公司费用报销管理制度DOC.docx

*有限责任公司费用管理制度第一条目的。为加强公司费用管理、限制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。第二条管理方法。公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。全部报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。 管理方法：接受预算管理和额度管理相结合的费用项目有：业务单位的款待费、运输费、全部部门的手机费、办公费。 管理方法：接受预算管理和行政管理相结合的费用项目有：全部部门的差旅费、其他相对变动费用。 管理方法：除此之外的相对固定费用接受预算管理。1.预算管理1. 1定义预算管理是指：各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门全部费用的支配（金额22,OOO元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一编制月度预算，经总经理、董事长批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门依据费用预算，准予报销或另行处理。1.2 具体实施1.2.1 每月15日前，各职能部室车间向财务部提交下月的费用预算表，审批核准后的预算在月底前发回各单位。1.2.2 各职能部室车间未能在规定时间内提交费用预算表，则该部门的费用报支顺延一个月。1.2.3 财务部对报支的费用逐笔登记台账，对超预算报销的单位，在次月公司经济责任制考评会上提出考核。1.3 超预算部分审批权限部门本期费用合计数超预算（2000元，或单项费用超预算10%,总经理审批。1.3.3部门本期费用合计数超预算2,000元，或单项费用超预算10%,由董事长审批。2.额度管理2. 1定义额度管理是指：费用在确定的额度范围内限制运用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。2.2具体实施2.2.1依据销售额确定额度的费用项目是业务款待费、运输费。业务款待费超额度本期内不予报销，运输费超额度需向主管部门提出书面报告，经批准董事长后方可报销。依据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。依据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销。3.行政管理3. 1定义行政管理是指：费用报销人在费用产生前，接受短信或书面的形式向行政领导提出本次费用支配，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。3.2 具体实施单项费用金额2500元必需接受OA流程申请。无批准的OA申请，在报销时财务部门作退回处理。行政领导级次：员工一部门主管一公司主管领导一总经理一董事长。3.3 行政管理审批权限单项费用500元，由各部门公司主管领导审批。3.3.2单项费用2500且2,000元，由总经理审批。3.3.3 单项费用22,000元，由董事长审批。3.3.4 公司副处级及以上人员费用报销由董事长审批4 .其他变动费用其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费。5 .相对固定费用除上述变动性费用项目外的全部费用均列入相对固定费用，接受预算管理方法。第三条费用内容及管理分类。管理方法费用项目费用内容预算管理额度管理职能部门的款待费款待客人的餐费、礼品等手机费因工作须要而实际已支付的手机费办公费-其他办公用品日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等预算管理行政管理业务单位的款待费款待客人的餐费、礼品等差旅费出差的在途车费、住宿费、市内交通费、出差生活补贴交通费市内出差、办事所花费车费、副处级以上交通费车管费车辆花费费用，如：汽油、停车费、过桥路费等会务费参加各种会议而单独列明的费用佣金支付的代理费用其他通讯费除移动通讯费之外的其他通讯费广告费支付媒体广告；宣扬用资料、小礼品、展示摊位费等预算管理除上述变动性费用项目外的全部费用项目均列入相对固定费用第四条费用报销单填列规范。1. 费用报销单填写及票据粘贴要求：1.1 报销单据填写应力求整齐美观，不得随意涂改；1. 2报销单封面与封面后的托纸必需大小一样，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；1. 3各票据应匀整贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一样；1.4 若报销票据面积大小相同或相像（如车票等），需有层次序列张贴；1.5 报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；1. 6报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地批阅到报销金额；1 .7报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；1.8 报销单各项目应填写完整，大小写金额一样，并经部门领导有效批准；1.9 有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；1.10 出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事务等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；2 .报销的原始发票要求是正规发票。发票级次：增值税发票-一般发票。3 .对其他部门托付办理的事项，费用需由托付部门担当的，报销单应由经办部门填写，并经托付部门主管签字确认,无托付部门主管签字的，费用记入经办部门账。4 .报销单据5 .1运用说明单据名称运用说明差旅费报销单差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。