办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度第一章总则第一条为规范某某有限公司办公用品的采购、发放、保管等日常管理，方便员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，特制订本管理制度。第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放、使用和保管等成管理程序。第三条办公室统一负责办公用品的采购、保管、发放和监督使用等日常事务。第四条办公用品包括的内容：一、文具事务用品1、文件档案管理类：文件夹、报告夹、板夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、文件柜；2、桌面用品：订书机、打孔器、剪刀、切纸刀、削笔刀、胶棒、胶带、计算器、仪尺、台历架、会议牌；3、办公本薄：装订本、皮面本、活页本、便利贴、会议记录本；4、书写修正用品：中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、修正液；5、财务用品：凭证/单据、票据装订机、印台/印油、专用印章；6、辅助用品：报刊架、白板系列、包装用品、证书系列；7、电脑周边用品：U盘、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、电池、光驱、读卡器、控制器、内存条。二、办公耗材1、打印耗材：硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件；2、装订耗材：装订夹条、装订橡胶圈、装订透片；3、办公用纸：复印纸、彩色复印纸、喷墨打印纸、其它纸张；4、IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、电源线；三、日杂百货1日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮品、办公茶、纯净水、方便食品、毛巾；杯具：茶壶、茶具、手套、口罩。四、办公设备1、事务设备：碎纸机、考勤机、过塑机、名片扫描仪、电话机2、IT设备：电脑、投影仪、复印机、传真机、多功能一体机；3、办公电器：加湿器、饮水机、电风扇、吸尘器。第二章办公用品的采购管理第五条办公用品采购程序。1、办公用品经管人员依据办公用品的库存和消耗情况，月底提出采购计划，填写办公用品申购单，由本部门主任审核后报请总经理批准后转采购人员办理；2、采购人员持有经总经理批准的办公用品申购单，经市场询价，提交采购资金预算表，经总经理签字后，到财务办理借款手续;3、所采购办公用品到货后，办公用品经管人员，严格根据送货单进行验收，核对型号规格、品种、数量和质量;4、经管人员在办公用品验收单上填写验收结果并签字确认。交货验收后，采购人员可凭办公用品验收单以及有效发票，到财务部办理报销手续。第六条办公用品采购规定。1、采购人员应本着适用的原则实施采购，选择供货商时应货比三家，选择质优价廉的办公用品；2、各部门如因工作性质对某种办公用品的需求规格发生更改时,需向经管人员提出书面申请，以便及时对订购计划进行调整；3、验收结果不合格时，由采人员负责与供应商沟通协商，进行退货、更换等相关事宜的处理；4、经办人员应秉公办事，采购过程中严禁收受回扣及其他礼品。一经发现，公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞职处理。第三章办公用品的领用和发放第七条办公用品领用和发放管理。1领取办公用品时，需以部门为单位，由领用人填写办公用品审领表，写明所要的用品名称与数量，经管人员予以发放；2、建立办公用品发放登记：写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期，最后由申领人签字确认；3、员工离职时，离职人员已领取或由本人使用保管的办公用品，须交还给发放部门。如有丢失或损坏，经管部门负责折价后，离职人员照价赔偿。不包括消耗性物品。第八条新员工入职时，可按照其岗位性质配置，领取一套办公用品。第四章办公用品的保管和使用第九条办公用品的保管使用管理。1、经管部门应建立库存办公用品台账，及时掌握办公用品的库存情况；2、办公用品库须经常清点整理，定期进行盘点核对。盘点结果做到账物相符，不相符及时查明原因，及时汇报处理；3、水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内，只能领用笔芯，不得重复领用；4、离职人员交回的耐用办公用品由经管部门安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用；5、经管部门对已无使用价值、无修复价值的办公用品应做好登记，一备销毁；6、耐用性办公用品损坏，可采取以旧换新的方式领取新的办公用品；7、树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网终资源，降低易耗资源的消耗。第五章办公用品的使用监督第十条各部门领导负责监督本部门办公用品的日常使用情况。第十一条经管部门应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。第十二条办公室季度填写办公用品使用情况汇总表，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理,使其了解本部门办公用品的消耗情况。第六章附则第十二条本制度的最终解释权归办公室所有。第十三条本制度自公布之日起实施。2023.9.19