工程公司供应商管理制度.docx

工程公司供应商管理制度1 .目的为了建立公开、公平、公正和有效竞争的良好秩序，规范采购行为；做到事前控制和事后监督双重保障，防范采购过程风险，提高公司经营效益，稳定供应商队伍，建立长期互惠的供求关系，特制定本制度。2 .范围凡向公司提供商务服务的供应商管理均适用于本制度。3 .定义供应商：指依法成立，具有法人或生产经营资格和良好信誉，为公司提供工程（劳务）承包、材料供应、设备、备品返修、运输等各类服务的法人、其他组织或个人。4 .分类按各供应商提供服务的性质，分为以下几类：设备、备品、材料供应商；工程（劳务）承包供应商；货物承运商；其它服务供应商。按公司与各供应商的合作期限分为长协供应商（合同期限半年及以上）和普通供应商两类按供应商年度评价结果分为优秀、良好、一般、警告、列入黑名单供应商。5 .职责商务部是公司供应商管理的责任部门，其主要职责：收集供应商信息，建立供应商档案；对供应商进行资格认证，上报准入供应商名单；负责供应商评价；负责本制度的修订与执行；其它与供应商相关的管理工作。项目责任部门及相关部门负责提供供应商评价奖罚申请及依据材料。总经理工作部参与供应商的评价、认证并对供应商管理全过程进行监督、检查，负责对供应商认证、评价结果进行追溯。6 .供应商的来源参加各种会议了解到的供应商；通过网络搜寻到的供应商；通过同行了解到的供应商；员工介绍的供应商；上门自荐的供应商。7 .供应商的开发为保证公司生产运营的稳定性，商务部应根据需求和市场状况，及时开发新供应商，以满足供应的连续性以及新产品新技术的及时运用。商务部根据商务采购的需要，对愿意向公司提供商务合作关系的供应商进行信息收集。凡有意向公司提供服务的供应商，由商务部向其发出供应商认证指南、供应商基本情况调查表（格式见相关记录1）对于特种行业（如安全用具、压力容器等）、必需提供生产经营许可证；对于服务及工程建设项目供应商必须提供资质等级证书。供应商提供的资料必须加盖红色印章。商务部按照以上要求收集到的相关供应商书面信息，建立档案按照类别分类管理，以便需要时备查。8 .供应商认证公司实行供应商准入制，商务采购项目的供应商必须是公司的准入供应商。公司的准入供应商原则上应是经过认证而且认证合格的供应商。认证程序商务部根据供应商基本情况调查表中反馈的信息和提供的相关资质证件副本，经核对无误后，由承办人填写供应商信息登记卡（格式见相关记录2）,并将供应商基本情况调查表按照主管、商务部经理、分管商务部的公司领导的程序进行审批。审批同意后，由承办人将合格供应商的信息数据维护在管理系统。对供应重要备品及年商务采购金额较大的供应商，根据需要可组织相关人员进行实地考察及调研，以规避质量及资金风险。属于下列范围的供应商，可免于对其认证，但商务部应尽量收集供应商的有关资料并填写供应商信息登记卡，经审批后，作为准入供应商管理，其信息数据录入到管理系统中。紧急情况的采购；市场提供此类服务的少于三个供应商；设备原生产厂家；本市大型购物商场；商务采购项目低于一万元且采用货到付款方式采购的供应商。9 .供应商评价基本原则按供应商服务水平相关指标直接评分。评价范围与公司有商务采购关系的各供应商，按款程序及时限范围进行评价。评价人员供应商评价由商务部负责，各项目相关部门可提供考评意见，由商务部汇总核实后列入考评评价程序与时限材料供应商每季第一月对上季累计结算金额在5万元（含）以上且评价项目完整的供应商进行评价；每年1月开展年度供应商评价：（1）已进行季度评价的供应商，汇总平均各季度得分，得出年度评价结果。