记录控制程序.docx

XX有限公司记录控制程序文件编号：版本号：OO修订履历版本修订部门修订者职位修订内容概要生效日期签核栏发行章制定日期审核日期批准日期1.0目的：明确记录控制的程序，通过对记录的有效控制，确保记录控制符合规定要求，从而为准确地反映体系的运作状况提供客观的证据。2.0范围：适用于全公司各管理体系规定需保存的记录。3.0定义:（无）NO流程点输入输出流程说明1组织编制/修改记录表格记录表格需求-旧表格-新的记录表格 由需求部门组织相关部门编制新表格或修改旧表格后，交相关部门确认；一致同意后，交DCC编号受控。 在实际运作中，表格使用部门的负责人可根据需要对表格进行修改，并将修改后的新表格提交至DCC予以受控升版生效。 DCC收到更新的表格，将表格反馈给所有受影响的部门，征得他们同意，确认无误后，给予生效，将其上传至QA办公系统，按表格清单一览表中注明的相应表格用户，通知所有受影响的部门采用新的表格。 必要时，管理者代表每年应对公司所有规定的记录组织一次全面的评审，以确认其适用性、符合性及有效性，并不断对记录进行优化。2归档、标识和保存已完成的记录归档后的记录 记录完成后，各部门应及时提交给记录保存负责人保存，由其按5S要求分类整理，以便查阅。 各类不同记录应作好清楚的标识以便区分。 管理者代表应根据各种记录的重要程度确定其保存期限，必要时应组织DCC等对相关部门进行稽查。记录管理员应按以下ae的规定保存期限将相关对应的记录列出在V记录管理一览表中，并按其时间的期限要求进行记录的保存：a、产品质量运行记录（如检验和试验报告）保存期为三年；内审和管理评审记录保存期为三年；b、有关环境物质控制记录（含ROHS）保存期限为4年；c、其他强制要求（如政府规定组织采购订单保存15年），应按政府强制要求的期限保存；d、顾客有特殊要求时则按顾客要求执行；e、汽车产品相关的记录包括设备和工装记录需要保留至产品寿命加一个日历年。 记录应保存于指定的场所，选择适宜的保存环境，做好防火、防潮、防虫措施，防止其丢失和损坏，并按一定的检索顺序存放，以便于检索。 各部门应保持一份本部需保存的记录的名录清单，并定期更新。 在保存过程中，若因不慎而出现记录损坏等情形，应上报部门负责人（必要时，应上报管理者代表），以便作出适当的处理。3过期记录销毁-过期记录-销毁清单超过保存期限的记录，各部门负责记录保存人员应请示上级并明确处理方式后方可进行进一步处理：-对于一般性记录，由部门自行销毁或打包作废纸变卖；-涉及公司机密的记录均应按公司保密规定在受监控的条件下进行销毁处理。注：重要文件记录在销毁时应按类别统一备案，并保存相应的销毁记录。说明：使用部门主管在收到新表格生效的通知后，原则上要求立即采用新的表格，但如有库存的表格或未用完的空白表格，可先将空白表格使用完，但过渡期最长不得超过一个月，书面的旧表格必须单独隔离后统一处理，DCC则将旧空白表格电子档进行保存标识，以备追溯。6.0记录和表格记录编号保存地点期限空白表格记录表格一览表DCC现版本见QA办公系统7.0参考文件和资料：（无）8.0本流程自20XX年XX月XX日起生效。9.0本流程主管部门：品质部。10.0本流程解释权归属名次潮经理。