会展业务档案管理办法.docx

会展业务档案管理办法1 目的为规范会展部业务档案资料的管理，有效地保护和利用档案，特制定本管理办法。2 范围本办法适用于会展部业务档案的管理。3 职责会展部负责制定档案管理办法，各业务部人员对实施本办法负责。4 内容本制度规定了会展部业务档案归档范围、要求和时间，档案的管理、查阅利用等。4.1 归档范围会展部各承接项目的合同、参展商手册、大会会刊、顾客满意调查表、项目实施方案、政府批复文件、合作备忘录、展会结算单、展会总结等均属于归档范围之列。4.2归档要求4.2.1应归档的文件、材料须收集齐全、完整，按照有关规定进行整理、装盒，便于保管和利用。4.2.2归档文件材料要系统，按年份、展会类别进行分类并制作档案目录。4.2.3由部门文员负责档案管理。4. 3归档时间为使项目档案管理有序、规范化，将由各业务经理负责将项目的文件材料统一整理、归纳，并在项目开展后两周内转交给档案保管人统一放入档案柜集中管理。4.4档案的管理和查阅利用4. 4.1档案的管理（1）档案的存放要入柜上锁，并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等措施，保持整齐、清洁、通风。（2）应定期对档案保管的状况进行全面检查，发现问题要采取积极有效措施，确保档案的齐全完整。（3）档案柜钥匙由部门文员保管，其他人员未经管理人员同意，不得擅自打开档案柜。4 .4.2档案的查阅使用（1）凡工作人员，因工作需要查阅与本身业务工作有关档案，经部门领导批准，准予查阅。（2）有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，但要如期归还。5 记录表单无