会议室管理规定.docx

会议室管理规定1 目的为合理调配、充分利用现有资源，规范公司办公区域管理，特制订本规定2 适用范围适用于XX国际会议展览中心非对客会议室的日常管理。3 权责3.1 行政人事部全面负责会议室的日常管理。3.2 场管部负责会后会议室的清洁整理。3.3 各部门作为使用部门须遵循本规定规范申请、使用会议室。4 日常管理4.1 申请4.1.1 各部门使用会议室需提前向行政人事部提出申请，并至行政文员处进行登记。（1）申请时间1）正常情况下需提前2小时申请；2）特殊情况、紧急会议可电话先进行申请；3）每周固定例会、例行使用固定会议室，可不比重复申请，但需于行政文员处登记。（2）会议室使用索引可提前申请相应条件会议室，但遇有冲突时，需服从行政人事部调剂。会议室地点会议室规格适用/既定会议类型I号登录大厅4楼1、人数：10T5人（可加列席5-8人）2、设备：投影仪3、台型：椭圆型例会、重要商务洽谈、内部培训号登录大厅3楼1、人数：20人（加列席18人）2、设备：无投影仪3、台型：椭圆形+课桌型公司内部会议、培训4.2行政文员在接到会议室使用申请后，立即登记在会议室使用登记本上，遇有使用冲突时，应在会议开始之前与相关会议室使用者联系并协调做好安排。4.3若会议室使用申请相关内容（时间、参与人数、所需设备）变更，申请部门需及时知会行政人事部予以调整。4.4会议室使用完毕后，申请部门负责关闭电源、设备，桌椅恢复原样，并知会行政人事部检查并锁闭会议室后方可离开。4.5行政文员负责检查会议室使用前后卫生及硬件是否符合使用要求，必要时联络场管部及工程部协助维护。4.6注意事项4.6.1会议室使用人员须爱护会议室环境卫生及设施设备，若发生人为损坏需照价赔偿。4.6.2会议室使用需遵循先登记后使用、先紧急后一般的原则。4.6.3投影仪等设备未经允许不得随意调整，如出现故障，须通知工程部专业人员进行调试。5记录表单无