展会活动业务合同管理操作指引.docx

展会活动业务合同管理操作指引1 目的为加强展会活动业务合同的管理，维护公司合法权益，特制定本操作指引2 适用范围本指引适用于会展部对展会活动业务合同的订立、履行、归档各个阶段的全过程管理。3 职责3.1 会展部负责在职权范围内签订相关合同、监督合同履行、对合同及其相关资料进行整理归档。3.2 财务部负责履行对合同的财务监督职能，包括审核合同价格条款、结算方式和期限的合理性，按照合同规定即时结算，监控资金的收取和支付3 .3会展中心总经办对合同文本进行审核并提出修改意见。4 方法和步骤4.1 会展部进行合同谈判前，对合同对方进行调查，充分了解合同对方是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力及在经营管理中的资信状况，核实对方代理人是否具有对方法定代表人的授权委托书、书面文件和权限范围。4.2 经会展部确认客户具备签约条件后，与客户进行合同谈判。4.3 会展部根据谈判内容起草合同文本，经会展中心总经理、会展中心财务部以及集团公司相关部门审核通过后呈集团分管总裁审批签署，审批通过后方可签订合同。4.4 会展部在合同签订经盖章后将合同分发至财务部、行政人事部，同时本部门进行留存归档。4.5 合同签订后，会展部指定合同执行人对合同的履行进行跟进，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务。4.6 合同履行完毕或合同的权利义务终止后，会展部合同执行人将该合同履行中产生的所有相关文件、资料及时完整地整理归档，在未按法律、法规规定或未经主管领导批准下，不得随意处置、销毁和擅自外借合同档案资料。5 记录表单5.1 合同审批表5.2 合同登记表5. 3合同分发表5.4合同补充、变更、解除申请表