职称计算机辅导Excel2003知识点讲解汇总.docx

职称计算机辅导-EXCe12003知识点讲解汇总将文本转换为数字的七种方法（一）当导入在另一程序（如dBASE或1otUS1-23）中创建的文件或导入从大型机下载的文件时，Exce12003可能会将其中的某些数字识别为文本。这将导致某些函数（如SUM和AVERAGE）忽略这些单元格中的数值。除了要转换的数字外，这些文本串还可能包含真正的文本字符。那么如何将文本转换为数字？要将工作表中的文本转换为数字，可以使用本文中介绍的任一方法（方法1至7）。注意每一方法均假定您已将单元格中的任何单元格数字格式更改为“常规:为此，请按照下列步骤操作：1 .在“格式”菜单上，单击“单元格二2 .在“数字”选项卡上，单击“分类”下的“常规”，然后单击方法1：使用错误按钮如果那些将数字显示为文本的单元格中左上角有错误指示器，则请按照下列步骤操作。注意此方法假定Exce1中的后台错误检查功能已打开。如果尚未打开错误检查功能，您必须打开它才能使用此方法。1 .在“工具”菜单上，单击“选项”。2 .单击“错误检查”选项卡。3 .单击以选中“启用后台错误检查”复选框。4 .单击以选中“数字以文本形式存储”复选框。5 .单击以选中您要打开的其他规则。6 .单击“确定二7 .单击包含错误指示器的单元格。8 .单击单元格旁边的错误按钮，然后单击“转换为数字”。方法2：在单元格中重新键入值要在单元格中重新键入值，请按照下列步骤操作：1 .在“格式”菜单上，单击“单元格”，然后单击“数字”选项卡，更改单元格的数字格式。2 .重新键入数字。方法3：在单元格中直接编辑要在单元格内部直接编辑，请按照下列步骤操作：1 .在“工具”菜单上，单击“选项”。2 .在“编辑”选项卡上，验证选中了“单元格内部直接编辑”复选框。3.双击要设置格式的单元格，然后按Enter键。方法4：使用“选择性粘贴”命令要使用选择性粘贴命令，请按照下列步骤操作：1在任一空单元格中，键入值1.2 .选择您在其中键入了1的单元格，然后单击“编辑”菜单上的“复制”。3 .选择要将其中的值转换为数字的单元格。4 .在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴5 .在“操作”下，单击“乘二将文本转换为数字的七种方法（二）方法5：删除隐藏字符和空格如果数据排列在单个列或行中，此方法效果最佳。它使用TRIM和C1EAN函数删除随文件导入的多余空格及非打印字符。下面的示例假定数据位于A歹!j,首行为第1行($A$1)O要删除隐藏字符和空格，请按照下列步骤操作：1 .在A列的右侧插入一列。为此，请单击“B”，然后在“插入”菜单上单击“列二2 .在所插入的列的第一个单元格(B1)中键入以下内容：$B$1：=VA1UE(TRIM(C1EAN(A1)3 .在B列中，选择包含A列中数据的单元格右侧的所有单元格。4 .在“编辑”菜单上，指向“填充”，然后单击“向下”。新列包含A列中文本的值。5 .选定同一区域后，单击“编辑”菜单上的“复制二6 .单击单元格A1,然后在“编辑”菜单上单击“选择性粘贴”。在“粘贴”下，单击“值”，然后单击“确定”来将转换的值重新粘贴到A列的顶部。7 删除B列。具体操作方法是，单击该列，然后单击“编辑”菜单上的“删除”。A列中的文本现在已成为数字格式。注意此方法可能不会删除所有非打印空白字符。例如，空白字符Chr$(160)不会删除。8 法6：使用MicrosoftVisua1BasicforApp1ications(VBA)过程创建一个VBA宏，以便在选定的单元格或选定的单元格区域中重新输入数字。具体操作步骤如下：1 .选择要转换的单元格。2 .如果尚未更改单元格的数字格式，请在“格式”菜单上单击“单元格”，然后单击“数字”选项卡以更改单元格的数字格式。3 .按A1t+F11组合键启动Visua1Basic编辑器。4 .在“插入”菜单上，单击“模块”。5 .将下面的宏代码键入新模块中：SubEnter_Va1ues()ForEachxCe11InSe1ectionxCe11.Va1ue=xCe11.Va1ueNextxCe11EndSub6 .按A1t+F11切换到Exce1.7 .如果尚未选中要转换的单元格，则将其选中。8 .在“工具”菜单上，指向“宏”，然后单击“宏在“宏名”列表中，单击"Enter.Va1ues,o单击“运行”。方法7：使用“文本分列”命令如果数据排列在单个列中，此方法效果最佳。下面的示例假定数据位于A列，首行为第1行($A$1)o要使用此示例，请按照下列步骤操作：1 .选择包含文本的一列单元格。2 .在“数据”菜单上，单击“分列二3 .在“原始数据类型”下，单击“分隔符号。然后单击“下一匕，/J×O八种常见EXCe1错误提示及问题解决方法(一)EXCeI经常会显一些错误值信息，如#助人!、#VA1UE!、DIVO!等等。出现这些错误的原因有很多种，最主要是由于公式不能计算正确结果。例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种Exce1常见的错误及其解决方法。1 .#!原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#!错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么EXCe1中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#!错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。2 .#VA1UE!