云建缅2017005号 云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部关于下发合同管理办法试行.docx

云建缅【2017】005号签发人：云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部关于下发合同管理办法（试行）的通知各部门:现将云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部关于下发合同管理办法（试行）下发，请认真遵照执行。附件：云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部关于下发合同管理办法（试行）云南省,建麴资控股MW限公司云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部2017年11月15日拟稿：项目管理办公室校对：杨凡打印：刘晓锋云南省建设投资控股集团有限公司缅甸区域经理部合同管理办法（试行）第一章总则为进一步提高、规范缅甸区域经理部工程项目总承包管理水平，强化建设工程合同的管理，重视契约精神，确保整个工程项目在项目决策、工程设计、采购、施工等全生命周期内的全过程、各环节按合同的规定完成和执行，提高合同履约率，减少合同纠纷，依法维护集团合法权益，树立集团良好的社会影响，根据中华人民共和国合同法的规定，结合区域实际情况，制定本办法。第二章本办法管辖范围第一条本办法的管辖范围为集团有限公司（或缅甸有限公司）与建设方（业主）签订的对外EPC总包、工程总承包、工程施工专业承包等合同，由国际工程部授权区域行使管理职能。第三章合同的管理体制第二条合同管理作为工程项目管理的一个重要组成部分，必须融合于整个工程项目管理。要实现工程项目管理的目标，必须对项目全部工作内容、项目实施的全过程及各环节进行动态的、有效的监控和管理。第三条就目前缅甸区域部门及人员配置不够完善情况下，缅甸区域合同管理按照分类归口管理的原则，与建设方（业主）签订的对外建筑工程合同、分包合同、采购合同、服务合同（设计及物流）等统一由项目管理部门负责；项目可行性研究编制合同及MOU由经营部门负责；与当地员工外聘合同由综合办负责；合同的履约、支付由财务部核定。第四条本办法仅对缅甸区域经理部项目管理部门管辖范围作进一步规定，其余的管理办法由各对口管理部门出台具体规定。第四章合同管理的职责第五条合同管理的职责1 .经营管理部门负责向项目管理部门进行项目前期跟踪情况交底，将业主的期望、意图、要求等准确传达。2 .项目管理部门负责合同形成阶段的全部工作，具体负责合同的起草、谈判、评审、签订、交底工作；或对外合同若是国内总部签订，项目管理部门负责合同执行的交底、监管、控制、协调、变更等。3 .若是区域代表总部授权签定对外合同，区域各职能部门、项目部配合项目管理部门完成合同签订前的评审工作，提出各归口的意见及规避风险的措施，交由项目管理部门汇总。4 .项目管理部门整理汇总各归口意见，梳理合同签订前的风险及措施给领导决策，待分管领导审核、区域总经理审批后进入合同签订阶段。5 .项目管理部门负责将已签订的工程合同及时提供给财务部门、经营部门、综合办、项目部，同时将合同附件（招标文件、投标文件、答疑澄清文件、承诺函等）提供给项目部，并做好合同的交底、归档整理工作。6 .项目经理负责合同的具体实施工作，包括合同实施过程的对分包单位及项目部人员的合同交底、合同控制、合同跟踪等管理工作，严格履行合同，要带领项目部所有人员熟悉合同的每一条款的深刻内涵，强化合同管理的责任心，力争从合同条款中寻找可以进行索赔的依据。在合同实施过程中，对于合同发生的变更、存在的风险及采取的措施等事项要及时与项目管理部门沟通，实现合同实施过程的动态管理，确保合同目标的实现7 .项目管理部门组织合同相关部门人员完成合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作。8 .在工程结束、合同收尾阶段，项目经理应向区域项目管理部门提交合同履行总结，对合同的履行情况进行全面的分析。第五章合同的管理流程第六条合同管理分为合同形成阶段、合同履行阶段、合同收尾阶段等三个阶段，具体的管理流程如下：（主要针对区域代表总部签定的对外合同）合同管理流程图第六章合同管理流程的实施第七条合同形成阶段工作由区域项目管理部门负责实施。