莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴证照管理制度.docx

莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴、证照管理制度第一条目的为规范莆田市湄洲妈祖慈善基金会（以下简称“基金会”）各类印鉴、证照的管理，合理、有效地予以使用，杜绝印鉴、证照被人盗用和各种不规范操作的现象，造成不良的影响及损失，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于基金会所有员工。第三条印鉴管理一、印鉴类别及使用范围（-）公章：按法定程序经工商综合办公室门注册登记，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的正式印章。主要用于以单位名义（企、事业）发出的公文、公函、协议、报表、通知、申请、介绍信、证书、奖状、出具的证明及其他有关材料等。（二）法人章：刻有单位（企、事业）法人名字的具有法律效应的印章。主要用于法人代表授权证书、人事劳动合同、银行汇票、现金支票等。（三）财务章包括：财务专用章、发票专用章等。二、管理机构（一）基金会办公室负责公章、法人章、等印鉴的归口管理。主要职责包括：根据基金会需要，确定印鉴的类别、使用范围；负责印鉴的刻制、保管、废止、回收及销毁等；制定基金会印鉴管理的规章制度和监督、检查印鉴管理制度的执行情况。1 .公章：莆田市湄洲妈祖慈善基金会公章2 .法人章：莆田市湄洲妈祖慈善基金会法人章。（二）基金会财务人员负责各类财务专用印鉴的归口管理。三、印鉴的保管及使用（一）基金会办公室对印鉴实行专人保管，平日随用随锁。印鉴保管人不得擅自将印鉴委托他人代管代用，必须委托的须经秘书长批准后执行。（二）基金会财务章由秘书长指定财务人员专人保管，且法人章（银行印鉴专用）和财务专用章须分开保管。（三）严禁任何人员未经印鉴保管人同意，擅自取用印鉴。（四）印鉴如遇到遗失、损毁和被盗等情况时，经秘书长批准后，由印鉴保管人负责办理重新制作等相关事宜。（五）印鉴保管人离、调职时，须办理印鉴交接手续。（六）使用印鉴前必须填写莆田市湄洲妈祖慈善基金印鉴（证照）使用登记薄（附件一），经秘书长审批后，由印鉴保管人统一施印并备案。（七）印鉴保管人施印前应对申请用印的材料进行审核，并有权对用印申请所选的印鉴种类提出质询，严禁在任何空白的材料上施印。（A）外单位人员要求施印时，必须由秘书长代办或陪同下方可施印。（九）印鉴原则上不得外带使用，如有特殊情况须外借的，须经秘书长批准后执行。（+）印鉴遗失、损毁或被盗，在新印鉴使用前，由印鉴保管人负责通知各人员。四、印鉴的刻制及废止（一）基金会办公室负责对印鉴刻制、添制（改制）及废止的管理，由印鉴保管人负责填写莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴登记表（附件二），经秘书长审核，理事长审批，方可至相关定点刻章处进行刻制。（二）由于机构变更或其他原因废止的印鉴，由基金会办公室负责保管，除特殊需要，废止的印鉴原则上保存三年，其中废止的公章须长期保存。第四条证照管理一、证照类别机构证照包括：法人登记证书（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、税务登记证、开户许可证、机构信用代码证、IC卡、社会保险登记证及其他证件。二、证照管理（一）基金会办公室负责证照的申报、注册、变更、年检等相关手续的办理，并指派专人保管证照。（二）基金会各人员使用或借阅各类证照前，须填写莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴（证照）使用登记薄（附件一）,并注明归还日期（不得超过3个工作日），经秘书长审批后,由证照保管人负责登记备案。（三）证照在外借过程中如出现损坏或丢失，应出具书面情况说明，经秘书长审批，由基金会办公室负责办理证照的挂失和补办手续，并将情况上报理事长。（四）证照保管人离、调职时，须办理证照交接手续。第五条严禁私自刻制印鉴。第六条违反印鉴刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。第七条因个人原因误用、滥用或超范围使用印鉴而造成公司重大损失的，依据理事会的决议对有关当事人予以处理。第八条本制度解释权属基金会秘书处，经基金会理事会审议通过，自公布之日起执行。莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴、证照使用登记薄序号申请日期申请部门申请人印鉴（证照）使用用途及事由印鉴（证照）类别使用日期归还日期经办人备注1234567891011121314莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴登记表登记日期：名称：年月日种类：用途：制成日期：印章材质：印制人：年月日（印模）废止日期：废止理由：年月日备注：秘书长审核：年月日理事长审批：年月日