当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VA1UE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Exce1不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本“学籍”，则公式JA1+A2”将返回错误值VA1UE!o可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略文本)：=SUM(A1:A2)o原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。3 .#DIV/0!当公式被零除时，将会产生错误值#口1丫/0!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Exce1中如果运算对象是空白单元格，Exce1将此空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0.解决方法：将零改为非零值。4 .#NAME?在公式中使用了Exce1不能识别的文本时将产生错误值#NAME?o原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单“插入”“名称”“定义”命令，如果所需名称没有被列出，请使用“定义”命令添加相应的名称。原因二：名称的拼写错误。解决方法：修改拼写错误的名称。八种常见EXCeI错误提示及问题解决方法（二）原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法：Exce1将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本“总计：”和单元格B50中的数值合并在一起：=“总计：”原因五：在区域的引用中缺少冒号。解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)o5 .NA原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A.解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算,而是返回#1伏.6 .#REF!当单元格引用无效时将产生错误值#REF!o原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮，以恢复工作表中的单元格。7 .#NUM!当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE,并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，EXCeI不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。8 .#NU11J当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NU11!o原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13,D12：D23）。如果没有使用逗号，Exce1将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1：A13和D12：D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。小技巧：要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTR1+、（位于TAB键上方）。使用Exce1轻松提速的简单四招1、闪电般地输入数据当你可以使用填充柄一步就完成数据输入时，为什么还要浪费时间在Exce1中输入一连串的数据呢?这个程序能够为你自动生成所有类型的数字和文本序列，它甚至还能够在你创建自定义序列的时候就为你将它们计算出来。例如，在一个单元格中输入一月并选中它，接着将你的鼠标指针移动到单元格右下角的填充柄上。接着，将填充柄向下拖动，或者是向右拖动来填充“二月”、“三月”等等。或者你也可以输入其它的序列，例如在相邻的单元格中输入5、10,(你至少需要输入两个数值才能够看到之后的效果)，选中单元格，接着使用填充柄让EXCe1自动填充入“15”、“20”、“25”一直到你所选择的最后。如果你想要EXCe1拷贝下这个序列，你只需要在你拖动的时候按下Ctr1键。2、扩展你的命名域Exce1允许你定义命名的域，这样你的方程式就能够更具描述性,例如，你可以使用JSUM(BonUS)”来替换JSUM(C2：C25),尽管EXCe1的命名域通常都是静态的单元域，例如“C2：C25"，但你也可以在添加新数据的时候创建一个动态的命名域。要将一个域更名并让其变成动态，请注意工作簿的名称，以及第一个数据单元所在的地址，它需要不是一个列标题，例如“$2”。点击“插入名称定义”,在“在当前工作簿的名称”中输入工作簿名。在“引用位置”中，输入“=OFFSET(BonUS!$2,0,0,COUNTA(Bonus!:)”，并注意其中不能有空格，接着按下回车键来创建命名域。这个方程式就能够定义你的命名域，计算列中的数值，并能够按单元格的数字延伸这个域。3、命名日期如果有人发送给你一份工作簿，日期是mm/dd/yyyy的格式，你只需要通过几次的鼠标点击就能够添加这些日期所指向的日子。你只需要选中日期，右键点击它，选择“格式化单元格”，在左边“类别”列表中选择日期，在右边则选择好星期和年月日，接着点击“确定”之后即可。要用自定