中小企业的管理费用问题及对策.docx

浅析中小企业的管理费用问题及对策目录摘要1一、引言2二、费用报销业务的概述2（-）费用报销的概念2（二）费用报销的流程3（三）费用报销的种类3（四）中小企业进行费用报销的重要性4三、博睿科技有限公司管理费用存在的问题4（-）费用预算编制不合理4（二）企业信息传导速度缓慢5（三）报销审核存在缺陷6（四）管理费用过程中“排队问题”严重6四、博睿科技有限公司管理费用问题的对策及建议7（-）合理进行预算编制7（二）增强管理力度与企业部门沟通7（）加强管理费用的审核力度8（四）提高管理费用的工作效率9结论10参考文献11摘要我国经济不断的发展，中小企业的业务规模也随之扩大，中小企业的业务越来越多。其中管理费用业务也就显得越发重要。管理费用出现的问题也就凸显出来。本文选取博睿中小型企业博睿科技有限公司作为本文的研究对象，对其管理费用报销审批的流程优化进行了研究分析。首先阐述了管理费用的概念、流程以及种类，其次提出了博睿科技有限公司管理费用业务中存在的问题，最后针对存在的问题提出了对应的解决对策，对提高博睿科技有限公司的管理费用效率具有重大意义，使得博睿科技有限公司的管理费用做到清晰、简洁，从而促进企业的健康发展。关键词：中小企业、；管理费用；费用报销一、引言自从我国改革开放以来，伴随着市场经济的不断发展，我们国家中小企业在我国经济大市场的竞争压力不断增大,但是中小企业仍然属于我国的经济发展中不可缺少的一个重要部分。虽然我国中小企业伴随着我国市场发展而迅速发展,但是随着时间的推移，其中的错误与漏洞也逐渐显露出来，其中管理费用业务问题也越发的多了起来，从而严重影响公司的正常运作。报销业务是企业内部最为常见的业务，其发生频率几乎每时每刻都在发生，企业中不管哪一个部门，不管部门大小，都会发生报销业务。管理费用更是时时刻刻都会遇到，并且需要面对和解决问题。虽然他不会像战略决策那样指引出公司大的方向，但也是公司最为重要不可缺少的一部分，并且更能影响公司运作效率，与此同时也反映了一个公司的先进程度。中小企业落后的管理费用管理系统已经逐渐跟不上时代的步伐,这样的报销体系漏洞百出。要想使公司提高自身的经济效益，就必须符合当下市场经济发展的潮流。当今时代作为互联网时代，中小企业可以通过网络管理，电子支付等新的支付方式，进行管理费用业务的处理，这样就可以使领导可以更加方便快捷的处理各种文件，也可以在网络上建立公司自己的报销管理系统，这样就可以更加科学合理的对预算控制进行预算，并且在网络系统审批之后自行生成凭证，使得公司可以更加适应时代的潮流，这就使得人工成本进一步减少，差错率也有所降低了；公司的管理流程也更加规范化，使企业财务管理更加精细，使企业市场竞争力大大增强。二、费用报销业务的概述（-）费用报销的概念费用报销指的是企业中的员工把拥有花销经费的项目或者拥有收支的项目所开列的清单，把其中的费用发票和报销清单一起提交给报销部门，并要求单位领导检查，如若申请人垫付费用，则需要申请人根据手中的发票或清单交于上级根据核查，然后退回垫补费用并且交给申请人。如若借款报销，则根据借款中扣除报销金额，报销金额如若有剩余，则）将剩余的钱收回到剩余金额内，借款如若不够的话就需要申请人补偿借款金额中超过借款金额的多余费用。现如今的手工费用报销流程中，在公司职员进行费用报销的过程中，需要公司职员手动填写费用报销单，并且在费用报销单的反面贴上相关的报销发票，然后将填写完整的发票交于相关部门的部门经理进行受理。企业相关的部门经理则是根据自己本部门的实际情况进行审批。得到审批结果之后，审批通过则签署审核人姓名。申请人手持签署过审核人姓名的费用报销单据和相关发票等信息，再去财务部门核查费用报销单据。如果审核通过则对申请人进行费用补偿，完成相关的费用报销的还款工作；如若核算不通过，则需要驳回申请人的申请单，并给出相应原因，申请人则需要根据其不通过原因进行修改，然后重新申请。