制度章程--采购管理制度与工作流程.docx
采购管理制度与工作流程为规范采购流程，提高采购工作效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，加强与各部门之间的配合，特制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。二.适用范围适用于本公司采购三.职责权限采购员：负责物业公司各项物资的采购工作。（包括询价、比价、招标、业务洽谈、合同起草、合同审批、签订合同、合同执行等内容）采购部负责人负责对采购询价、比价报告审核；参与招标过程及谈判；采购合同审核;采购员工作业绩考核等工作。财务部负责人负责采购计划审批；采购合同价格以及付款方式的审核和审批，并参与合同谈判；负责财务结算审批。公司总经理负责采购计划、采购合同、资金结算付款批准。,内容1、采购基本流程采购需求一采购计划一寻找供货商一询价、比价、议价、招标一采购洽谈一合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务等条件）一交货验收（仓管）一检验（不合格退、换货）一入库一计划对账一财务结算2、采购计划采购计划分为月度采购计划和临时性采购计划，各部门根据需求，提报物资采购计划,采购计划需体现物资名称、型号、品牌、数量等必要条件。2.1月度采购计划：各使用部门根据每月物资需求，每月25日前拟定月需用物资申请，经物业公司各有关部门审批后，由采购部组织实施。2. 1.1办公用品月采购计划：各部门提报本部门办公用品用量至综合管理部，由综合管理部进行汇总、签批后，采购部组织实施。2. 1.2维修类、绿化类、保洁类、污水站用品采购计划：由各部门对本月需求计划进行汇总、签批后，采购部组织实施。2. 2临时采购计划：对于因维修、办公急需、技术改进等不可预见的原因需采购物资时，由各需求部门提报临时采购计划，说明原由，经审核批准后报物业公司采购部进行采购，除上述情况以外的临时采购计划原则上不受理。对于采购金额在500元以下的临时办公用品采购计划，可由办公室人员进行应急采购。2.3固定资产采购计划：固定资产采购计划由各使用部门根据固定资产需求提报，经物业公司各有关部门审批后,由采购部组织实施。3、供应商的选择和考核严格按“货比三家”的原则进行市场调查，要求供应商提供完整的档案资料（质量、价格、客户群、付款方式、交货口期）等的综合资料。必要时需进行现场考察，考察内容包括生产能力、过程控制、现场管理状况、质量保证能力、资信情况、以往业绩、服务及合作意向等内容，并写出书面市场考察报告，形成供应商名单。4、询价、比价、议价、招标。4.1采购金额在5万元以下的，实行比质比价采购；通过对同类物资质量、价格及供应商相关资质进行比较后进行合同采购，对于新开发的供应商经过评定后列入合格供方名录实施采购。4. 2采购金额在5万元以上，50万元以下的，实行竞争性谈判采购，相关部门（使用部门、采购部、财务部等）需参与谈判过程；4.3采购金额在50万元以上的，按集团招标管理规定要求执行。5、合同5.1 合同类型5. 1. 1 一次性采购合同采购金额超过5000元的一次性采购业务需签订采购合同，当在明码标价的公共经营场所（商场、超市等）采购物资，以及其它无法签订合同的情况下，应在购买申请时注明采购方式。6. 1.2年度采购合同长期稳定地多次发生的采购业务，应与供应商签订年度采购合同，年度采购合同应包含技术协议、质量协议等附件。5.2 合同谈判合同的谈判必须按职责规定进行，所有业务至少有两人以上参加谈判；技术性强的采购业务谈判，必须由提报部门技术人员参加；同时采购部负责人、财务部负责人及各相关负责人一并参与谈判。（合同谈判内容包括采购物资的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面。）6、交货验收货物到场后，由仓管员与使用部门人员共同对货物进行验收，验收内容包括：货物的数量、质量。7、检验货物检验根据“谁使用谁检验”的原则，由仓管员与使用部门人员双方共同检验后，合格的物资，由仓管员在送货清单上签字确认并入库；若采购的物资验收不合格，则对该批物资依据“不合格品处理”执行退换货，采购部及时与供应商进行沟通处理。8、财务结算货物验收入库后，采购员根据合同规定走财务结算流程，进行付款。五、供应商管理1、供应商选择1.1 基本原则：要求与公司发展相匹配，至少从事所处行业2年以上；1.2 择优选择原则：在相同报价与交货条件下，应选择品牌形象好，能提供优质产品及服务的供应商。1.3 共同发展原则:采购部应选择可全力配合公司发展的供应商作为合作伙伴，实现稳固而互利的合作关系2、供应商评价2每半年一次使用供方业绩评估表对供方进行业绩评估（百分制），评估时根据季度考核结果，质量占40%,价格占25%,交货期占25%,服务占5%,其它（公司实力、配合度、环境和职业健康安全管理等）占5%。经年度评估总分低于60分的，取消其合格供方资格。2. 2每年年底，由物业公司采购部组织财务、使用部门等人员对供方进行全面考核、复审，经考核合格后填写合格供方名录，报物业公司总经理批准后作为选择更新合格供方的依据。
