酒店发文格式.docx

领导批示:由： 总经办至:总经理口总经办口销售部财务部工程部餐务部厨务部 口前厅部口客房部口康乐部口人事部 口保安部事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜呈报：董事长抄报：酒店各部门日期：2012年03月30日编号：MGO 2012 001关于酒店新的公文格式的相关事宜酒店各部门经理：为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从03月30日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则1、各部门严格按照文件种类性质行文；2、部门报总经办文件，冠以姓名职务；3、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；4、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；5、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；6、部门之间重要行文，应抄报总经办；7、部门之间可以联合行文；8、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；9、所有须总经办（总经理、副总经理）审批的文件，均须审批后执行；1 0、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核董事长审批发出外来文件、文稿处理总经办副总总经理董事长阅批有关部门2、内部文件处理通告执行部门 副总 总经理审批 颁布董事长、总经理、副总指示总经办 部门 执行反馈 总经办 副总 总经理 董事长申请报告部门总经办副总总经理审批部门部门致部门部门部门3、酒店合同、协议处理部门一一财务审核一一总经理（副总）审批一一董事长审定一一总经办盖章一一存档五、文件编号文件编号由三部分组成，具体如下:部门缩写/文件类别/年份/文件序号1、部门缩写总经理GM总经办GM0工程部ED房务部HSKP采购部PD副总经理DGM财务部FD营销部S&M前厅部F0保安部SD值班经理RM人事部HRD娱乐部RED餐饮部F&B2、年份：四位数字编写加口号,3、文件序号：001开始的三位数例如：GMO2012001即：总经办2012年一号文件六、文件的存档和销毁1、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；2、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；3、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。4、以上条例由总经办负责解释。附件一备忘格式附件二通知格式附件三签呈附件四公函附件四传真附件五文件流转单执行时间：2012年03月30日起。特此通知发出：职务:年 月 日附件一备忘录由:领导批示:经理总经办口销售部财务部工程部餐务部厨务部前厅部口客房部口康乐部口人事部口保安部事宜:呈报：董事长抄报：XX X X日期：2012年x月编号:（部门英文缩写，如MGO）20H】001（前四位为年份，后三位为部门发文编号）（正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”发出：职务:年 月 日（此处为亲笔签名）附件二由:领导批示:口总经理总经办销售部财务部工程部餐务部口厨务部口前厅部客房部 匚康乐部 匚人事部 口保安部事宜：呈报：董事长抄报：XX X X X X日期：2012年X月X日编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001（前四位为年份，后三位为部门发文编号）（正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”发出：职务:年 月 日（此处为亲笔签名）签呈日期：20012年XX月XX日部门编号：S&M 2012 00XFrom：营销部TO:CC:主旨:说明:以上妥否，请领导批示!会签:部门经理:总办:总经理:董事长:公函致：由：部门/编号:日期：年 月日主旨：敬启者:敬颂商祺!茶海之心大酒店有限公司2012年X月X日FAX联络人：收件人：部门：部门：联系电话：联系电话：FAX. No传真号：FAX. No传真号：Subject 事宜：Page页码：页呈 由:文件流转单编号：GMO201200X发文部门/日期：总经办/2012.X.X内容：关于.通知.jy首J/总经办V L B必总经理签字;副总经理签字：总经办主任签字人事经理签字;保安经理签字j川务部 .TJ经理签字;工程:、部经理签字;L餐饮部经理签字;行政总厨签字：房务部经理签字：康乐经理签字：