互联网公司员工个人借支管理制度.docx
辣爸当家一、目的：为加强公司员工借支及预付账款的管理，防范借支风险，并提高公司资金的使用效率，特制定本制 度。二、适用范围：本制度适用于公司总部和各城市子公司的各业务部门，各职能部门。三、定义：本制度所指的借支为公司员工以个人名义办理的公司特定临时业务、日常零星业务和固定业务的借款。第二章定义公司根据借支用途以及管理方式的不同将借支分为以下两类：（一）临时借支：因特定临时的业务需要借用的资金，具有时间短、一次性的特点，包括但不限于：（1） 单笔2万以上的酒店进场押金（仅针对只收现金的酒店），由于五一、HC一、春节期间XX执行场次较为集中，由城市经理附上酒店押金明细统一办理借支。（2） 单笔2万以上的XX执行费借支（3） 线下有效客资费用借支（4） 其他因经营活动所产生的临时特定支出其他单笔低于2万元的业务，原则上不予以借支，业务发生后，凭合规发票进行报销。特殊事项，采取一事一议。（二）定额备用金：行政部因支出频繁的零星业务和固定业务等原因需要周转的现金,具有周期长、固定重复发生的特点，包括但不限于：（1） 公司水电费充值（2） 办公设施维护(3)行政部客情接待(4)公司办公话费充值(5)其他为办理公司固定业务的支出第三章借支管理细则(一)借支管理原则(1)事先审批原则：办理借支必须经过相关人员审批，没有经过审批不得办理借支。(2)专款专用原则：借款人不得编造借款理由，套取使用借支，已提取的借支不得挪作他用。(3)前款不清，后款不借。(二)借支额度及期限(1)临时借支：临时借支应根据实际业务需求借款，借支没有固定额度限制。借款人因于实际业务发生后15 天内办理冲账手续。因特殊情况在规定期限内不能归还或冲账的，必须在满3个月之前提交延期申请，延期申请 须由部门负责人、财务经理、财务总监、总经理签批。(2)定额备用金： 总部水电费充值备用金最大限额为2万元，各直营城市水电备用金最大限额为5000元，借支期限为1年， 每年12月25日之前还款或冲账。总部只有行政专员可以办理，各直营城市只有城市经理店长可以办理，该 款项为专款专用，专门用于公司水电费充值，不得挪为他用。 行政部日常维修及临时接待备用金合计3000元，只有行政部专员可以办理，借款期限为1年，每年12 月31日之前还款或冲账。 公司办公话费备用金限额6000元，借款期限为1年，每年12月31日之前还款或冲账。只有行政专员可 以办理，该款项为专款专用，专门用于公司办公电话的话费充值，不得挪为他用。(三)办理借支程序(1)个人借款应由本人亲自办理，不得由他人代为办理借支，也不得为他人办理个人借支，否则视同代办人 的借支，由此产生的责任由代办人负责。(2)总部员工线下办理个人借支的，需填写个人借支单，写明借款金额、借支事由，并注明还款时间及 担保人，担保人为一级部门负责人。个人借支单模版见附件一。(3)其他城市线上钉钉办理借支的，根据借支用途，相应填写费用借支申请模板，注明还款时问及担保人，担保人为城市经理。如果城市经理借支，担保人为直营城市总监。（4） 借支审批流程： 借款人提交申请一二级部门负责人审批一一级部门负责人审批会计审批一财务经理审批一财务总监审批（借支 金额超过5000） 总经理审批（借支金额超过5000） 出纳付款（5）对于金额超过5万的大额借支，财务部需要时间安排资金，故会在借款审批流程结束后3个工作日内 进行付款，需借款人自行提前安排发起借支申请的时间。（四）清账程序借款人可以通过还款或凭发票报销进行冲账（1）还款：借款人直接付款至公司账上，并通知出纳查收，出纳查收后，打印银行回单交由会计冲销借支（2）报销冲账：1、借款人应该填写费用报销单（如为差旅借支则填写差旅费报销单），部门负责人对借款开支合理性、 真实性审核签字后，财务人员对合规性进行审核（金额超过5000元的需总经理审批），凭合同、合规发票办 理报销冲账手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，报销金额不足冲平备用金余额的部 分，借支人应以相应现金补足。2、无特殊情况但仍未按时清账者，财务中心将暂停该员工后续的借支，并在报请总经理批准后，从当事人的 工资中逐月扣除直至借支归零。（五）借支管理权责（1） 借款人在借支备用金后，必须对该资金使用的合理性承担责任，并必须按规定用途使用，不得转 借他 人或挪做他用。部门负责人为各种临时备用金归还的第一责任人，必须监督经办人及时办理相关报销归还手续； 临时备用金额度根据业务实际借用。（2） 财务部会定期或不定期对各借支人名下的借支金额进行清查，并向各借支人发出通知，督促其尽快办 理相关业务，结算借支。（3） 公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部办理个人借支清理手续。凡未办理个人借支清理手 续的 员工，公司将不予办理有关手续，对于未办理借支清理就自行离职的人员，公司保留对其追究相关法律责任的权 利。第四章附则（一）本规定由公司财务中心负责解释和修订。（二）本规定经CEO批准后，自发布之日起执行。附件一个人借支单个人借支单借支人姓名,部n屈位借支日期借支事由,借支金Sb计汪款/报陋日期大写，人民币收款人收款银行支行,供行卡号.担保人（刘支款承Il连带保证施任）说叫；、到期未还M：。从月薪中扣回。发票报铜OH他2,副期末还款：担保人承担50«贵任邰门负责人审批财务审批余导审批出纳
