学术交流会方案模板.docx

学术交流会方案会议时间：XX月XX号报到，XX号开会，XX号返程。会议筹备组人员XX月XX号上午出发去酒店提前准备会前工作，晚上20：30召开预备会议。会议地点：XXXXXXXXX费用收取：按照参会人员IoOO元/人，随行及驾驶员400元/人，按60人参会、10个驾驶员测算，共计收取会费XX万元。会议支出：餐费：2.56万元（1）报到晚餐：0.96万元（8桌，桌餐1200元/桌）（不含饮料、酒水）；（2）次日中餐：0.8万元（80人，每人IOO元）（不含饮料、酒水）；（3）次日晚餐：0.8万元（80人，每人IOO元）（不含饮料、酒水）；会场租费：2万元/天（含大屏8：00T8：00）纪念品：暂定150元左右，12万元（150元/个X80个）其他费用2.72万元，合影照片费用0.32万元（80人X0.004万/人），参会人员资料及其他（手拎包、参会证、记录本、笔、会议指南、通讯录等）费用约2万元，会前地点考察、准备0.2万元，其它不可预见费0.2万元。以上费用合计8.48万元。目前需要平衡解决的问题：1 .确定开会时间、参会人数及开会地点，提前选好酒店，与酒店沟通开会就餐、住宿事宜。2 .参会成员单位论文收集，统一进行排版印刷，在集团公司印刷厂统一印刷，时间在一个星期左右。3 .提前与参会单位沟通，确定每个单位发言交流的论文，并确定发言顺序，写到会议指南里面。4 .会费收取标准，去年按照IOOO元/人进行收费，今年是否按照这个标准。5 .参会人员的手提包、笔记本、笔、纪念品的购买，去年按照手提包300元，纪念品150元的标准进行配备，今年尽快确定购买标准，提前进行采购。6 .近期要下发会议通知，明确各单位参加人员，邀请省煤炭学会、安徽煤监局、省能源局哪些领导参加，考虑是否邀请集团公司人员参会。7 .去年开会邀请专业公司协助会场的布置、氛围的营造、包括司仪、摄像、统一收费开票都是我的专业公司，今年考虑是否邀请专业公司协助筹备。