（2）年累计材料结算金额在20万元（含）以上且未进行季度评价的供应商直接进行年度评价工程劳务供应商（1）每月对上月单项合同结算金额在5万元（含）以上的项目供应商组织单项评价；（2）每季第一个月对上季度的年度固定项目供应商进行评价；（3）每季第一个月汇总上一季度供应商评价情况，取上一季度单项评价平均数与固定项目季度评价数进行平均得出上一季度综合评价结果。（4）每年1月份将上一年度各季度供应商评价结果平均数作为该供应商上一年度年度评价结果。评价标准商务采购各供应商提供服务差异较大，评价标准各异，详见相关记录3至13。评价结果根据供应商得分，划分为J优秀、良好、一般、警告、列入黑名单等5级。优秀良好一般警告黑名单材料供应商29080-8970-7960-69<60工程承包商29080-8970-7960-69<60同一供应商提供多种类型的服务时，取其平均值为其评价最终结果。国家垄断性行业、主要设备原厂家、单一供货来源供货商不列入黑名单管理，当其得分低于70分时，直接列入警告管理，商务部应加强与供应商的沟通，敦促其提高服务水平。商务部汇总评价情况，根据评价结果提交本评价年度内优秀、良好、一般、警告、列入黑名单供应商名单，报总经理批准后发布所有供应商的评价汇总结果。供应商评价的应用管理商务部门在日常管理过程中必须严格按程序实施、应用评价结果。公开、公正、公平的与各供应商建立商务关系。竞价采购时，优秀供应商价格高于最低报价的5%（含）以内，仍可优先向其采购。列入黑名单供应商：必须淘汰，公司不再与其建立商务合作关系。长协供应商原则上要求要有三年以上的合作基础，特殊情况需报总经理批准。在年度供应商评价中被评为优秀的长协供应商，长协期满可继续直接签订长期协议。过程管理在月度评价中得分在警告或已达列入黑名单标准的供应商，商务部应立即与供应商沟通，敦促其提高服务水平，对因此应列入黑名单管理的供应商不能再进行合作，但前期已正常履行之合同应完成合同结算等合同结束相关工作。商务部在日常商务采购过程中，应及时收集供应商的相关书面资料，作为供应商评价和管理的重要依据。资料包括：资质信息、询价报价、合同谈判、供货过程，实施结果以及项目责任部门评价的书面资料，书面资料不齐全的不进行评价。10 .与供应商的交流商务部是全厂商务活动的平台，对于除售后服务外的商务活动，应由商务部同供应商接洽。以书面形式邀请我公司进行售后服务评价的，由商务部经办人将售后服务评价单复印后，交由相应部门进行相应的评价并签名后留存备查，其中技安部门负责技术类的评价，商务采购部负责商务类的评价。各部门评价结束后，由商务部的经办人再将相应部门的评价拓写至正式评价表经公司领导审批后反馈供应商。11 .监督总经部每年组织一次对商务部供应商评价结果应用和新增供应商的认证等供应商管理的效能监察，并将检查结果记录备案。12 .附则本制度如与国家法律、法规有抵触时，按照国家相关法律、法规执行。本制度由商务采购部负责解释。本制度从20XX年1月1日起执行。序名称编号备注1供应商认证指南及供应商调查表同级记录2供应商信息登记卡同级记录3材料采购供应商年（季）度评分表同级记录4工程劳务供应商季度评价表同级记录5工程劳务供应商年度评价表同级记录6工程劳务供应商季度投标响应情况评价表同级记录7工程劳务供应商单项评价表同级记录8工程劳务供应商年度固定项目季度评价表同级记录记录一：供应商认证指南及供应商调查表XXXX有限公司供应商认证指南尊敬的：欢迎参与XXXX有限公司合格供应商资格认证。首先，向贵公司简要描述XXXX有限公司合格供应商资格认证程。1、认证申请。