采购员岗位管理制度规范.docx

采购员岗位管理制度规范采购员岗位管理制度一、采购员岗位职责范围1、公司原材物料及零配件的采购工作；2、负责与客户的业务谈判及经济合同的起草；3、负责督促按时进货及发票及时到帐；4、负责联系到货、过磅、通知质检部验货、卸货等具体工作；5、负责做好各种采购记录6、负责市场信息的收集、交流与反馈；7、负责与客户的经济往来帐务的核对。二、岗位业务流程（一）了解市场、联系客户、业务建立1、通过对所购货物市场的了解，联系有合作可能的客户；2、了解客户的相关情况及产品性能、价格、质量、售后服务、付款方式等；3、与客户初步达成合作意向，向客户索取相关资料、办理业务的相关手续及产品的有关材料；4、同时向客户介绍我公司相关情况；5、合同签定：具体商谈合作方式、所采购产品、规格、数量、质量要求、运输方式、付款方式等等。（二）、履约、发票到帐1、与客户洽谈详细采购细节，包括货物的规格、品种、质量要求、数量、单价等（以电话或传真的方式）；2、报请部门经理及分管副总审批合同；3、以传真或电话方式告知客户及时安排发货；4、告知客户我公司所需要开具增值税发票的相关资料；（三）、办理接货、入帐手续1、当所购货物到达公司后，应及时通知车间前来监磅；2、通知装卸队卸车；3、化工原料要通知车间取样化验；4、整机设备要通知车间保全班长验收，并在发票上签字收到,由车间主任签字确认；5、零配件到货后通知保全班长验收，并开具领料单；6、零配件发票必须凭领料单由制单员开具验收单，并有采购员审核、签字；7、零配件发票必须凭领料单、验收单，到五金库审核、签字、盖章；8、所有入帐发票首先由经办采购员审核、签字；9、发票由采购员签字后，必须经供应部经理审核、由分管副总签字方可到财务部入帐、付款。2、电话、传真等其它办公用品执行公司日常办公管理规定、行政办公费管理规定及本部门制定的电话管理规定。三、0HSAS18001责任1、工作环境：办公室内或出差在外；2、注意办公室电源安全；3、注意上下班交通安全；4、随车提货时要确保货物安全及人身安全，防止交通事故发生；5、严格按照相关规定采购劳动防护用品；6、出差时注意防盗、防抢劫，确保货款安全；7、不宜长时间操作电脑；8、遵守法律法规，尊重出差当地民情风俗；9、注意仪表整洁，不穿奇装异服，不留怪发型；10、遵守财务制度；11、保守公司秘密；12、尊重顾客隐私，保守顾客机密；四、IS09001责任1、随时做好与客户进行信息沟通（包括到货时间、规格、数量、价格、付款方式等）的各种记录及传真信件、邮寄信件的收发保管;2、保证为客户及时提供公司所需求货物的一切信息资料；3、随时了解市场行情的变化；4、对客户提供的信息应及时进行处理汇总，并向部门经理汇报；5、加强同各供货单位的联系、沟通、保持良好的对外关系；6、协调各分厂所需物资的购进时间顺序，保障供应。五、IS014001责任1、保持好工作环境卫生；2、废旧电池集中存放，以免污染环境；3、废旧办公用品应分类入垃圾箱；4、节约能源：办公室人走灯灭、随手关闭水龙头；5、尽量采购对环境影响小的原材料；6、对所接触的客户或其他相关方施加环境影响，促其遵守公司的环境方针要求。