青岛市政府采购代理机构内部控制管理制度参考内容.docx

青岛市政府采购代理机构内部控制管理制度参考内容目标任务流程环节具体内容目标方向(-)建立岗位制约平衡机制岗位相互分离采购文件编制与复核、项目实施与质疑处理等岗位原则上应分开设置。重要业务在办理过程中，工作人员之间能够形成相互监督制约作用，保障重要业务办理的合法合规性。执业监督制约开展需求论证、文件编制、评审组织、质疑处理等重要业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负贲人员。利益冲突管理严格执行回避制度，厘清利益冲突的主要对象、具体内容和表现形式，建立从业人员与采购人、供应商、评审专家以及其他采购代理机构从业人员交往的行为准则和违规处理规则制度。(二)建立风险识别评估机制风险识别评估对IOOO万元以上的货物和服务采购项目，3000万元以上的工程采购项目，涉及公共利益、社会关注度较高、政府向社会公众提供公共服务的采购项目，技术复杂、专业性强的采购项目，以及容易引起争议纠纷的采购项目，应当提升防范意识，加强风险评估，提前预判风险，制定应对策略。增强风险识别意识，对政府采购活动可能存在的风险进行全面、系统和客观的评估，及时有效的降低政府采购活动的风险。（三）建立内部审核决策机制细化业务流程设置业务审核、质量把关、风险防控岗位，区分项目情形细化内部业务流程，对涉及重大项目的需求论证、文件编制、质疑处理、投诉答复等事项，至少包含办理、复核、审定三级流程，并将风险识别评估贯穿项目组织全流程。细化业务代理流程，通过逐级把关、集体决策，确保操作规范、风险可控。内部集体决策建立重大项目集体研究、合法性审查和内部会商相结合的集体决策机制，决策过程要形成完整记录。（四）建立定期培训考核机制政策业务培训定期组织员工培训，对政府采购法律法规、政策文件加强学习，全面提高从业人员能力水平。从业人员能够及时熟悉政府采购法律法规规定、政策要求，提升代理专业能力和水平。绩效考核评价定期开展绩效考核，将日常评价、重点监督和外部评价相结合，加强绩效考核结果应用。（五）建立重点环节防控机制项目委托代理依法签订委托代理协议，明确代理范围、权限、期限、档案保存、代理费用收取方式及标准、协议解除及终止、违约责任等具体事项。委托代理协议内容完整、权责明确，严格按照协议开展政府采购活动，不得越权代理，不得违反规定代理集中采购目录内的项目，不得采取不正当手段谋取代理业务或者非法利益。确定采购需求建立需求调查制度，在确定需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类项目历史成交信息等。建立需求管理制度，在采购活动开始前，针对采购需求可能涉及的重点风险事项进行审查，审查包括一般审查和重点审查。其中一般审查主要审查是否按规定程序和内容协助采购人确定采购需求、编制采购实施计划。重点审查是在一般审查基础上进行非歧视性审查、竞争性审查、采购政策审查、履约风险审查等。加强对采购需求的形成和实现过程的内部控制和风险管理，确保需求依法合规、科学合理、清楚明了。编制采购文件根据政府采购政策、采购预算、采购需求编制采购文件，建立采购项目所涉行业法律法规知晓制度、采购文件内容合法合规审核制度、采购文件编制和复核分离制约制度。采购文件既能完整真实反映采购需求（包括标的的名称、数量、质量、安全、技术需求或服务要求等要素），又符合政府采购法律制度和采购项目所涉行业法律法规规定。组织采购评审建立评审专家抽取管理制度、评审专家身份现场核实制度、评审现场秩序管理制度、评审现场人员行为规范制度、评审现场突发应急状况处理制度、评审专家履职评价和违法违规行为报告制度。评审委员会组建合法合理，评审现场规范有序，评审过程和结果合法合规。发布信息公告建立政府采购信息发布审核制度，严格执行政府采购信息发布的法律法规和政策规定，对信息发布的时效、内容严格审查。建立政府采购信息发布跟踪制度，对相关信息是否按规定在中国政府采购网、山东政府采购网、青岛政府采购网成功发布，及时进行跟踪。在指定媒体发布信息，确保信息发布及时、内容准确、完整规范。报告违规情形发现采购人采购需求存在以不合理条件对供应商实行差别待遇、歧视待遇或者其他不符合法律、法规和政府采购政策规定内容，或者发现采购人有其他违法行为，经建议拒不改正的，应当向财政部门报告。对发现存在的违法违规行为，及时制止，或报告财政部门提前介入，有效预防质疑投诉风险。接收处理质疑建立质疑处理流程规范制度、质疑答复审核把关制度、投诉风险分析预判制度，确保质疑答复及时、内容客观真实，将争议纠纷最大限度化解在质疑环节。质疑答复证据确凿、内容真实、程序合法、意见明确,做好与供应商沟通交流，提高答复效率，提升答复满意度。提交投诉答复认真配合投诉处理，按要求提交投诉答复或投诉项目档案，对投诉事项进行实质性答复。配合做好投诉处理工作，确保投诉答复及时、内容准确全面，不隐瞒不漏项。协助履约验收根据国家、行业验收标准，以及合同约定验收方案，明确验收时间、方式、程序和内容等事项，协助采购人组织验收或者接受采购人委托组织验收，组成验收小组，及时组织验收，规范验收报告。验收及时、内容全面、程序规范、意见明确。管理采购档案建立健全采购档案资料归档、收集、保管、借阅等制度，及时将政府采购项目相关材料进行归档，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。政府采购项目档案资料齐全、真实完整、保管规范。