企业行政部人员规章制度.docx

企业行政部人员规章制度一、总则1、为加强公司文书档案、声像资料的管理工作，保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。2、公司行政部行政内勤人员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。3、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定在行政部存档。二、文件资料的收集管理1、归档范围：公司印发的公文；公司的各种规章制度、实施细则、程序文件；公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本；(4)公司重要会议资料，包括会议的通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等；上级单位发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料；(6)公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真；公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等；(8)公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料；(9)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报刊、照片(及胶卷)、录音、录像等；(10)公司及产品的获奖证书原件；(11)公司保密制度中规定的保密范围材料。2、重要资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料，收集齐全，加以整理，送交档案管理人员归档。3、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。4、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向行政部档案管理人员办理归档，档案管理人员签字认可后财务部方可办理报销手续。5、公司所有收发的传真，均应由行政前台复印后，交由档案管理人员存档。6、档案管理人员的职责：掌握公司文件资料的归档范围，收集保管公司重要的文件资料；认真执行定期归档制度。对公司的重要文件资料平时分类收集，由行政主管安排集中分类存档事宜，并对管理人员分类文档执行抽验考核；公司员工查阅和借用文件资料时，档案管理人员应积极地做好服务工作，并办理查阅和临时借用登记手续。7、档案管理人员应根据公司的业务及当年工作状况，编制重要文件资料归档使用的“案头”。“案头”的条款必须简明确切，并编上条款号。8、档案管理人员应及时将已归档的文件资料，按照“案头”条款放入保存文件夹内，“对号入座”,并在文件处理登记簿上注明。9、归档的文件资料页数应齐全完整。10、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，归放在一起,不得分开。11、每份案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。12、对于重要的声像类资料，档案管理人员应当在卷首附上文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。附则13、本制度由行政部负责解释。14、本制度自颁布之日起施行。