会议管理制度.docx

注：1、此份为正式运行文件，该流程/制度负责人为人力资源部负责人，主要职责是维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2、运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人A/0部门董事长总经理副总经理业务部技术部生产部品质部人力资源部财务部会签1.0目的：为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。2.1 范围：公司例会（见例行会议一览表）、专题会议、临时会议2.2 职责：3.1 会议召集人3. 1.1确定会议主题；4. 1.2确定会议主持人、参加人员；4.1. 3召集跨部门临时会议需经管理者代表以上领导批准。3.2 会议主持人3. 2.1确定会议通知人、记录人；4. 2.2确定会议议程；5. 2.3准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；6. 2.4确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语、故意刁难、恶意攻击、逃避责任、急于了事和专横自大等；7. 2.5平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见；8. 2.6善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；3.2.7会议召开时间及议程变更的事前协调；3.2.8会议纪律的监督、违约行为的处理；3.2.9会议记录的签核；3.2.10会议决议或对策实效果的跟踪验证。3. 3会议通知人1. 3.1发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）；3. 3.2会议通知一般采用电话形式或TM平台，但须确保通知到相关责任人。主持人要求采用书面形式通知的，会议通知人必须采用书面形式通知，被通知人或其授权代理人应在通知单上签字确认；4. 3.3会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；5. 3.4异常状况发生后10分钟内知会会议主持人；6. 3.5会议因故取消或延迟，须提前30分钟通知相关人员。34会议记录人3.4.1提前十分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场；3.4.2组织签到（列席人员不需签到），发放并收回会议通知、签到表，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；3.4.3现场记录会议内容，会议结束后1个工作日内整理完成会议记录、决议，报主持人审核签字并发至各相关部门/人；3.4.4会议结束时公布违约情况；3. 5参会人员3. 5.1事前准备相关会议资料和发言准备；4. 5.2准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半个小时通知会议主持人同意，并委任职务代理人参加；5. 5.3紧急会议在会后1个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神；6. 5.4按会议决议规定，落实会议决议。4.O会议纪律：4.1 与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；7. 2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；4. 3与会人员会议期间将手机关机、静音或调为振动；4. 4会议期间禁止吸烟；4. 5会议期间禁止接听电话，如遇客户等紧急来电必须接听时，应先知会主持人同意后离场接听；4. 6与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；4. 7会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜；4. 8需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；4. 9每位与会人员只有一次发言机会，特殊情况需二次发言的，必须先征得主持人同意后方可发言，否则，主持有权予以制止。5. O管理约定：5.1 会议迟到10分钟以内的，每次捐出奖金5元，超过10分钟的，每次捐款10元，超过20分钟按旷会处理，旷会一次捐款20元；5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，每次捐出奖金20元；5.3未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，每逾期1个工作日捐出奖金10元/项，若因此给公司造成损失的，按照相关质理管理条例追究责任；5.4会议记录人未在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的，会议记录人每次捐出奖金5元；5.5会议期间手机或其它铃声响的，责任人每次捐出奖金5元；5.6在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重每次捐出奖金100-200元；5.7违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，责任人每次捐出奖金10元；5.8所有捐款全部统一纳入公司员工基金，用于员工福利支出。6.0附则：6.1本制度由人力资源部负责制订、修改、解释；6. 2本制度自生效之日起颁布实施。7.0相关表单：7.1 会议通知、签到单7. 2会议记录表