公司会议管理制度.docx

会议管理制度1范围本制度适用于公司各部门、项目部。本制度包括会议的类型和组织、会议安排、会议准备、会议资料四部分内容。2职责2.1 总经理办公室2.1.1 1.1负责公司年度经济工作会议等大型综合性会议的组织，会议资料的准备，会议的文字、影像记录。2.1.2 负责公司月度工程例会、月度工程调度会会议纪要的整理、发布，并对各部门（项目部）会议记录、纪要的情况进行督导。2.1.3 负责公司周办公例会的会议组织与会议纪要的整理、发布。2.1.4 负责公司会议室的预约管理。2. 2工程部负责公司月度工程例会、月度工程调度会的会议组织。2.3各部室（项目部）负责本部门（项目部）各类专题会议的组织及会议资料的整理、存档。3制度3.1 会议类型及组织3.1.1 大型综合性会议有多个部门（项目部）参加的大型综合性会议，如年度经济工作会议等，由总经理办公室统一组织安排，其它部门和单位做好配合。3.1.2 月度工程例会、月度工程调度会、周办公例会公司月度工程例会、月度工程调度会由工程部统一组织，其他部门积极做好配合工作。周办公例会由总经理办公室组织，其他部门积极做好配合工作。3.1.3 其他会议由召集部门统一组织安排，并做好会议记录和落实工作。3.2会议安排3. 2.1安排原则会前准备充分，目的明确；会中紧扣议题，简洁高效；会后落实决议，责任到人；推行复命制度，提高执行力。3. 2.2会议的安排4. 2.2.1对于准备不充分、或重复性的会议，原则上不作安排。3.2.2.2会议地点由召集部门（项目部）负责落实，使用公司会议室的须提前填写会议室使用登记表预约登记，原则上未登记会议室的会议不予安排。3.2.2.3已预订登记的会议需要改期时，应及向总经理办公室取消预约，并重新登记。3.2.2.4对于参加人员相同、内容接近、时间相适的多个会议，总经理办公室可协调安排合并召开。3.2.2.5各类会议的召开必须服从公司的统一安排，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，接受总经理办公室的调整。3.3会议准备会议召集部门相关人员应提前做好会议的准备工作。对于有政府行业管理部门、公司重要来宾参加的会议，应安排好各项会议细节，责任到人。3.4会议资料3.4.1会议通知3.4.1.1公司的大型综合性会议由总经理办公室负责通知领导及相关人员参会。3.4.1.2月度工程例会、月度工程调度会由工程部负责通知；周办公例会由总经理办公室负责通知。3.4.1.3其它会议由召集部门（项目部）自行通知。3.4.1.4不能按时参加会议须提前向会议召集部门（项目部）请假。公司大型综合性会议、月度工程例会、月度工程调度会的参会人员原则上不允许请假，特殊情况不能参会的，须提前向部门分管领导请假。3.4.2会议记录3.4.2.1大型综合性会议的会议报告及领导讲话等材料，由各部门提报所需相关资料、总经理办公室起草、整理和校核，经领导审阅后定稿，重要大型综合性会议的报告或讲话应根据相关要求在会后以文件形式下发、存档。3.4.2.2总经理办公室负责月度工程例会、月度工程调度会、周办公例会的会议记录，并按要求整理会议纪要、存档，会议纪要中应当包含会议时间、地点、主持人、出席人员、记录人员、及会议议题等要素。经领导批示需要以文件形式下发的，总经理办公室负责起草发文。3.4.2.3其他会议由会议召集部门（项目部）负责会议记录，并参照会议纪要模板格式要求整理会议纪要、存档，总经理办公室进行不定期检查。3.4.2.4会议召集部门（项目部）应做好参会人员的出席、迟到、早退等情况的记录，并由参会人员填写会议签到表签到。3.4.3会议拍照、录音和录像会议的拍照、录&和录像工作原则上由会议召集部门（项目部）负责完成。会议召集部门或单位应做好会议照片、录音和录像等资料的归档工作。3.4.4档案管理各类会议的会议资料按照相关规定进行管理及归档。4相关文件序号名称编号1内刊管理办法BGXZ-095记录序号记录名称记录编号收集部门保存部门保存期限1会议室使用登记表BGXZ-04-001总经理办公室总经理办公室1年2会议签到表BGXZ-04-002各部门（项目部）各部门（项目部）1年XXXXXXXXXXXXXXX有限公司会议室使用登记表使用部门登记人使用区域会议室口洽谈室口1706洽谈室口使用时间年_月日：一至：所需设备笔记本电脑（是口否）投影仪（是口否口）音响设备（是口否）激光笔（是口否口）备注：请会议室使用完毕后将桌椅摆放整齐，并立即清理会议室卫生。XXXXXXXXXXXXXXX有限公司会议室使用登记表使用部门登记人使用区域会议室口洽谈室1706洽谈室口使用时间年_日：至：所需设备笔记本电脑（是口否）投影仪（是口否口）音响设备（是口否口）激光笔（是口否口）备注：请会议室使用完毕后将桌椅摆放整齐，并立即清理会议室卫生。XXXXXXXXXXXXXXX有限公司会议室使用登记表使用部门登记人使用区域会议室口洽谈室1706洽谈室口使用时间年_月一日一：.至：所需设备笔记本电脑（是口否口）投影仪（是口否）音响设备（是口否口）激光笔（是口否口）备注：请会议室使用完毕后将桌椅摆放整齐，并立即清理会议室卫生。XXXXXXXXXXXXXXX有限公司会议签到表会议名称会议时间会议地点参会人员签到