会议接待管理办法.docx

会议接待管理办法一、目的为进一步提高行政会议接待水平，规范会议室的使用，树立企业形象，特制定本管理办法。二、适用范围适用于公司各类会议接待工作。三、会议接待标准号类别出席人员接待标准1内部会议董事长、总经理、副总经理茶水CN外部会议董事长、总经理、副总经理大堂显示屏（可选）、门口欢迎词（可选）、会议室横幅（可选）、茶水、瓶装矿泉水、桌牌（可选）、铅笔、写字板、水果（可选）、拍照（可选）rU涉外会议董事长、总经理大堂显示屏（英文）、门口欢迎词（英文）、会议室横幅（可选）、桌牌（中英文对照）、茶水、咖啡、瓶装矿泉水、写字板、铅笔、水果（可选）、拍照（可选）四、管理职责行政部负责公司会议接待工作，具体职责有以下几点：1、负责会议室的安排和会议接待工作，根据出席人员的级别提供相应的接待服务，。2、负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适。3、负责会议室各项设备的检查、调试工作及会后清洁工作。4、负责重要会议的横幅、桌牌的设计及打印工作。5、前台服务人员兼任会议接待员，负责会议期间的茶水增补服务。五、会议接待预订流程1、办公区域的会议室由行政部统一安排和调用，因公务需要使用大会议室（第一会议室、第二会议室、第三会议室）的，须提前在前台登记申请。2、会议室登记需要写明会议开始、结束时间，设备及服务需求等。六、会议室使用的管理事项1、会议室使用登记管理1）预订会议室人员需认真填写会议申请登记表，行政部根据会议申请登记表做好会议准备工作。2）会议室使用至少提前4个工作小时申请，非工作日的会议室使用需在正常工作时间内提出申请，以便作好接待准备工作。3）遇临时、紧急会议，电话通知行政部经理，确定是否有会议室。4）会议室优先保证预定部门会议使用。2、会议室设备管理1）投影仪、数码相机、投影设备遥控器、公共笔记本电脑、移动硬盘、U盘由行政部统一管理和维护。2）会议室使用部门应爱护公共设备，若使用不当造成损坏，应及时向行政部报告，以便分析原因，及时维修。出现人为损坏或丢失情况由会议主办部门进行赔偿。3）会议室配置的设备（如桌椅、音响、话筒、插座、充电器、公共电脑等）未经许可，任何员工不得随意挪作他用。3、会议室卫生管理1）会议室使用部门，应文明使用会议室，保持环境卫生，墙面等部位不得随意涂写，不得乱扔废纸等杂物。2）会议室结束后，行政部负责整理并清扫干净，设备及物品确保处于正常状态。七、重要会议接待服务标准1、会议接待人员必须注意仪容仪表，工作服、工牌、工作鞋穿戴整齐，会议开始前30分钟将所需要的桌牌、写字板、铅笔等物品准备到位。2、会议接待人员应提前对会议室进行全面检查，与会议主办部门保持联系，对座位数、桌牌进行核对，同时应对投影仪、音响设备、灯光、花卉、卫生情况、电脑进行逐一检查，不准无关人员进入会议室，一切准备妥当后，可要求会议主办部门到现场观看。3、参会人员进入会场后，会议接待人员应仔细观察，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。4、与会人员基本到会后，会议接待员应随时留意会议室内的茶水情况，每隔20分钟到会议室加茶水，直至会议结束。5、在添加茶水的过程中，会议接待人员应随时留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适，服务工作细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。6、会议结束后，行政部需将所有设备恢复原状，收回所有会议临时用品（桌牌、写字板、铅笔、插线板、充电线、临时加的桌椅等）。7、如遇非工作日会议接待，接待人员需要在会议开始前1小时到达公司，做好会议筹备工作。八、非工作日会议接待补贴标准1、接待人员单独用餐时餐费补贴：上限30元/人/餐（凭餐票实报实销）。2、接待人员会务补贴：IOO元/天/人。九、附件：1、会议申请登记表2、服务选项卡会议申请登记表申请部门申请人申请时间会议主题会议时间会议题目：会议简要内容：开始时间：202_年月_日时分结束时间：202_年月_日时分会议人员构成外部人员名单内部人员名单人数：名单：人数：名单：欢迎词内容（如涉外人员会议请打英文）：会议服务选项卡一、会议负责部门类别内容选项备注行政部场地会议室第一会议室第二会议室第三会议室设备笔记本电脑选定投影仪选定相机选定翻页笔选定物品签约夹选定签字笔选定信纸选定写字板选定水果选定矿泉水选定横幅（请注明横幅内容）选定桌签（名单）选定二、用餐用餐标准人数内容选项备注包间大包间小包间三、住宿负责部门类别住宿级别选项备注行政部住宿标准快捷酒店标间大床房