会议室使用标准化管理规定.docx

签核栏项目核准(APPRoVED)审核(CHECKED)制作(PREPARED)发行单位(ISSUEDBY)签章日期纲发历的围释责图明件单分履范解说文表程核订用词程考关大签修目适名权流流参相O-N-12345678分发签收单位发行数回收数签收人分发签收单位发行数回收数签收人XX修订履历X派版次生效日期修订内容备注A初版发行BCDEFGHIJK1MNOPQRSTUVWXYZ1.目的11.使公司的会议室、接待室、培训室使用能够遵循合法、规范的标准和流程进行。1-2.为提高会议的使用效率，特制订本制度。2 .适用范围2-1.本制度适用于汉王科技股份有限公司。3 .名词解释3-1.会议室：公司内的会议室、接待室、培训室等的统称。3-2.制造系统：工管部、品管部、生管部、交管部等制造相关部门的统称。3-3.技术系统：规划设计部、技术支持部、模具部等技术相关部门的统称。3-4.职能系统：行政部、人力资源部、财务部、项目中心等职能相关部门的统称。4 .权责4-1.行政部：针对公司各会议室使用的最终调配权利4-2.各系统：本系统会议室的使用与调配权利4-3.各会议室的协调负责人会议室名称会议室级别协调负责人其它备注V1P会议室内公司级接待重要客人或重要会议时使用培训室部门级公司组织的培训或大型会议活动时使用市场会议室接待日常客户接待室接待日常客户会客室接待应聘人员或日常客户技术会议室技术系统内部的会议制造会议室制造系统内部的会议5 .流程图会议室调配负责人向相关负责A（清理会议室并交I回借用工具6 .流程说明6-1.公司级（VIP）的会议必须由部门长向行政部提出申请，由行政部根据实际情况予以调配。6-2.部门级会议由相关使用人向相关会议室负责人提出使用申请，由相关会议室负责人根据实际情况予以调配。6-3.会议室需提前一天以书面形式向相关会议室负责人提出申请。6-4.申请者进行申请时须填写会议室使用申请表。6-5.会议室申请原则上按照申请顺序进行安排；如有重要会议与申请需求相冲突时，遵循以重要会议优先原则。6-6.部门级会议室的申请使用期限原则上不得超过一天，如申请使用时间大于一天，申请需经部长签批后，相关会议室负责人根据会议室使用情况适当调配。6-7.已提前申请的会议室，如使用信息有变动，须及时以书面形式告之相关会议室负责人处，以更新或取消申请记录，提高会议室的使用率。6-8.已申请的会议室，若超过15分钟未使用又未及时通知行政部，则视为自动取消，他人可根据需要申请使用。6-9.会议结束后，申请人须及时归还相关借用物品（投影仪、钥匙等），以免影响他人使用；如无法按时归还，须及时通知会议室负责人并说明原因。610.会议结束后，申请人须带走个人携带物品（如纸、笔、产品样品、手机等），并将废弃物品丢入会议室内垃圾桶中，确保离开时会议室的干净整洁，关闭相关用电设备（灯、空调及投影仪等）并随手锁门。7 .附件目录7-1.附件1会议室使用登记表72.附件2会议室使用申请表附件1会议室使用登记表会议室使用登记表、吏用日期、使用时间10月13日（星期、一）10月14日（星期二）10月15日（星期三）10月16日（星期四）10月17（星期五）10月18日（星期六）8：30-9：309：30-10：3010：30-11：3011：30-12：3012：30-13：3013：30-14：3014：30-15：3015：30-16：3016：30-17：3017：30-18：3018：30-19：3019：30-20：3020：30-21：3021：30-22：30附件2会议室使用申请表会议室使用申请表申请人申请日期联系电话申请部门参加人数使用日期使用时间申请原因（即会议主题）