下足会前功夫让会议筹备更高效.docx

下足“会前”功夫，让会议筹备更高效只有下足“会前”功夫，提前谋划、细致考虑，科学、高效、有序做好会议筹备各项工作，才能保证会议取得最佳效果。紧扣主题，精准发力确定会议对象。在拟定参会对象时要紧扣会议主题，邀请工作直接相关或承担具体任务的人员和部门参会，根据会议重要程度确定是否由主要领导参加，有效减少“陪会”负担。如，市政府常务会议研究后，将议题提交市委常委会会议审议时，一般只邀请主要相关部门参会，其他已征求意见的部门不再邀请参会。制定会议议程。在制定会议议程的过程中，应综合考虑会议议程安排的科学性、合理性，以及与会议主题的契合度。要统筹考虑致辞、签约、颁奖和发言等环节，力求做到衔接有序。在此基础上，适时增加突显会议主题的议程，可以起到画龙点睛的作用。如，之前在制定年初动员部署大会议程时，在原有议程基础上增加了受表彰奖励人员和优秀企业家上台领奖环节，起到了提振干部精气神、鼓舞企业家信心的社会效应。把牢会议材料。会议材料内容要直奔主题、重点突出，语言表述要准确、文件格式要规范、打印装订要美观，其中最关键的是会议材料不能偏离主题。如，为督促推动工作落实的会议要少谈成绩多谈问题，为研究解决具体事项的会议要不讲套话多讲对策。同时，还要严格按照发言时间限定会议材料字数，确保会议紧凑、高效。善用机制，汇聚合力总体协调机制。会议筹备工作要有总指挥负责协调左右、沟通上下，涉及多部门联动的大型会议，需确定一位办公室领导负责统筹好会议方案、会场布置、应急预案等工作，确保调度顺畅、措施有效。如，在筹备三明市与省属企业项目对接会中，由市委办一位负责人当总指挥，市政府办、工信局、工商联等部门协同配合把控会议全过程，确保筹备工作高效有序推进。分工落实机制。会议筹备工作包含内容多，筹备时可根据实际需要成立综合协调组、会务工作组、文字材料组、宣传报道组、后勤保障组等，明确组长、副组长和小组成员工作职责,把复杂的会议内容细化分解到每个工作组，落实到具体负责人,优化管理、高效运转。如，每次市委全会前，我们都会制定会议筹备分工方案，召开专题协调会分解推动各项会议任务有效落实。信息沟通机制。建立及时有效的信息沟通机制，最大限度消除因信息不对称造成的不利影响。如，在配合做好省党代会服务保障时，由省里牵头建立各工作群组，与各地市工作人员及时在群里沟通到会情况、着装要求、用餐安排、座位安排等实时信息，同时每晚碰头会商，互通最新信息、解决困难问题,收获良好效果。借助抓手，提高效力项目化运作。我们可以把会议筹备工作视为一个整体项目，把通知发放、嘉宾邀请、人员组织、会场布置、茶水保障、食宿安排、安全检查、信访维稳和保密工作等事项视为若干子项目，实行挂图作战，倒排计划工期、核定日工作量，以项目管理的模式高效推动落实。如，市党代会会期长、任务重、程序多，在筹备过程中采用项目化管理模式，把会务工作人员的任务量细化至每个半天、每场会议，及时查找不足、报告工作落实情况，有力保证了市党代会顺利召开。清单制落实。会前需对会议筹备各项任务登记造册，形成检查清单，实行台账管理，逐一对单销号。逐项检查会场准备情况，包括桌型摆放、发言台设置、音响话筒、灯光空调、视频音乐和PPT,文件材料、授牌签约需要用到的奖牌证书等物品，及时查漏补缺。流程式演练。针对涉及颁奖、授牌、签约等议程较为复杂的会议，务必组织会前全流程演练，模拟整个会议过程，让每位工作人员掌握会议推进过程中的自身职责、需要参与的环节和重点注意的事项等，通过演练找出议程前后衔接存在的问题,确保会议顺畅。