我们将通知贵公司填写供应商基本情况调查表，并将相应附件提交XXXX有限公司供应商认证机构。2、资质审核。供应商认证机构将主要从经营资格方面对贵公司的资料进行文本审核。3、认证结果通知：通过认证的供应商将接到我公司正式通知。4、认证结果运用：原则上我公司只与通过认证的供应商开展合作。供应商基本情况调查表是供应商认证的主要文本依据，资质审核的许多信息都要从中获得。提醒贵公司填写供应商基本情况调查表时务必注意以下几点：1、请贵公司确保所填写的信息真实、合法、有效；2、请对贵公司适用的项目细致填写，对不适用的项目注明“不适用”；3、请按要求提供以下附件：A、认证必须提供的资料(要求复印件必须加盖公司印章或合同印章)(1)企业基本证件：包括工商执照、税务登记证、一般纳税人证书、法人委托书等复印件；(2)机构的设置(含维修、服务网点)、法人代表及主要技术、管理人员简况；(3)对于建筑、安装类工程施工企业，须提供有关部门颁发且年检合格的资质证书和安全资质证书；(4)特种行业(如安全用具、压力容器、化学危险品等)供应商、燃料供应商、货物承运商必需提供经营许可证；(5)其它服务及项目采购供应商必须按国家或行业有关规定提供相应资质等级证书；(6)国内代理商、经销商应提供经销产品的委托代理合同或授权书、与代理企业签定的质量协议或质量承诺复印件。B、供应商根据适用情况选择提供的资料(1)通过IS09000的供应商需提供IS09000证书；（2）有行业排名的供应商需提供行业地位的说明文件；（3）资信等级证书。C、供应商自愿提供的资料供应商简介、产品宣传介绍资料为顺利推进贵公司的供应商认证工作，请贵公司在收到供应商基本情况调查表七日内填写完毕寄送XXXX有限公司。贵公司在供应商认证过程中有任何疑问，请与XXXX有限公司商务部联系。预祝贵公司顺利通过供应商认证，并祝合作愉快！邮寄地址：XXXX有限公司商务部邮编：联系人：联系电话：E-mai1:XXXX有限公司供应商调查表供应商名称（盖章）供应商编码：填表日期：年月日供应商调查表目录0.填表说明21供应商基本信息32 .公司概况43 .代理企业实力54 .质保能力（对用户的服务承诺）55 .供应商各类资质及佐证材料6填表说明各供应商：本调查表为我公司对供应商整体状况的调查，请务必认真、如实填写。填写之前，请仔细研读此填表说明：1、本调查表在如实填写后，交回XXXX公司商务部。2、在填表前，请首先填写填表承诺（后附）。3、本调查表为供应商体系的整体概括，直接影响我公司对贵公司的评价及今后的合作，请务必准确全面填写。4、填写此调查表时，若需添加附页，附页纸张大小要与本调查表相同，表格格式、项目、内容等亦必须与调查表中的一致，并在附页上加盖公章确认，附于调查表之后。5、认证证书包括IS0900KIS09002>IS014001>U1、VDE>EMC、CCEE、CE等所有认证。6、本调查表在填写完毕后，请将附页中所要求资料与本调查表一齐装订成册交回，同时交回电子文档，并请将照片、证件、证书扫描进文档里。感谢贵公司对我们工作的大力支持！填表承诺谨承诺：本调查表所填内容一切真实有效，是双方相关合同协议签约的基础,若有任何不实虚假，愿被视为商业欺诈，接受XXXX有限公司相关制度处罚。法人代表授权签字：年月日承诺单位盖章供应商基本信息名称：法定代表人：曾用名：公司性质：资信等级：创立日期：邮政编码：详细地址：公司网址：电子信箱：联系电话1：联系电话2：传真：联系人：以下为财务信息：（可另附页）账户名称：开户行：银行账户：币种：税号：发票税种：税率：基本付款条件：