物业管理公司钥匙委托管理标准作业规程.docx

钥匙委托管理标准作业规程一、管理处可以进行钥匙保管的范围1、发展商交楼后，业主未入住时由发展商托管的钥匙；2、特定情况下业主托管的钥匙。指：业主确有实际的生活、工作上的不便确需托管钥匙，又不至于给管理处工作带来额外负担的情况；3、物业委托租售时，业主托管的钥匙。二、发展商托管的钥匙1、物业接管验收工作后，管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙，详见物业接管验收标准作业规程。2、接管过来的钥匙由客户服务中心管理人员清楚标明单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。三、业主在特定情况下及物业委托租售时托管的钥匙1、业主委托保管钥匙时，管理人员应按业主托管钥匙委托书（一式两联）要求填写日期、单位、编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。2、管理人员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后，请业主在业主托管钥匙委托书上签名确认。3、管理人员将业主托管钥匙委托书第二联交业主保管。4、管理人员将业主托管钥匙委托书上的有关内容登记在钥匙托管登记表内，并在托管的钥匙上标有业主姓名的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存，并予以标识。四、托管钥匙的管理1、管理处有维修或空置房管理人员，需要使用托管的钥匙时，由客户服务中心管理人员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为：借用人在借用钥匙登记表中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容、然后签名确认。2、办理钥匙退还手续时，管理人员应在核对钥匙数量后，在借用钥匙登记表中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。3、客户服务中心主任应安排管理人员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借用期超过3天未还钥匙者，应致电催还。4、当接到丢失或损坏钥匙报告时，管理人员应报告客户服务中心主任，客户服务中心主任与房地产开发商/业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全，管理人员将处理结果记录在借用钥匙登记表中。5、业主/业主指定的领钥匙人前来领取时，管理人员员凭业主证/领取人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时，应在业主托管委托书下标注移交日期，请业主/领钥匙人签名确认，在无任何证件证明索取钥匙者所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时，管理人员不得将钥匙转交。五、所有与钥匙管理有关的记录应部门归档保存2年。