日常费用报销单非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的款待费和手机费补贴也分别单独填写日常费用报销单。借款单个人差旅费、其他垫付款项暂借款。4.2借款单运用留意事项4.2. 1借款单的审批权限，等同于“二、费用管理方法”中的权限。4.2.1 借款单的除差旅费以外的其他费用支付，以支票形式为主。第五条费用报销的步骤和流程。各部门费用发生后均须依据规定行政审批流程经公司领导签字审批后到财务部报销，各部门单项费用超2000元（含2000元）及公司副主任级及以上人员报销费用必需经董事长签字审批后，财务部方可进行报销。1 .步骤1.1 推断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。1.2 推断所发生的费用：属哪种管理方法？如属“管理方法”推断是否超额度，若超额度不予报销。如属“管理方法”推断是否经过“行政管理”，单项费用金额2500元是否有批准的OA申请？2 .流程详见费用报销流程附件第六条借支规定。1.个人差旅费借款，需凭批准后的借款单进行申请。3个人差旅费借款的审批权限，按“二、管理方法一一行政管理”中的“行政领导审批权限”执行。第七条差旅费。差旅费接受预算管理和行政管理两管理种方法。差旅费的行政管理是指是否填写出差申请单，并经相应行政级别批准（公司统一组织的出差除外）；产生的费用是否按行政级别审批。1 .出差1.1 出差的差旅费是指因公须要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费。1.2 出差期间的款待费不列入差旅费报销单，另行单独填写日常费用报销单，与差旅费同时报销。若出差期间的款待费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。1.3 对不享受手机费月报销额度2100元/月的人员，出差期间的手机费补贴，也另行单独填写日常费用报销单，与差旅费同时报销。1.4 出差，必需先填出差申请单，依据须要，凭批准后的出差申请单和借款单借支差旅费。1.5 出差回公司后，在2个工作日内，持出差申请单，到财务部门办理报销手续，经营部人员差旅费报销，由销售内勤负责整理本部门全部人员报销单据，并依据人员及费用类别编制统计表，经公司主管领导审批后与报销单据一并交财务部（电子表格报财务总监）。2 限制要求3 .1出差审批限制2.1.1 各部门应建立出差审批制度，严格限制出差人数和天数，确保在差旅费指标限额内开支，合理运用差旅费。2.1.2 员工因公需出差的，应经主管领导审批后方可出差：1 .公司副主任级及以上人员因公出差，由董事长批准；2 .其他员工因公出差，须经总经理批准3 .员工外出培训，除需由所在单位主管领导签字批准外，还应经总经理、董事长签字批准。2.2员工因公出差需借款的，应由本人在OA系统中填制借款审批单（专用模板），注明借款人姓名、所在单位、出差事由、借款金额（其他说明事项可在备注中说明），按第资金管理制度中关于“职工借款审批流程”规定的审批权限提交有关领导审批，待审批流程完毕后到财务部办理借款。2.3出差人员应依据“经济、便捷、直达”的原则选择行程路途，并按公司规定的乘车、住宿标准选择交通工具和旅店。2. 3.1出差人员（销售人员另行规定）住宿费标准（随住宿费收取的增容费、治安费、扶贫费、取暖费等计在住宿费限额内）：2.3. 1.1公司董事长、总经理为县级城市180元（每人每天，下同），一般城市400元，特别地区500元；公司副处级（副主任级、副处级调研员）人员为县级城市180元（每人每天，下同），一般城市200元，特别地区300元；2.3.1.3其他人员每人每天住宿标准为县级城市120元，一般城市140元，特别地区180TUo2.3.1.4两名及以上员工出差到同一地点的，有合住条件的，原则上要求合住，住宿费标准增加40元/人.天。2.3.2出差人员交通工具乘坐标准：2.3.2.1出差人员可乘坐火车硬席、动车组二等座、高铁硬座、轮船三等舱位、一般长途公共汽车；2.3.2.2原则上不行乘坐动车或高铁一等席位和卧铺、一般火车软席、轮船二等舱位、豪华长途公共汽车、飞机等交通工具，如因出差路途较远，出差任务紧急需乘坐，需先行请示公司总经理批准并经公司董事长签字报销。2.3.2.3乘坐火车出差，从晚八时至次日晨七时之间在车上过夜6小时以上、或连续乘车超过12小时的，可购同等硬席卧铺票；不足上述时间规定的,如同等硬席卧铺价格低于应乘坐的动车座位标准的，可予以报销。如飞机票低于同等硬席卧铺价格的，可予以报销。2.4员工出差归来，应在三十天内报销和清理出差借款帐户，超过时限的,财务部可对出差人员所在部门考核惩处（非员工主观缘由造成未按时报销的不考核）。2.4.1报销的审批手续：员工因公出差报销差旅费时，需填制差旅费报销单，注明报销人姓名、所在单位、职务或职称、出差起止点、出差事由、起止日期、应报单据张数及金额，按第2.1.2条款规定报请有关领导审批签字后到财务部门报销。2. 4.2任何人不得供应虚假票据进行报销，一经发觉，财务部应拒绝报销。发票金额小于等于500元的，由报销人上税务局网站核实发票的真伪,并保证报送财务报销为真实、合法的；发票金额高于500元的，由报销人上税务局网站核实发票的真伪，并拷屏打印后与报销单据一并报财务部。2.5财务部应凭票据、出差天数等计算、报销因公出差人员的差旅费。1. 5.1因公出差人员的住宿费实行限额凭据报销，具体按出差的实际住宿天数计算；2. 5.1.1出差住宿费在规定的限额标准内凭据报销，超过规定限额的部分，由个人自理、不予报销；低于住宿费标准的，按节约额的5096给与出差人员补助。3. 5.1.2出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费收据的，不予报销住宿费。4. 5.2因公出差人员的旅途交通费在规定的乘坐标准内凭据报销，并赐予适当的差旅补助，具体按以下计算；2.5.2.1因公出差的车票订票费，10元以内准报，超过部分自理。2.5.2.2车票的退票手续费20元以内准报。2. 5.2.3对符合乘坐卧铺车规定而不买卧铺票的，依