采购作业管理办法及作业流程.docx

采购作业管理办法1.0目的为了规范和完善采购作业程序，确保物料的申购，采购得到合理、有效的管控，制订本作业流程。2.0范围适合所有物料的申购、采购入库及不合格品退货的过程实施。3.0职责3.1生产副总（必要时总经理）：负责物料采购的最终审批工作；3.2PMC部（物控）：负责物料请购单的制作与下发、物料控制工作；3.3PMC部采购：负责物料采购经办、进度跟催、供应商沟通与管理工作；3. 4PMC部（仓库）：负责物料数量的验收工作；4. 5品管部：负责物料的品质验收工作。4.0作业程序4.1 生产物料由物控员以物料需求计划方式提出申购，经生产副总审批；样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由相关部门以请购单方式提出申购，经部门负责人审批。所有经过审批的申购指令统一交到采购，由相应采购员负责处理；4.2 采购员根据物料需求计划，结合采购周期、最小订购量、最低存量等资料，在进行采购期、量分析后，编制采购计划。若存在不能满足物料需求计划内容等异常情况进，采购员必须在4小时内向物控员反馈；4. 3采购员将编制好的采购计划交采购组长或PMC部主管审核；4 .4采购组长或PMC部主管对采购计划进行审核。有误，则通知采购员进行修改。无误，返交采购员编制采购订单；5 .5采购员按要求编制完整、准确的采购订单，必要时，附上样板、图纸等资料，并交上级审核、审批；4. 6凡采购总金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不编制采购订单，直接以请购单方式采购，但必须交采购组长或PMC部主管审核审批；4. 7采购组长或生产副总、PMC部主管分别对采购订单进行审核、审批。若有误，则通知采购员进行修改；无误，返交采购员实施采购作业；4. 8审核、审批时间规定：紧急订单30分钟内完成，常规订单2小时内完成：4. 9审核、审批通过，由相应采购员将采购订单下达给供方，紧急订单30分钟内完成，常规订单2小时内完成并要求对方书面回签。采购订单审批不通过，采购员必须适当说明理由，以回复相关部门负责人；4.10采购员将审批通过的采购订单于4小时内分发给内部相关部门（包括仓库、财务），并保管好所有物料需求计划、采购计划、采购订单及请购单，以备对帐时提供给财务人员审查；4.11采购员负责对下达给供方的采购订单进行回签跟催，要求供方在2天内完成回签确认工作，并将采购订单内容列入采购管制表；4.12采购员当天将供方确认后的订单在采购管制表予以标识、记录，并随时与供方保持联系，要求供方按质、按量如期交货；4. 13采购组长或PMC部主管定期或不定期对采购员的跟催情况进行检查；4.14如因公司内部原因而产生采购订单内容需作变更时，采购员须先进行确认，待确认无误后，及时与供应商协商变更事宜，以尽量减少本厂损失。若因供应商原因而产生采购订单内容需作变更时，采购员须尽快通知物控员、采购组长或PMC部主管处理；4.15供方送货到厂后，仓库收料员负责送货单与采购订单的核对工作，并在采购订单上作好相应记录，以备追溯与查核；4.16收料员按进料作业流程对来料进行数量点收、品管部IQC根据进料检验作业流程对来料进行品质验收，判定来料是否合格允收，并将进料检验报告的采购联交采购员；4.17采购员需对仓管员或品管员反馈的在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理。必要时，与供方高层进行相关的改善沟通；4 .18检验合格，仓管员填写材料进仓单，并进行相关入库作业；判定不合格，则启动进料不合格品处理作业流程；5 .19收料员将每日收货汇总表、仓管员将材料进仓单、品管员将进料检验报告于第二天8：30前送交采购；4. 20采购员根据各部门送交的物料信息，将采购结果列入采购管制表。若有异常，则及时反馈给物控员；5. 21采购员签收材料进仓单供方联，并将供方联转给供方做结算凭证；4.22公司财务会计核实材料进仓单内容，与供方对帐无误后，将采购金额列入应付款项；4. 23采购员及时处理因物料拒收而作退货处理的后续工作；及时处理因生产部退料、需再退供应商以及短缺补采等处理工作；向供方反馈不良信息，并要求供方改善及确认补货交期。5. 0处罚规定5. 1对不按本流程规定时间完成任务的，处罚责任人5元/次；5.2未办理有效手续进行采购的，处罚采购员10100元/单；确有特殊先采购后补单的，只限小额少量物料,且当天须完成补办手续,违者处罚10元/天,至完成补办手续为止；6. 3对不按照流程规定交上级审核、审批的，处罚责任人5元/单；5.4采购订单下达给供方后，未要求供方回签的，处罚采购员5元/单罚款；5.5采购员丢失材料进仓单的，按5元/单处罚；5.6采购员未及时安排退货的，按5元/单处罚，超过7天仍未退货的，由第8天起按5元/天处罚；5. 7采购员未按要求当天完成采购管制表登录的，给予5元/单处罚；5.8财务对帐时审查采购订单而采购员不能提供的，处罚采购员5元/单；若该单采购造成呆滞料的，处罚采购员20元/单。采购管制表Nfi：0000001序号采购订单号供应商物料名称规格/型号单位采购数量到货日期采购计划记录物料进仓记录物料退货记录已订未交量备注日期数量日期数量日期数量1234567891011121314151617181925262728编制:审核:日期：200年月日特采申请单供应商采购（加工）单号申请数量生产制令单号产品型号检险报告单号物料编号物料名称规格/型号PMC部填写不良描述签名：申请原因审核：提出：MRB小组会签记录品管部意见签名：生产部意见签名：工程部意见签名：业务部意见签名：最终结果总经理意见签名：客户代表意见签名：Nq：0000001供应商:采购订单序号料购号-物请单产品型号物料编号物料名称规格型号单位数量一交货期-单价总价备注合计人民币：百拾万仟佰拾元角整备注1、交货地点：2、付款方法：3、供应厂商必须在收到本公司采购单后24小时内签名和盖公司印章传真回本厂，否则视为默认。4、供应厂商必须确实遵照订单之交期或本公司修正之交期，若有延误必须书面通知本公司。5、供应厂商未能如期交货，影响本公司生产或品质不符及未经本公司同意办更任何条款，本公司有权取消订单。6、供应厂商送货单上必须规范书写本公司采购单之订单编号、物料编号、物料名称、规格型号，否则本公司有权退单。7、其它未尽事宜，遵照购货协议执行。供应商：联系人:电话：采购单号:传真：生产单号:联系人：产品型号:XXX厂:负责人签名与盖公司印章制作人:审核人:批准人:物料请购单申购部门：日期：年月日Nq:0000001序号物品编号物料名称与规格单位请购数量实购数量需求日期备注1234567891011121314151617181920212223242526说明此单共一式四联：第一联白色采购联，第二联红色申请部门联，第三联黄色计划物控联；第四联：蓝色仓库联采购作业流程序号流程责任人表单作业内容1物料申购提出物控员/部门负责人物料需求计划/请购单生产物料由物控员以物料需求计划方式提出申购；工、量具及辅助用料等非生产物料由相关部门用请购单申购，部门负责人审批。申购指令统一交采购员处理。采购计划编制2采购员采购计划采购根据物料需求计划，进行分析，编制采购计划