记录归档管理制度.docx

记录归档管理制度1目的对办公室归档的所有记录的收集、标识、编目、借阅、存贮、保管和处理进行控制，确保记录能够定期、及时、完整、准确的归档。2适用范围适用于办公室所有相关的记录的档案管理。3职责3.1 办公室负责记录收集、标识、整理及移交。3.2 办公室负责记录编目、借阅、存贮、保管和处理的管理工作。4工作程序4.1 记录的收集4.1.1 由办公室指定专人负责档案室记录的收集、整理、移交及管理工作。4.1.2 对于一些不齐全、不完整、不准确的记录，不能归档。4.2 记录的归档范围办公室根据记录的分类和有关规定确定归档范围：a）培训记录；b）管理性文件：各项管理规定、管理制度指导书等；4.3 归档时间4.3.1 以一个月为一个星期，对相关记录进行归档备份。4.3.2 不同类型的记录，在归档之前均需检查是否齐全、完整、准确。4.4 各类记录一般归档一式一份，重要的或利用频繁的记录适当增加归档份数。4.5 记录编目归档人员对所有记录按照规范要求进行分类、整理、编目，使之系统化、条理化，以便查找。4.6 记录借阅和查询461借阅记录时必须填写“档案借阅登记表”，借阅人员应保证所借档案的完整、安全，不得转借、拆借、涂改、抽换、撕页、损坏和丢失。4.6.2借阅记录归还时，借出人员、借阅者应逐卷校对是否同借前一样，无误后当面办理归还手续，发现损坏应及时修复，有缺少者应追回或采取应急补救措施，并根据后果严重程度提出处理意见报公司领导予以给予适当处理。4.7 记录贮存及保管4.7.1 各类记录应装订成册或装入档案盒内，分类放在橱柜内并有专用档案室内。472档案库房必须做好“七防”（防盗、防尘、防火、防虫、防潮湿、防鼠、防高温）措施，保证使用寿命周期。473记录保管期一般分长期、短期（5年）两种。4.8 记录的处理（销毁）4.8.1 定期对归档记录的保管期限进行检查。4.8.2 保管期限已到的记录保存一个月后销毁。由相关负责人填写文件销毁申请单NF/DTX-006,部门负责人审核，经总经理批准方可销毁。