（二）费用报销的流程为了加强中小企业的财务管理能力，合理的调配各种资金，提高公司资金的使用效率，从而令公司盈利，我们结合大多数中小企业的具体情况，需要进行下两步操作：第一步，需要进行审批权限。其中，日常的报销费用必须由部门经理签字同意，签字过后才能执行，两千元以上的费用就需要提前报备给公司的财务经理与财务部门;企业员工所进行报销的费用也许需经过企业公司总经理和财务部门签字同意之后，汇总后再进行报销。第二步，将发票粘贴至相关的报销单据，按顺序粘贴发票至费用报销申请单背面，并且将其提交到出纳手中审核。由审核人员进行检查，检查完毕无误后，填写费用报销明细，明细填写完毕后发送给财务部门进行核对。最后核对完毕交给财务部门经理、总经理进行审核，审核通过后即可支付货款。（三）费用报销的种类费用报销的种类主要有：住宿费、城市交通费、伙食补助费、招待费等。住宿费指的是人员出差到外地需要住宿，在规定范围内，可以根据住宿地开出的发票凭证进行报销，超出公司规定标准则需要自负。人员和公司领导共同出差可以参照领导标准执行。如果有特殊情况发生导致金额超出，则须由总经理进行特别审批。城市交通费指的是公司员工因公到常住地以外的地方乘坐交通工具所需要支付的费用，例如：飞机、轮船、火车等。（乘坐飞机的，其中燃油费可以根据发票进行报销）伙食补助费指得是员工因公出差在外给予的伙食补偿费用。外出参加会议的,享受过会议伙食补助的不予报销；出差、学习、工作、培训的人员由对方提供伙食，不予报销餐补费。招待费指的是出差人员到外地有业务招待所需要花销的费用。出差在外需要业务招待需要在出差前，就缘由与金额向上级提出申请，需经过分管领导同意，否则就不予报销；在外出差临时决定进行业务招待，需要报备给总经理或者副总经理同意。临时产生的费用招待费回到公司也需要进行办理相关手续，否则不予报销。（四）中小企业进行费用报销的重要性随着经济的不断发展，我国中小企业如雨后春笋一样不断的冒了出来。现代企业费用报销业务指的是企业在日常生产管理当中因生产产品所发生的支出。现在很多中小企业费用报销制度仍然存在着很多的缺陷，所以在市场竞争日益激烈的现在，费用报销就显得非常重要。如果费用报销业务存在着太多漏洞的话势必就会对公司产生不利影响，按照现有的财务标准，通过相应的会计计算以及分类核算的相关标准，可以将企业在实际经营发展过程当中产生的费用都列支于不同的项目当中，因此费用支出在整个企业内部绩效管理过程当中仍然形成着非常重要的地位，如何才可以采取一系列科学有效的措施，尽可能的控制内部的相关费用降低在整个生产管理过程当中的成本,成为了企业研究人员必须关注的焦点内容，研究人员认为如果想要对企业内部的费用支出进行有效的控制，就必须建立起更加规范化的报销制度。三、博睿科技有限公向管理费用存在的问题(-)费用预算编制不合理博睿科技有限公司在管理费用的预算编制环节还是存在着一些问题，在企业的日常管理费用当中，费用预算可以起到非常巨大的作用，进行了费用预算编制可以使企业在日常的管理费用过程中更加具有科学性、合理性。但博睿科技有限公司往往不会特别注重甚至忽视掉费用预算环节，这样公司进行财务编制的人员专业素养就不会太高，缺乏必要的相关会计知识，不能结合市场的需求做出合理的预算编制工作。例如一般的业务部门都会具有业务招待费、交通费以及差旅费等项目的支出,但是由于博睿科技有限公司财务人员水平不足，并不能够结合公司最近的业务情况进行费用预算编辑，只会定制统一的预算费用标准，这样就使得业务部门在进行管理费用的时候遇到费用不足的尴尬境地，尤其是直面市场的一线员工，他们会应对市场的变化而随时改变自己的销售策略，这样就会导致费用与预算编制不相匹配，导致资金不足不能及时应对市场的需求从而错失商机。而一些其他部门所给预算太多使得指标过剩，剩余的指标在业务使用中浪费，使得财务分配不均衡。