ok-QP-30报告控制程序.docx

1目的为保证检测报告准确、清晰、明确、客观以及符合检验检测方法的规定，能够真实地反映检测结果的全部信息，特编制本程序。2适用范围本程序文件包括以下要求：(1)检测报告的编制；(2)检测报告的审核；(3)检测报告的批准；(4)对检测结果的说明；(5)对含抽样信息在内的检测结果的说明；(6)检测报告的结论；(7)对分包方的明示；(8)发送检测报告的数据控制要求；(9)对已发检测报告的更正/增补；(10)检测报告的存档；3职责3.1检测部报告编制人员应按照检测原始记录编制检测报告，并归档保存检测报告。3. 2报告审核人员应根据检测要求校对检测报告的数据和评审检测结果并对报告进行审核。3.5 授权签字人应批准检测报告。3.6 技术负责人应负责维护本文件的有效性。4程序3.7 检测报告编制3.7.1 检测报告的编号，按规定进行编号。(如何规定)3.7.2 检测报告的标准格式应由检测部负责人根据承检产品/项目标准的要求设计，其内容应满足质量手册4.5.20.1、4.5.20.2、4.5.20.3、4.5.20.4、4.5.20.53.7.3 设计的检测报告格式应经技术负责人审批方可使用。3.7.4 检测部负责人或监督员应对检测报告和原始记录进行校对。对综合性检测报告，报告编制人员员按照承检项目的标准格式打印检测报告。3.8 检测报告的审核4. 2.1打印的检测报告（数量根据委托要求和公司留存）与检测原始记录，由报告审核人员负责校核签字。4.2.2经审核无误的检测报告，由报告审核人员签字.4.3检测报告的批准4.3.1经审核无误的检测报告与原始记录，交由由授权签字人批准签发。4.3.2综合部将签字后的检测报告盖章待发。留存的报告副本与检测原始记录一并存档保管。4.3.3签发的检测报告应加盖“*有限公司检测专用章二4.3.4经过资质认定的检测项目，在报告的左上角加盖资质认定的标志章。4. 4对检测结果的说明当需要对检测结果进行解释时，报告中应该包括下列内容：4.4. 1对检测方法的偏离、增减或删节，以及特定的检测条件，如环境温度、湿度等;4.4.2对于是否符合要求规范的声明；4.4.3当客户有要求时，或者不确定度与检测结果应用有关时，应给出不确定度的信息；4.4.4必要时,给出意见和解释；4.4.5特定的检测方法或客户所要求的附加信息；4.5对含抽样信息在内的检测结果的说明当包含有抽样信息在内时，报告中应该包括下列内容：4.5.1 抽样日期;4.5.2 抽取的样品品名、制备者、批号、编号等；4.5.3取样位置（取样地点、楼层、桩号等，必要时，附示意图、照片等）4.5.4抽样方案或程序；4.5.5有影响时，应记录抽样时的环境条件（温度、湿度、天气情况等指标）4.5.6抽样有关的程序或标准规范以及与之符合性（偏离、增减）的说明。4.6检测报告的结论检测报告的结论应该清晰明确，不能使用可能、或者、大概等含混不清的词语,并应说明下此结论所依据的标准或规范。可以包括下列：4.6.1检测结果符合(或不符合)要求的意见；4.6.2是否按委托合同要求完成全部检测项目等合同履行的情况；4.5.3如何使用检测结论的建议；4.5.4改进的建议。4.7对分包方的明示若使用分包方，分包方应该以纸质或电子文件方式出具正式结果，检测报告上应清晰标注分包方所承检项目。4.8发送检测报告的数据控制要求4.8.1报告管理员应将待发的检测报告根据委托人要求的寄达地址用挂号信函寄出。4.8.2当委托人提出保密要求，则应通过机要部门进行交换，禁止保密文件通过邮局邮寄。4.8.3如委托人提出通过电话或传真或电子邮件发送报告，则公司受理经办人应详细询问并记录委托人的姓名、电话、传真号码(电子信箱)、收件人姓名，还应认真仔细核对委托检测合同中的记录内容。4.8.4当委托人提出索要检测报告的磁盘文件时，公司向委托人申明，检测报告的磁盘文件不具有法律效力，其结果仅供参考。4.8.5发送报告的经办人应如实填写发送报告的有关信息，报告发送登记表应包含以下内容：(1)发送报告的编号；(2)报告发送的数量；(3)报告收件人的详细地址、邮政编码、收件人(领件人)姓名；(4)发送(领取日期)和挂号号码；(5)接收电子信箱(如委托人要求)；(6)接收传真号码(如委托人要求)；(7)磁盘拷贝数量及编号(如委托人要求)；(8)经办人签字。4.8.6发送检测报告的保密要求（1）有保密要求的文件应通过机要部门进行交换，禁止保密文件通过邮局邮寄。（2）在未经批准的前提下公司的任何人员，不准发布、公布、评价检测结果，也不准通过任何通讯方式向任何人透露任何检测数据和结果。（3）除非委托人要求，公司禁止使用图文传真和电子网络发布传送检测报告。（4）通过委托代理人领取的检测报告，应凭有效的委托检测合同文本，并签字领取。（5）发送检测报告的保密要求应同时遵守保护客户秘密和所有权程序。4.9对已发检测报告的更正4.9.1在内部核查中对已发报告的数据和结论产生怀疑或发现问题时，技术负责人应立即起草一份书面文件通过委托人通知所有检测报告的持有人，要求检测报告持有人暂停使用编号为XXX的检测报告，申明待查实报告的数据和结论后再以书面文件告之。4.9.2通知发出的同时，公司负责人应认真组织实施检测数据的核查，并根据与委托人签订的检测执行标准核查检测项目。4.9.3检测部负责人应在核查结束时起草一份核查报告，指出存在的问题，提出修改检测报告的处理意见。4.9.4如果需要补充检测，则公司负责人应提出补充检测的可行方案报技术负责人审批。4.9.5批准后的补充检测方案，由公司负责人组织实施并出具补充检测原始记录。4.9.6检测部负责人根据补充检测原始记录和核查结果，收回已经发出的检测报告并存档，并按照本程序重新发放一份新的检测报告。新检测报告应在原报告号上通过拖号方式加以区别和联系。4.10检测报告的归档4.10.1留存的检测报告副本应与委托检测协议（检测任务指令）、原始记录、委托人修改检测方案的书面请求、以及分包检测和批准的例外允许申请等有关的文件一并归档保存。4. 10.2公司收回的错误检测报告应与原检测报告一并存档保管。4.10. 3检测报告和原始记录保存期不少于6年。4.10.4档案的管理应执行记录控制程序。5相关程序文件*QP-02-2016保护客户秘密和所有权程序*QP-20-2016记录管理程序