办公用品采购及领用管理制度.docx

办公用品采购及领用管理制度一、总则为进一步规范公司办公用品、设备、设施的采购、领用、维修、保养、更换、报废处置等管理工作，实行节约成本，并降低办公用品的消耗，减少损失和浪费，规范流程，依据管用结合，合理调配，物尽其用的原则，特制定本制度。二、分类本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用品和消耗品，包括：办公文具、纸张、办公室自动化耗材、劳保用品、卫生清洁用品、办公家具、生活资料等。1、易耗品：为日常办公经常使用，单位价值较低，使用年限比较短（大凡在一年以内）且易消耗的物品，包括：签字笔及笔芯、铅笔、刀片、修正液、胶水、胶棒、胶带、大头针、回形针、订书针、图钉、复写纸、卷宗、标签、笔记本、便条纸、信纸、打印纸、橡皮擦、夹子、信封、资料袋、拉杆夹、装订夹条和封皮等。2、管理品：为日常办公经常使用，单位价值相对较高，使用年限比较长（大凡在一年以上）不易损坏的物品，包括：电池、剪刀、美工刀、钉书机、文件夹、档案盒、笔筒、印泥、计算器、优盘、墨盒、硒鼓、扫把、拖把、灰斗、胶鞋、雨衣、手推车等。3、电子设备：主要为办公设备类固定资产，包括：电脑、服务器、打孔机、装订机、碎纸机、打印机、复印机、摄像头、投影仪、录音笔、激光笔、相机、音响设备、电子屏等。4、办公家具：主要为办设施类固定资产，包括：办公桌、电脑椅、会议桌、文件柜、档案柜、更衣柜、沙发、茶几、书柜书架等。5、生活物资：主要为职工餐厅、员工宿舍、休闲娱乐类固定资产和消耗品，包括：衣柜、床、床头柜、床垫、餐具、炊具、晾衣架、浴室架、淋浴器、热水器、饮水机、净水器、空调等。6、福利物资：主要指员工福利物品、公关礼品类，包括：节日福利、活动福利、公关礼品、活动用品（如：饮品、零食、点心等）、有价礼券、充值卡等。三、职责1、办公用品由采购部安排专人实行统一采购，并对办公用品的价格、供应商等情况进行严格审核。、统一发放、统一管理。2、行政管理部负责办理办公用品的验收、入库，统一发放，统一管理。3、对于如电子设备、办公家具、生活物资类大宗物品的采购，采购部应会同审计部采用招标的形式确定供应商。4、财务部负责对办公用品采购所开出的单据进行审批核对，审计部定期审核办公用品台账。四、申购1、对于易耗品、管理品由行政管理部根据库存情况向采购部提交采购计划，由采购部购买。2、对于电子设备、办公家具类，各使用部门根据本部门的需求，由部门负责人在钉钉提交相对应类别的申购单，经主管领导逐级审批后，由采购部采购，行政管理部发放。3、生活物资和福利物资，由行政管理部根据具体需要，在钉钉进行申购，经主管领导审批后，由采购部统一采购后进行配发。4、凡一次性购买金额预计超过5000元以上的，采购部必须安排两人一起外出采购。5、员工个人需购买办公用品和礼品（如出差或在外办公和公关需要），必须在钉钉提交相对应类别的申购单，经批准后凭发票方可至财务部报销。五、核销1、采购物资时，采购人员必须向供应商索取正规发票和物品清单，无发票无物品清单将不予以报销。2、物资采购、验收完毕后，须在3个工作日内，填写费用报销单，经验收人签字、分管领导签字后，方可到财务部门报销，财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。六、领用和发放1、所有办公用品采购回来必须先在ERP系统登记入库后再进行领用（对易耗品可定期做批量出库）。2、员工领用办公用品时须先在钉钉提交审批，审批单通过后在行政管理部领取并进行书面登记以示确认领取。3、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政管理部统一调换或回收。4、员工离职时，须根据有关规定与行政管理部交接办公用品。5、公司办公用品不得带回家中使用。七、登记和管理1、行政管理部须指定专人建立办公用品台账，做好办公用品的入库、发放和库存管理。2、财务部须会同行政管理部定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。3、办公用品存放过程中应避免受潮、损坏或丢失，须保证办公用品的功能。4、行政管理部将根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类与数量，以减少资金占用和保证正常使用。5、对决定报废的物品，要交由行政管理部。行政管理部专员要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并在钉钉提交资产报废/出售申请单，经审计部门核验后方可处置。