此阶段的主要工作重点是合同的谈判、评审及签订工作。1 .建设工程合同正式签订前，首先项目管理部门与业主方进行多方谈判，明确合同关键条款和细节，并且按照合同评审程序组织评审。合同评审由项目管理部门牵头，草拟合同文本，组织区域各职能部门、项目部等对合同草案进行评审，做好评审记录，并综合意见后重新修订合同，报分管领导审核和区域经理审批。合同评审表格详见附表。2 .建设工程合同要求合同条款完整，内容表达清楚，字迹清晰，尽量规避和减小合同风险。若涉及中英文对照合同，原则以英文条款为准。3 .合同的签订由集团国际部或国际部委托的合格代理人签订。4 .对外签订合同，必须签订书面合同。采用信函、数据电文等形式订立合同的，应在合同成立之前要求对方签订确认书，签订确认书时合同成立。5 .所有区域授权签定的合同必须发回国内备案。第八条合同履行阶段由区域各职能部门和指挥部、项目部共同完成。1 .合同交底：合同签订后，区域项目管理部门组织各职能部门和项目经理、项目部相关人员进行合同交底，对合同内容进行分析，对合同的要点和易产生歧义的合同内容做充分的理解。2 .合同实施：本过程主要由指挥部、项目部负责实施。合同实施做到以合同分析的成果为基准，对合同实施的整个过程进行全面跟踪、协调、检查、对比和纠正。按时统计合同的执行情况，并对口上报区域项目管理部门，使合同实施过程中出现的情况得以及时解决。第九条合同收尾阶段由区域项目管理部门组织各职能部门就合同签订情况、合同执行情况、合同管理工作及合同条款进行分析评价，做出分析报告和评价结果，报送区域领导班子审批确认，作为考核各相关职能部门、及项目部的依据之一，同时将分项报告和评价结果存档留查及发回国内备案。第七章合同文本的使用及合同专用章的管理笫十条尽量采用国家颁布的统一示范合同文本或菲迪克国际合同范本，无国家、地方和公司范本选用时，由项目管理部门根据项目的具体情况，结合项目所在地相关的法律法规，参照类似工程项目合同进行起草。第十一条合同专用章专供签订合同使用，严禁外借、转让;合同必须加盖合同主体的合同专用章（合同专用章上的单位名称必须与合同主体单位名称一致）；合同专用章的使用应有相关的批准和登记程序。第八章合同管理的权限第十二条凡在集团国际部授权范围内的合同，法定代表人或法定代表人的委托人方有权签署合同，合同章专管人员凭法人签字或法人委托书加盖合同章。必要时可请律师审核，公证部门公证。第十三条合同履约过程发生违约事项，应按合同条款规定处理；由合同业务执行人及时通知合同主管部门。第十四条合同争议发生后，合同管理相关人员应在合同规定的期限内进行调查和取证；力促双方采取友好协商的方式解决合同争议，以最大限度减少双方由于纠纷而造成的损失。合同争议或变更事项其协商结果须形成书面协议，作为原合同补充，并按协议执行。第十五条合同纠纷协商不成，及时向主管领导汇报。如果争议双方协商不成，寻求第三方调解；如果调解仍然不能成功,合同管理相关人员负责收集、整理、保存必要的证据材料，为起诉提供条件。第九章考核与奖罚第十六条合同管理和执行应列入有关部门的目标计划指标和考核范围，在项目实施完成对各责任主体进行相应的考核，并列入年终考核。第十七条区域经理部根据实际情况，对合同管理成绩显著者予以奖励。第十八条若有以下情况，区域经理部将依据情节轻重决定处罚：1 .应当订立书面合同而未签订的；2 .合同主管部门经办人遗失或擅自销毁合同或附件的；3 .应追究而未追究对方违约责任的；4 .玩忽职守，弄虚作假，徇私舞弊的。第十章附则第十九条本办法自发文之日起执行。第二十条本办法解释权归区域项目管理部门负责。云南建投集团有限公司国际工程部缅甸区域经理部合同评审表（一）编号7y合同名称时间起草部门评审要点1、合同条款要求是否明确、合理、可行；2、各职能部门是否有能力按合同要求完成所承担的任务；3、是否能执行合同规定的法律、法规及工程施工规范和标准；4、是否能满足顾客的其他要求；5、其它。部门评审意见签字注：云南建投集团有限公司国际工程部缅甸区域经理部合同评审意见汇总表（二）编号7y合同名称评审时间组织部门项目管理部门综合办经营部门财务部门项目部区域整理记录人年月日云南建投集团有限公司国际工程部缅甸区域经理部合同签订审批表（三）编号7y合同名称合同一方合同内容摘要经办人：日期：审批部门审批意见签字项目管理部门分管领导区域经理