公司资质证照管理办法.docx

管理制度公司资质证照管理办法一、目的为适应实现XXXX有限公司（以下简称nXXXX公司或公司）的证照管理规范化、制度化、合理化，从而确保证照在经营活动中安全、有效、合法的使用，促进公司经营管理工作。鼓励员工立足公司和个人发展积极取得、提升相关从业资质，打造高素质员工队伍，进而使各岗位任职人员的从业资质满足国家法律法规及公司运行要求，确保公司的各项工作正常有序开展。二、范围本规定适用于与公司签订劳动合同关系的全体正式员工。三、原则及时性原则:证照办理、注册（转入、转出）、年检、更新等均应在规定时限内及时处理，保证公司证照、员工资质能够正常、高效、合理使用。统一管理原则:与公司经营相关的证照都应由公司专人统一保管，规范管理，提高运行效率，保证证照充分使用，适应公司生产经营。激励性原则:公司鼓励员工积极参加资质证书考试，促进公司人才培养，提高公司实力。四、证照种类本办法所指证照包括企业证照、员工资质证书，具体为：企业证照:指根据国家法律法规要求，公司从事经营活动所必须的证件、资质证书及相关附件等。1）行业资格证照:企业营业执照、行业企业资质证（如：海关经营许可证、建筑行业资质）、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、法人身份证、土地证、房产证等。2）行业荣誉证书:外部机构出具的荣誉证书、牌匾、奖杯等。3）企业证照配套的印章、信息卡等。4）员工资质证书:因公司所处行业特点的需要，如注册建造师、会计证、造价师、安全考核合格证等纳入公司统一管理的建筑行业人员资格证书及相关附件。五、管理职责1综合办公室公司证照管理的牵头部门，负责公司证照管理的统筹组织：公司证照统保管：建立证照电子档案，对公司证照及员工从业资质情况统一登记资质证照登记名册表（附件1见下一条更新），并不定期公布证照的使用情况:负责证照有效性维护，注册、延期、年检，维护;负责监督检查公司证照在各业务单元的使用情况;负责公司证照使用、借用的规范管理:负责员工取证的组织工作。2.财务部负责税务登记证等其他财务相关证书的管理;负责证书管理相关费用的财务管理。各部门配合综合办公室，提供在资质管理中需要的相应资料。在相关法律、法规允许的范围下掌握市场行情动态，及时收集信息，为公司成本管控、高级资质申请等工作提供资质证书使用的依据。证书持有人按照国家相关规定及公司岗位任职要求，持证上岗;按公司要求及时办理证照注册登记、资质升级、年检等事宜。六、管理流程综合办公室定期检查证书信息，在规定时间范围内及时办理企业资质证照年检、升级、变更、有效期延续等事宜。审批流程在办理各项业务工作中需要借领公司证照原件或复印件时,须经资质证照保管部门主管副总批准方可外借。为推行网络化高效办公，证照原件使用审批程序使用企业微信。具体操作步骤为：打开企业微信APP-工作台-审批-证照使用。（二）使用要求1资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件。2 .公司资质证照复印件对外使用时需加盖公司公章，方可发生效力。3,使用资质证照复印件时，证照专管员须加盖再复印无效等内容的红色印章外，还需手写仅供*事宜使用的字眼。4 .公司资质证照未经相关领导审批，任何人不得随意查阅、复印、外借。5 .禁止擅自使用公司的资质证照进行各种担保。6 .资质证照借领原则上坚持一事一用，不得随意转作他用。七、资质证照的保管（一）保管职责1为方便公司各项业务的顺利开展,公司证照保管实行以以公司办公室保管为主，各项目部为辅的保管原则。7 .对于公司机动车辆登记证书、房屋所有权证书等涉及到实物资产的证书具体参照实物资产管理制度进行管理，不在本办法管理范围之内。8 .公司各类证照的具体保管职责参照资质证照分类明细表。（二）保管要求1资质证照保管部门要建立资质证照的明细目录，目录登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、有效期限、年审情况、年审责任人等。2 .所有资质证照要建立电子档案，将证照进行扫描或拍照后将电子版予以存档。公司荣誉类的奖牌、奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档，将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传公司形象的位置。3 .综合办公室要确保各类资质证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告并及时补办。八、惩罚原则（一）公司资质证照应妥善保管，不得遗失、损坏。如出现遗失或损坏，应立即向资质证照保管部门及保管部门主管副总报告，由证照责任部门及时与发证机关联系，办理证照的挂失和补办等手续。证照借领人和使用人需写出书面检查交公司处理。（二）对于证照遗失、损坏，未造成公司损失的由责任人承担补办证照全部费用;造成损失的全额赔偿并处50-100元罚款。（三）本办法解释由公司综合办公室负责。（四）本办法自下发之日起实施。