文件和资料管理制度.docx

文件和资料管理制度生效日期：1.0为了加强文件和资料管理，充分发挥文件和资料的作用，根据文件控制程序及质量记录控制程序和有关技术文件标准管理的规定，制定本制度。2.0技术标准文件和资料是指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）。技术标准文件和资料是公司文件和资料的重要组成部分。3.0技术标准的制定部门和单位应当建立健全技术标准文件和资料管理工作制度，达到技术标准文件资料完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现技术标准文件和资料管理的现代化。4.0技术标准文件和资料按保管期限，分为永久的和长期的两种。下列文件和资料需要永久保管：（一）公司高层（董事总经理等）下达任务的文件；（二）技术标准报批稿；（三）技术标准编制说明及其附件；（四）各种意见汇总处理表；（五）技术标准审查会议纪要或函审结论；（六）技术标准报批公文；（七）技术标准申报单；（八）技术标准发布本；（九）技术标准正式出版本；（十）技术标准修改通知单及其附件；（十一）技术标准作废通知单。下列文件材料需要长期保管：（一）论证报告；（二）调研报告；（三）试验验证报告；（四）标准征求意见稿（最后一稿）；（五）标准送审稿；（六）等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料（只归难得的，一般的只列目录和出处）；（七）标样。5.0永久保管的，按公司文件和资料管理部门的规定办理；长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的文件和资料。属长期保管的废止标准文件和资料，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。6.0公司ISO办负责归口管理技术标准文件和资料原件。研发、工程、采购、品管、市场、生产、货仓部门的技术标准文件和资料副本，分别由各部门负责管理。各种外来标准归口ISO办部门负责管理其相关标准文件和资料。除技术标准外的其它有关质量管理体系文件由ISO办部门负责管理。和公司运作有关的含各种行政指令的文件和资料，如有规定由ISO办负责管理的则由ISO办负责管理；如未明确规定的则由行政部统一按本说明和相关程序进行管理文件和资料。文件和资料管理制度生效日期：7.0本说明所列部门的文件和资料管理人员（通常为该部门的文员），具体负责文件和资料管理工作。其职责：（一）收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用文件和资料；（二）编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料；（三）负责组织和承担标准文件和资料的鉴定和销毁；（四）监督检查文件和资料的修改、补充和复制；（五）按ISO办主管部门的要求，办理永久的文件和资料的移交手续；（六）认真执行文件和资料管理制度。8.0所有文件和资料由编制部门负责收集有关材料并加以整理，向相应的文件和资料管理部门负责提供。9.0文件和资料编制部门、ISO办公室或参与制定、修订的其他部门，在制定、修订文件和资料工作中所积累的各种文件材料，交本部门文件和资料管理人员按长期保管的要求管理。10.0按文件和资料存放进行分类的管理要求：（一）、各部门自身文件管理制度A）行政、采购、市场部等对内对外的相关文件、来函、简报、会议纪要及重要材料均由总经办负责登记、编号、送印、封发、归档。B）行政、采购、市场部等对内对外的相关文件，应根据董事总经理的指示及公司运作的需要，按其内容由负责的部门起草，文稿形成后送总经办审核呈批。C）经总经办审核呈批的文稿交执行副总经理复核，复核后送董事总经理签发。D）送总经办审核的登记、编号、复印、分发的文件时限要求急件不过半天，慢件不过三天，特急特办。E）文件办理完毕后，总经办应当根据文书立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，立卷归档。个人不得私自保存应当存档的文件。F）凡上报给董事总经理及抄送其他有关部门的文件，必须是正式文件一式两份，不得报送非正式文件。G）对按规定应当销毁的文件，经ISO办主管批准后，按规定登记后及时销毁。销毁时，需有监督人在场。（二）、上、下级部门往来文件和资料的管理制度A）上、下级部门往来文件和资料的登记、分发、送阅、转办、催办、清理和归档工作，由总经办负贝。B）上级部门下发的文件和资料包括各部门经理级以上的文件。下级呈报的文件和资料包括主管级以下的文件。C）对上、下级部门往来文件和资料的传递必须做到及时、准确、安全，传递机密文件时应当采取相应的保密措施。D）对上、下级部门往来文件和资料必须于收到的当日登记并送主管负责人阅批，要严格文件传阅时限。E）批阅、传阅文件和资料必须在办公室进行，不得横传，任何人不准将文件带回家中或其他场所。文件和资料管理制度生效日期:F）总经办要贴签提请董事总经理批示，并根据董事总经理的批示意见，及时呈送有关部门审阅或转交有关部门承办、答复，不得积压。G）总经办要根据董事总经理的指示意见，对承办部门的办理结果进行催办并反馈给批示负责人。H）总经办要对承办完结或相关负责人阅后的文件进行阅卷归档，妥善保存，以便查阅。I）总经办要负责指令监督ISo办、行政部等对阅后的相关文件进行妥善保管，按时返回上级部门。11.0文件和资料的正式文本在审批、发布后，由审批部门人员按规定交ISO办一次归档。12.0文件和资料由审批部门负责整理，文件和资料管理人员负责立卷、登记、上架。文件材料归档时,文件和资料管理人员应当检查、核对；对不符合要求的，交审批部门核实后由文件编制人补充、更正。13.0文件和资料更改或废止后，由审批部门人员负责将更改或废止的原稿、发行稿和审批文件及时归档。14.0文件材料的立卷、归档，按文件控制程序执行，并应当符合下列要求：（一）各类文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。（二）归档的文件材料是原稿或打印稿、复印稿。（三）永久保管和长期保管的标准文件和资料分别装订立卷。（四）文件材料的幅面大于A4（210×297mm）的，按A4幅面折叠；小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。15.0保管文件和资料，应当有文件和资料柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。16.0保管文件和资料，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的文件和资料应当及时修补或复制。17.0管理文件和资料的机构，应当建立健全文件和资料借阅制度。文件和资料一般不外借。特殊情况需要外借时，如工厂内相关部门因工作需要借用（阅），应当经ISO办主管批准，并限期归还；如工厂外（客户或外协厂）的借用（阅），必须按文件控制程序4.4.2执行，经管理者代表批准，必要时经董事总经理批准。18.0任何个人不得将文件和资料占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任:轻者警告、罚款，重者开除。19.0对文件和资料的保存价值，应当定期进行检查。检查工作在有ISO办主管、相关技术标准编制部门和规章制度制定部门负责人的参加下进行。对已经超过保管期、失去保存价值的文件和资料，应当编造清册，经ISO办主管签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。20.0对文件和资料工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，参照职员工奖惩条例第五、六、七条相关规定执行。违反有关文件和资料管理规定，给文件和资料工作造成损失的，参照职员工奖惩条例第八条、第九条、第十条、第十一条的相关规定处理。本说明从发布之日起生效。