组织代码及管理文件编制规范.docx

组织代码及管理文件编制规范1 .目的和适用范围1I目的为规范XX各部门、分公司组织代码编码规则，规范管理文件分类、编号、文件格式等，特制定本管理规范。1.2适用范围公司各部门、分公司，全资及控股子公司参照执行。2 .引用标准3 .术语和缩略语4 .职责5 .控制程序5.1 管理文件及其记录的编号规定5.1.1 管理文件的编号9位位值含义1C管理文件Q支持文件S范例Z作业指导书2-3FMXX文件标识码4-5责任部门、分公司文件代码责任部门、分公司管理文件代码(见5.1.2)6类别(0/A)公司级文件为“0”，部门、分公司自管文件编号为“A”7-9数字（001-999）文件流水号，7-9位为文件流水号5.1.2 责任部门、分公司文件代码使用e-HR（人力资源管理系统）中机构编码的第5-6位作为责任部门、分公司文件代码。单位（部门）文件代码综合管理部ZH党群工作部DQ战略发展部Z1运行与安全管理部YX财务评价部CW科技创新部K工程技术分公司GC计控技术分公司K系统集成分公司XT市场拓展分公司SC园区建设指挥部YQ智能制造研究院ZN其他005.1.3管理文件中有关附件编号管理文件的附件是文件正文之后，用以执行管理操作、描述管理流程、说明管理要求、提供编制参考的各类内容，包括：表格、流程图、分类、分工、样例、模板等。附件要标明附件编号、附件名称，并在正文“报告和记录格式”章节中进行明确描述。附件编号用“+文件编号+两位顺序号（01-99）+修改号（初版为空,第一次修改用A,第二次修改用B,依此类推）”表示。5.1.4 管理文件作废后的编号管理文件作废以后，原则上不再用其编号；但因体制或标准变化等原因对管理文件整体改版以后，文件编号不受此限制。5.2 管理文件的版本号以“VX.X”格式表示，其中：整数位是版本号，初始版本号为1,升版时连续递增；小数位为修订次数0-9,初始状态为0,第10次修订后，则应该进行升版。5.3 管理文件的日期管理文件中包括拟稿日期、审核日期、修改日期、发布日期、实施日期。其中，xx（管理）文件修改变更记录中的修改日期以“YYYY.MM”格式表示，其他日期均以“YYYY.MM.DD”格式表示。日期的先后顺序关系为：修改日期二拟稿日期W审核日期发布日期实施日期。其中，发布日期不得早于文件签发日期；实施日期要晚于发布日期3个工作日以上，以进行必要的通知、导入、培训等。5.4管理文件的内容和格式5. 4.1管理文件的字体格式（见xx000101）6. 4.2管理文件的基本内容和格式（见xx000102）7. 相关文件6. 1xx0001管理文件控制程序7.报告和记录格式7. 1xx000101管理文件的字体格式7. 2xx000102xx管理文件格式8. 文件修改变更记录XX（管理）文件修改变更记录文件编号：xx0001修订部门：科技创新部序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容日期:日期:拟稿:审核:管理文件的字体格式黑体1号字黑体3号字4号字XX信息技术股份有限公司管理文件文件标题文件编号、版本号、签发：仿宋体GB2312（此下有一横线与正文分开）正文页脚仿宋体GB23124号字在下行的上下各有一横线“发布日期、实施日期：”：仿宋体GB2312加粗小4号字“文件号共页、第页”：仿宋体GB2312小4号字，左右对齐纸张A4页面设置页边距：上下2.54；左右3；页眉：13页脚：1.3行距：固定值；设置值：20磅xx000102XX管理文件格式XX信息技术股份有限公司（XXX部）管理/支持文件文件编号：版本号：VX.X签发：毗处写文件名1 .目的和适用范围1.1 目的：说明编写该文件的目的1.2 适用范围：说明该文件的适用的业务范围和部门范围2 .引用标准列出该文件所引用的适用的国际、国家或行业标准或文件3 .术语和缩略语列出该文件所使用的术语和缩略语及其含义4 .管理职责说明该文件所涉及的部门和/或岗位的职责5 .控制程序按步骤写明该文件所涉及的工作流程、应产生的文档、记录以及评审、验证、确认要求等6 .相关文件列出与该程序相关的管理文件的编号和名称7 .报告和记录表式列出该程序所使用的报告、报表和记录格式的编号和名称8 .文件修改变更记录XX（管理）文件修改变更记录文件编号：修订部门：序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容1VX.XYYYYMM以下为页脚格式拟稿:审核:日期:日期:发布日期:文件编号实施日期：共X页第y页