文书类电子文件单套归档管理技术规范.docx

文书类电子文件单套归档管理技术规范1范围本标准规定了文书类电子文件单套归档的一般技术要求，包括归档流程、归档功能、归档信息包组织、归档元数据、归档格式等要求。本标准适用于各级党政机关文书类电子文件的归档和处理，其他机关和企事业单位文书类电子文件归档可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版木（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T39362-2023党政机关电子公文归档技术规范DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T70-2018文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。文书类电子文件administrativee1ectronicdocument在办公自动化系统或协同办公平XX形成、办理、传输和存储，反应党政机关党务、政务等各项管理活动形成的电子文件。电子档案e1ectronicrecord具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文书类电子文件。注：改写DT582014,定义2.2。3.3归档archiving将具有保存价值且办理完毕的文书类电子文件及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。注：改写注/T39362-2023,术语和定义3.3。单套归档sing1earchiving仅以电子形式归档文书类电子文件的方式。内容数据contentdata文书类电子文件或电子档案中包含的数字对象。注：改写IS014721；2012,定义。元数据metadata描述文书类电子文件或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。注：改写GB/T18894-2016,术语和定义3.3。归档信息包ArchiVingSubmissionInformationPackage文书类电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对文书类电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。办公自动化系统officeautomationsystem一种用于集成办公活动的信息处理系统。GB/T5271.27-2001,术语和定义协同办公平台co1Iaborativeofficeautomationp1atform多家党政机关共同使用，协同办公的办公自动化系统。4总则4.1 开展文书类电子文件单套归档的前提是文书类电子文件通过办公自动化系统或协同办公平台形成、流转和办理,办公自动化系统或协同办公平台应具备成熟稳定的文件流转、电子签名、安全认证等功能。4.2 开展文书类电子文件归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。4.3 文书类电子文件的收集、整理、移交工作应由文件形成或办理部门负责，档案部门负责档案接收并对整个归档过程予以必要的业务指导。4.4 文书类电子文件归档时应去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；电子档案内容数据中应不包含非开放的压缩、加密、签名、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性。4.5 5文书类电子文件归档范围和保管期限可由各党政机关分别制定，对于多家党政机关共同使用的协同办公平台，也可制定协同办公平台统一的归档范围和保管期限（参见附录A）o文书类电子文件归档范围和保管期限的制定应按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求。4.6 文书类电子文件办结后应按照归档范围的要求即时归档，向档案部门移交时间最迟不超过文件办结后的次年6月。4.7 文书类电子文件单套归档工作应通过电子文件归档功能在线完成，并应采用相应的技术手段确保归档的文书类电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。5归档流程要求1.1 总体流程文书类电子文件归档流程从文书类电子文件办结开始，到档案部门接收归档信息包结束。文书类电子文件归档流程见图1：文书类电子文件归档流程业务部门档案部门电子文件办结图1文书类电子文件归档流程示例1.2 流程说明文件采集文书类电子文件流转办理结束后，根据归档范围要求自动将办公自动化系统或协同办公平XX办结的文书类电子文件内容数据和元数据进行采集，并符合以下要求：a）采集的元数据应符合第8章的规定；元数据采集以计算机自动采集为主，无法自动采集的元数据可采用人工录入；b）采集的文书类电子文件内容数据应符合第9章的规定；对于不符合归档格式要求的文书类电子文件内容数据应进行格式转换。5. 2.2整理组件按照DA/T222015及文件整理相关规定对文书类电子文件开展整理工作。文件整理的步骤如下:a）组件：文书类电子文件一般以件为单位进行整理，存放至归档文件夹中，件内文件的构成以及件内文件排序应符合DA/T22-2015的要求；b）编号：对完成组件的文书类电子文件，按照DA/T222015的要求编制档号。6. 2.3封装固化按照归档信息包结构（见第7章）要求对整理完毕的文书类电子文件进行封装，形成归档信息包。并使用数字签名、数字摘要、时间戳等技术手段，对归档信息包进行固化。生成的固化信息可单独保存，并建立与归档信息包的关联。7. 