.9.2.7 污水排放相关资料；4.92.8应急预案备案资料；4.9.2.9工会法人资格证书,等。493行政部负责按照规定的周期要求办理可证/执照/证书的更新。5 .相关文件5.1 RBA文件管理程序5.2 隐私与保密管理程序6 .相关记录6.1 RBA记录一览表6.2 许可证/执照/证书证照一览表RBA记录一览表序号记录名称记录编号保存地点保存期限访问权限1密闭空间作业管理守则AB/WI-B1-01人力资源部3年受控2危险源识别调查表AB/RD-B1-01人力资源部3年受控3危险源及重大风险汇总表AB/RD-B1-02人力资源部3年受控4重大危险源清单AB/RD-B1-03人力资源部3年受控5电器安全检查记录AB/RD-B1-04人力资源部3年受控6危险化学品清单AB/RD-B2-01人力资源部3年受控7危险化学品出入库记录AB/RD-B2-02人力资源部3年受控8三级安全教育记录卡片AB/RD-B3-O1人力资源部3年受控9安全检查记录AB/RD-B3-02人力资源部3年受控10安全隐患整改通知书AB/RD-B3-03人力资源部3年受控11危险作业许可证AB/RD-B3-04人力资源部3年受控12特种设备管理台账AB/RD-B3-O5人力资源部3年受控13特种作业人员花名册AB/RD-B3-06人力资源部3年受控14厂级安全检查表AB/RD-B3-O7人力资源部3年受控15电气装置，布线检查表AB/RD-B3-08人力资源部3年受控16灭火器材台账AB/RD-B4-02人力资源部3年受控17灭火器检查卡AB/RD-B4-03人力资源部3年受控18消火栓箱点检表AB/RD-B4-0人力资源部3年受控19消防监控室点检表AB/RD-B4-O5人力资源部3年受控20动火作业证AB/RD-B4-06人力资源部3年受控21应急预案演练评价表AB/RD-B4-07人力资源部3年受控22消防演习记录AB/RD-B4-08人力资源部3年受控23职业病危害因素岗位清单AB/RD-B5-O1人力资源部3年受控24员工健康检查计划AB/RD-B5-02人力资源部3年I受控25环境卫生点检表AB/RD-B5-03人力资源部3年受控26职业健康监护档案AB/RD-B5-04人力资源部3年受控27消杀作业记录AB/RD-B5-05人力资源部3年受控28员工岗位调动申请表AB/RD-B5-06人力资源部3年I受控29岗位调动调查表AB/RD-B5-07人力资源部3年受控30采购申请单人力资源部3年受控31劳动保护用品发放记录AB/RD-B6-O1人力资源部3年受控32劳保用品佩戴检查表AB/RD-B6-02人力资源部3年受控33应急演练计划AB/RD-B7-O1人力资源部3年受控34应急准备和响应措施评审记录AB/RD-B7-02人力资源部3年受控35应急演练报告AB/RD-B7-03人力资源部3年受控36急救人员名单AB/RD-B7-04人力资源部3年受控37应急药箱点检表AB/RD-B7-O5人力资源部3年受控38事故调查报告表AB/RD-B8-O1人力资源部3年受控39事故调查报告表AB/RD-B8-O2人力资源部3年受控40纠正与预防措施要求表AB/RD-B8-03人力资源部3年受控41工伤事故统计表AB/RD-B8-O4人力资源部永久受控42年度监测实施计划人力资源部3年受控43法律法规及其他要求清单人力资源部3年受控44法律法规和其它要求获取评价表人力资源部3年受控45风险登记评价表人力资源部3年受控46风险控制措施人力资源部3年受控47目标及管理方案一览表AB/WI-E3-O1人力资源部3年受控48目标及管理方案完成情况检查表AB/WI-E3-02人力资源部3年受控49员工意见登记处理表人力资源部3年受控50相关方信息登记处理表人力资源部3年受控51合规性评价记录表人力资源部3年受控52年度内部体系审核方案人力资源部3年受控53内部体系审核计划人力资源部3年受控54内部体系审核检查表人力资源部3年受控55内审不符合报告单人力资源部3年受控56内审不符合项分布表人力资源部3年受控57管理评审计划人力资源部3年受控58管理评审报告人力资源部3年受控59会议记录人力资源部3年受控60纠正和预防措施处理单人力资源部3年受控61文件一览表AB/WI-E12-O1人力资源部3年受控62文件发放/回收登记表AB/WI-E12-02人力资源部3年受控63文件更改申请单AB/WI-E12-03人力资源部3年受控64外来文件一览表AB/WI-E12-04人力资源部3年受控65许可证/执照/证书证照一览表人力资源部3年受控66供应商评定记录AB/WI-E13-01人力资源部3年受控67供应商整改通知单AB/WI-E13-02人力资源部3年受控68相关方信息登记处理表AB/WI-E13-03人力资源部3年受控证件一览表序号证件名称批准主管部门主要依据备注1营业执照工商局2税务登记许可证税务局3企业法人代码技术监督局456烟草专卖许可证烟草专卖局7卫星收视许可证文化厅（局）8电梯使用许可证安检9环保排污批准证书环保局污水处理方案主平面图和工艺流程图，水质排放达到标准与市