如果这种情况一直发生的话，会导致员工的积极性大大降低。而公司的业务往来由于长时间不能够跟随市场的潮流，那么企业竞争力也会不断流失，最后被市场淘汰。(二)企业信息传导速度缓慢目前我国大多数的企业报销的相关信息传递体制还是存在很大的缺陷的，博睿科技有限公司也是这样，企业主要把工作的重心放在生产与经营方面，虽然公司的信息传导机制是公司财务管理的重要组成部分，可是企业并不是很重视，从而就会使公司整体的财务体制并不健全与完善。在我国中小企业的现代化管理制度中，大多数的领导与员工都认为自己所完成的工作内容与企业的财务工作并没有多大的关联，认为财务工作应该统一交给财务部门来完成。这一个观点是不正确的，公司的每一笔经济业务都与会计息息相关，每一笔经济业务的收入与支出都有可能会影响到公司的日常营运,假如企业的经济业务不能及时的传递到公司的财务部门，这样公司的领导就不能够及时的做出相应的决策。而且有些部门需要两个或者两个以上的业务部门共同完成，但由于信息不能够及时的进行传导，这样就使得各部门的工作不能顺利衔接，公司的经济业务也就不能够顺利完成。公司的信息传导机制不完善，甚至会引起公司出现信息孤岛的问题，所谓的信息孤岛指的是，一个企业所有部门由于某种原因，造成企业内部各个部门之间完全孤立，企业信息（包括计划信息、财务信息等）在企业各部门无法进行顺畅的流动与传导。例如：企业营销部门支出的实时情况不能及时报道、咨询费用支出的多少、各项支出范围是否合理合规等。这些经济信息不能及时传达到领导手中，那么企业费用的准确性及工作效率就会大大降低。（三）报销审核存在缺陷现在公司管理费用体系当中，审核是不可缺少的一项重要环节。然而一般博睿科技有限公司审核制度并不是非常完善，一些企业的管理费用并没有明确的审批程序、落实程度也不高。而现如今审核工作在公司的定位相当模糊。公司的各个部门都容易推诿责任,有的单位在费用审核制度与责任方面存在着缺陷与漏洞,这样就能会使公司的业务人员在进行管理费用审批环节遇到“踢皮球”的情况，办事效率下降。大多数中小企业人数较少，在中国传统人文主义的熏陶下，所谓的“好人主义”糜烂，在报销过程中会碍于单位领导的情面，在领导进行审核的时候会出现插队的情况，并且在第一时间就会将其需要报销的费用审核通过，然而战斗在市场一线的业务人员所需要报销的费用难以进行及时落实，对企业的日常管理运行造成不利影响，进而会使企业的利益遭受到损失。博睿科技有限公司在进行审批的过程中，透明度不足，企业不能够很好地进行监督，现在的中小企业大多都是运用“一支笔”的审批原则，在管理费用的过程当中，一些领导片面的强调“一支笔”的审批含义，一个人独揽大权，不听取其他财务人员的意见，而财务人员也畏惧于领导的权利，对领导所进行的报销费用只是挣一支眼闭一支眼，不能够很好地履行自身的监督职责。(四)管理费用过程中“排队问题”严重排队问题在我们的生活中机会没事每科都会发生，例如：去超市买东西需要排队、去医院挂号需要排队、甚至去食堂打饭还是需要排队的。但是在博睿科技有限公司日常的管理费用中，也是会出现排队的问题。报销申请人在进行报账立项的时候需要排队，找领导进行验收证明支出也需要排队，报销核查的时候还需要排队。在进行管理费用的过程中需要排队的地方特别多，其中包括了立项、证明、报销、支付等方面，这就需要公司的报销人员进行四处走动去完成报销的各种步骤。还有在报销过程中，公司行政人员进行报销所依据的主要介质只不过是一份流动的纸质材料，流动性大危险性强，这样导致不能够多个窗口同时进行服务。我们在进行管理费用的过程当中，审核人员、报销人员都有可能存在出差等不能够提供相应服务的情况，这就是我们的报销进度滞后，如果报销业务长时间不处理甚至会出现票据丢失的情况。还有报销人员在排队过程不能够合理优化,在管理费用的过程中，仍然采用了传统的先来先办的原则来处理，一些重大的经济款项不能够及时