2.4归档检测通过专业检测工具或系统集成的检测功能，按照DA/T70-2018的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，记录检测时间、检测结果等信息。8. 2.5提交归档文书类电子文件提交归档过程中，业务部门应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息，并根据清点和检测结果登记电子文件归档登记表，形成归档目录清单。业务部门应将归档信息包连同电子文件归档登记表一起向档案部门提交归档。电子文件归档登记表和归档目录清单见附录B。9. 2.6接收检测档案部门按照DA/T70-2018的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，记录检测时间、检测结果等信息，对于不符合要求的归档信息包予以退回，并注明退回原因。10. 2.7接收入库档案部门接收归档信息包时，应清点、核实文书类电子文件的保管期限、数量等信息，根据清点和检测结果登记电子文件归档登记表，接收符合要求的归档信息包，完成文书类电子文件归档工作。6归档功能要求10.1 档功能基本要求电子文件归档功能应包括文件采集、整理组件、封装固化、归档检测、提交归档、接收检测、接收入库等功能。电子文件归档功能的设计实现可参见GB/T39362-2023附录A。11. 2归档功能建设方式根据电子文件归档功能与办公自动化系统、电子档案管理系统耦合程度的不同，电子文件归档功能的建设方式包括独立式、前置式、后置式三种，见图2。电子文件归档功能作为一个独立的应用系统存在，办公自动化系统办结的文书类电子文件传输至电子文件归档系统完成收集、整理、封装、检测等操作，再归档至电子档案管理系统中。b）前置式电子文件归档功能作为一个功能模块嵌入办公自动化系统中，文书类电子文件办结后调用电子文件归档模块完成归档操作。C）后置式电子文件归档功能作为一个功能模块嵌入电子档案管理系统中，办公自动化系统办结的文书类电子文件传输至电子档案管理系统，调用电子文件归档模块完成归档操作。电子文件归档功能宜作为一个功能模块嵌入办公自动化系统中，特别是新建的办公自动化系统，应具备电子文件归档功能。己运行的办公自动化系统无法嵌入归档模块来满足归档要求的，可以采用独立式、后置式的建设方式实现文书类电子文件归档。7归档信息包组织11.1 档信息包结构归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档文书类电子文件,文书类电子文件以DA/T22-2015规定的分类方式为依据进行组织。以采用年度一保管期限一机构（问题）三级分类方式为例，归档信息包结构示例见图3。匚7归档信息包说明文件.XM1归档目录.XM1匚二7年度1文件夹i二7保管期限1文件夹Cpz机构1文件夹匚二7电子档案1文件夹电子档案1元数据.XM1电子档案1内容数据1OFDj电子档案1内容数据2.MP4；电子档案I内容数据3.SVGj电子档案I内容数据NWAV电子档案N文件夹IC机构N文件夹Uz1保管期限N文件夹UZ1年度N文件夹图3归档信息包结构示例11.2 构说明7. 2.1说明文件说明文件命名为“说明文件.XM1”，存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等，XM1文件的编码格式为Utf-8。7. 2.2归档目录归档目录命名为“归档目录.XM1”，存放归档信息包中所有归档的文书类电子文件的目录信息，每条归档目录与每件电子档案相对应，电子档案归档目录应至少包括档号、文件编号、文件题名、责任者、形成日期、密级、电子全文数等信息，XM1文件的编码格式为Utf-8。12. 2.3电子档案文件夹文书类电子文件按件整理，每件电子档案设置一个电子档案文件夹。电子档案文件夹一般以档号命名（例如“Z109-WS-20I1T-BGS-0001”），存放电子档案内容数据及电子档案元数据。电子档案内容数据包括组成该件电子档案的版式文件、图像文件、图形文件、音视频文件等，例如电子公文内容数据包括文件处理单、公文主体（包含正本、定稿及历次修改稿）及其他附属文件。电子档案内容数据按照“档号”+“XX”（XX指两位件内顺序号）的方式命名，例如“Z109-WS-2011-Y-BGS-OOOI-Oi.OFD,0电子档案元数据以XM1文件方式存放，描述此件电子档案的内容、背景、结构及其管理过程信息，XM1文件的编码格式为utf-8<.8归档元数据要求12.1 明文件说明文件元数据见表1。表1说明文件元数据序号中文名称英文名称约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段1信息包标识informationpackageidentifier必选不可重肛简单型字符型归档阶段2信息包类型informationpackagetype必选不可重复简单型字符型归档阶段3创建者creator必选不可重复简单型字符型归档阶段4创建时间creationtime必选不可重复简单型日期时间型归档阶段5创建环境creationenvironment必选不可重复简单型字符型归档阶段6存储位置storage1ocation必选不可重复简单型字符型归档阶段7信息包说明informationpackagestatement可选不可重复简单型字符型归档阶段12.2 档目录归档目录元数据见表2。表2归档目录元数据序号中文名称英文名称约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段1档号archiva1code必选不可重复复合型字符型归档阶段2文件编号documentnumber可选不可重复简单型字符型办理阶段3文件题名documenttit1e必选不可重复简单型字符型办理阶段4责任者author可选不可重复简单型字符型办理阶段5形成日期issueddateofdocument必选不可重复简单型日期型办理阶段6密级